unitop NPO Verband

Unsere Branchenlösung unitop NPO Verband richtet sich an Vereine und Verbände. unitop NPO Verband unterstützt Sie bei der Mitgliederverwaltung, beginnend bei der Mitgliedergewinnung über die Beitragsabrechnung bis hin zum Mitgliederservice. unitop NPO ermöglicht Ihnen zudem ein professionelles Gremienmanagement und unterstützt Sie bei der Durchführung Ihrer Veranstaltungen. Auch bei der Verwaltung von Spenden unterstützt Sie das System, von der Erfassung, über die Verbuchung bis hin zur Dank- und Quittungserstellung. Neben den branchenspezifischen Funktionen bietet Ihnen unsere Softwarelösung selbstverständlich auch die Möglichkeit, das komplette Finanzmanagement (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr), eine Warenwirtschaft sowie ein Dokumentenmanagement integriert abzubilden. Das Softwaretestat für die Standardsoftware Microsoft Dynamics NAV gibt Ihnen darüber hinaus die notwendige Sicherheit im Gespräch mit Ihrem Wirtschaftsprüfer.

Im Folgenden können Sie sich über die Kernbereiche der Lösung informieren:

Adressmanagement

Das Adressmanagement ist nicht einfach nur ein CRM, es ist das verbandsspezifische Beziehungsmanagement für Ihre Organisation. Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt beliebig viele Adressen und legen Sie fest, über welche Adresse Sie bevorzugt korrespondieren wollen. Verknüpfen Sie mehrere Kontakte miteinander und legen Sie fest, in welchen Funktionen die Kontakte in Beziehung stehen. Planen Sie Ihre Aktivitäten über das Aufgabenmanagement und lassen Sie sich über systeminterne Workflows an wichtige To Do´s erinnern.

Egal wie groß Ihr Adressbestand ist, mit der phonetischen Suche finden Sie jeden Kontakt auf Anhieb. Auf der Kontaktkarte pflegen Sie übersichtlich und komfortabel alle Daten zu Ihrem Kontakt. Über die Cockpit-Funktion sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um ein Mitglied, einen Seminarteilnehmer oder z. B. Gremienteilnehmer handelt.

Die Microsoft-Office-Produkte sind selbstverständlich integriert, so dass Sie hier keine Kompromisse eingehen müssen.

Mitgliederverwaltung

Jeder Verein und Verband erbringt Leistungen für seine Mitglieder. Als Gegenleistung erhält er dafür einen Mitgliedsbeitrag. So unterschiedlich die jeweiligen Satzungszwecke einer Organisation sind, so unterschiedlich sind auch die möglichen Bemessungsgrundlagen für die Berechnung der Mitgliedsbeiträge. Von einfachen Staffelbeiträgen über Beiträge, die anhand von Hebesätzen berechnet werden bis zu komplexen Strukturbeiträgen ist hier in der Praxis alles vertreten. Egal wie einfach oder komplex sich die Beiträge Ihrer Organisation zusammensetzen, die Mitgliederverwaltung unterstützt Sie mit einer komfortablen Oberfläche und vielen Automatismen bei der Abrechnung Ihrer Beiträge.

Neben der Abrechnung steht natürlich die Betreuung Ihrer Mitglieder im Vordergrund. Über das Mitglieder-Cockpit haben Sie stets Zugriff auf alle relevanten Informationen. Sehen Sie auf einen Blick alle Neumitglieder, Ihren Gesamtmitgliederbestand sowie bevorstehende Ehrungen und Geburtstage.

Gremienverwaltung

Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise existieren in jeder Organisation und müssen entsprechend verwaltet werden. Erfassen Sie mit der Gremienverwaltung Ihre unterschiedlichen Ausschüsse und Gremien und hinterlegen Sie die entsprechenden Teilnehmer mit Ihren Funktionen. Durch das Erfassen der Eintritts- und Austrittsdaten von Teilnehmern haben Sie immer einen Überblick darüber, wer aktuell in Ihrem Gremium mit welcher Rolle vertreten ist, gleichzeitig sehen Sie aber auch, welche Teilnehmer in der Vergangenheit in diesem Gremium mitgewirkt haben.

Die Erstellung von Korrespondenzen können Sie direkt aus dem Gremium durchführen, entweder an einzelne Teilnehmer oder auch an mehrere Teilnehmer. Die Korrespondenz wird dabei nicht nur bei dem Gremium, sondern auch bei jedem Teilnehmer im Adressmanagement hinterlegt.

Zu jedem Gremium können Sie auch Sitzungen erfassen. Zu einer Sitzung können neben dem Sitzungsdatum, dem Sitzungsort und der Tagesordnung selbstverständlich auch alle Teilnehmer erfasst werden oder aber von diesen abgesandte Vertreter.

Sofern Sie Ihren Sitzungsteilnehmern etwaige Anfahrts- oder Aufwands-entschädigungen vergüten, können Sie diese direkt aus der jeweiligen Sitzungsübersicht zur Auszahlung anweisen. Durch die integrierte Finanzbuchhaltung werden diese automatisch beim nächsten Zahllauf berücksichtigt.

Veranstaltungsmanagement

Bei den meisten Organisationen handelt es sich nicht nur um reine Interessengemeinschaften, sondern um Vereine oder Verbände, die für ihre Mitglieder Leistungen erbringen, häufig auch in Form von Seminaren und Veranstaltungen. Das Veranstaltungsmanagement unterstützt Sie hierbei.

Planen Sie Ihre Veranstaltung zunächst grob durch, um einen ersten Überblick zu erhalten. Veranstaltungsspezifische Checklisten unterstützen Sie hierbei, damit Sie auch in hektischen Zeiten an alles denken. Zur Planung einer Veranstaltung gehört natürlich auch eine entsprechende Kalkulation. Budgetieren Sie alle Erlös- und Aufwandspositionen und lassen Sie sich vom System die Gewinnschwelle Ihrer Veranstaltung berechnen.

Neben den Teilnehmern und den Referenten können Sie zu einer Veranstaltung selbstverständlich auch Räume und Ressourcen, wie z. B. Beamer oder Catering, hinterlegen.

Sollte ein Teilnehmer an einer Veranstaltung doch nicht teilnehmen können, stehen Ihnen komfortable Umbuchungs- und Stornierungsfunktionen zur schnellen Bearbeitung des Sachverhalts zur Verfügung.

Erzeugen Sie mit dem Veranstaltungsmanagement auch die gesamte Korrespondenz zu Ihren Teilnehmern und Dozenten, von der Anmeldebestätigung, über die Teilnehmerliste bis zur Rechnung und Teilnahmebestätigung.

Spendenmanagement

Sofern Ihre Organisation gemeinnützig ist und Sie hin und wieder oder regelmäßig Spenden erhalten, steht Ihnen mit dem Spendenmanagement ein professionelles Instrument zur Verbuchung, Quittierung und Bedankung von Spenden zur Verfügung. Hierdurch sparen Sie nicht nur Zeit bei der Verarbeitung von Spenden, sondern können auch sichergehen, dass Sie bei der Erstellung der Zuwendungsbescheinigungen die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen.

Sofern Sie im Jahr mehr als 2.500 Einzelspenden erhalten, sollten Sie sich auch über unsere Branchenlösung unitop NPO Fundraising informieren, die Ihnen das Tor zum professionellen Fundraising öffnet.

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