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Die Software für Seminarverwaltung mit nur einer Datenbank für alle Ihre Aufgaben

Von Teilnehmer- und Dozentenverwaltung über Raum- und Ressourcenverwaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung

unitop NPO Akademie ist eine ganzheitliche Lösung, die Ihre Anforderungen lückenlos abdeckt. Sie bewirkt, dass alle Prozesse perfekt ineinandergreifen und die Kommunikation nach innen und außen reibungslos funktioniert. Dabei glänzt sie mit einem Leistungsumfang, der größer ist als bei jeder vergleichbaren Lösung. Machen Sie sich selbst ein Bild – anhand des folgenden Auszugs:

  • Veranstaltungsmanagement

    Das Veranstaltungsmanagement ist das Herzstück unserer Branchenlösung unitop NPO Akademie und ermöglicht Ihnen die professionelle Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Veranstaltungen.  

    In Veranstaltungsvorlagen können Sie Veranstaltungen bereits weitestgehend vorerfassen, sodass Sie bei der tatsächlichen Terminierung einer Veranstaltung kaum noch Stammdaten erfassen müssen.  

    Auf der Veranstaltungsmaske haben Sie dann alle zentralen Informationen auf einen Blick – angefangen bei den Teilnehmern, über die Dozenten bis hin zu den zugeordneten Veranstaltungsorten. Verschiedene Auslastungsgrade und Kennzahlen runden Ihre Veranstaltungssteuerung ab.

  • Teilnehmer- und Dozentenverwaltung

    Erfassen und verwalten Sie Ihre Teilnehmer und Dozenten mit modernsten CRM-Funktionalitäten. Hinterlegen Sie zu Ihren Teilnehmern mehrere Anschriften und Rechnungsadressen sowie etwaige Qualifikationen und Ausbildungsstände. Durch die Seminarhistorie sehen Sie auf einen Blick den gesamten Ausbildungsverlauf Ihres Teilnehmers. 

    Ihre Dozenten können Sie genauso professionell verwalten. Hinterlegen Sie detaillierte Dozentenverträge für die Abrechnung sowie Themenschwerpunkte für die komfortable Dozenteneinsatzplanung. Sehen Sie auf einen Blick, welche Veranstaltungen Ihr Dozent bereits durchgeführt hat und welche noch bevorstehen. Selbstverständlich können Sie auch die komplette Korrespondenz zwischen Ihnen und Ihrem Dozenten einfach und schnell einsehen.

  • Vor- und Nachkalkulation

    Neben den qualitativen Zielen, die Sie an eine Veranstaltung richten, muss sich eine Veranstaltung natürlich auch wirtschaftlich rentieren. Hierbei hilft Ihnen die Vor- und Nachkalkulation. 

    Definieren Sie für verschiedene Veranstaltungen unterschiedliche Kalkulationsvorlagen, um bei der Planung einer Veranstaltung alle möglichen Erlös- und Aufwandspositionen zu berücksichtigen. Eine Break-Even-Berechnung stellt Ihnen übersichtlich dar, ob Ihre Planung wirtschaftlich ist. Nachdem Sie eine Veranstaltung kalkuliert haben, geben Sie die Planung frei. Für den Rest sorgt dann unitop NPO. 

    Alle tatsächlichen Erlös- und Aufwandspositionen werden nun nach und nach der Veranstaltung zugeordnet, so dass Sie über die Nachkalkulation zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Veranstaltungen haben.

  • Dozentenbewertung

    Aufgrund der Vielzahl von Seminaranbietern in Deutschland wird es immer wichtiger, mit einer hohen Qualität der eigenen Seminare, eine dauerhafte Nachhaltigkeit zu erreichen. 

    Die Dozentenbewertung unterstützt Sie bei der Qualitätssicherung. Definieren Sie pro Veranstaltung einen Bewertungsbogen mit Fragen zum Dozenten, zum Thema, zur Räumlichkeit oder auch zu allgemeinen Themen. 

    Anschließend können Sie die ermittelten Kennzahlen auswerten. Zum besseren Verständnis der Kennzahlen unterstützt Sie unitop NPO mit verschiedenen interaktiven grafischen Auswertungen.

  • Raum- und Ressourcenverwaltung

    Unabhängig davon, ob Sie Ihre Veranstaltungen in eigenen Räumlichkeiten oder an externen Veranstaltungsorten durchführen, unterstützt Sie die Raum- und Ressourcenverwaltung bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen. 

    Hinterlegen Sie zu Ihren Räumen Ausstattungsmerkmale und Bestuhlungsvarianten und legen Sie über ein frei definierbares Zeitraster fest, zu welchen Zeiten Ihre Räume belegt werden dürfen. 

    Die grafische Raum- und Ressourcenübersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, in welchen Räumen, welche Veranstaltungen stattfinden und wo Sie Ihre Beamer, Notebooks und Moderatorenkoffer eingeplant haben. Sollten Sie Veranstaltungen, Räume oder Ressourcen umplanen müssen, werden Sie hierbei durch komfortable Umbuchungsfunktionen unterstützt, so dass Sie schnell die Übersicht über Ihre aktuelle Veranstaltungsplanung haben.

  • Finanzbuchhaltung

    Die Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens. 

    Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten, sodass Sie Verein und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (WGB) sowie etwaige weitere Mandanten sauber voneinander trennen können. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen – zum Beispiel, wenn der WGB dem Verein eine Dienstleistung berechnet. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der E-Bilanz. 

    Neben der Hauptbuchhaltung können Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Die SEPA-Anforderungen werden vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang dieser Funktion ab. 

    Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GOB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

  • Kostenrechnung

    Microsoft Dynamics NAV bietet Ihnen nicht nur eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, sondern auch ein Controlling- Instrument mit dem Sie beliebig viele Dimensionen (z. B. KST, KTR, Region, Aktion etc.) auswerten können. Die einzelnen Dimensionen lassen sich miteinander kombinieren und hierarchisch anordnen, sodass sie Ihren Anforderungen an die Kosten¬rechnung entsprechen. Außerdem können Sie jede Dimension budgetieren – für eine komfortable Planung Ihres Haushalts.

  • Anlagenbuchhaltung

    Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren.

  • Warenwirtschaft

    Ganz gleich, ob Sie wenige Artikel in Ihrer Geschäftsstelle verwalten oder über mehrere Läger verfügen: Die Warenwirtschaft von Microsoft Dynamics NAV Warenwirtschaft unterstützt Sie professionell. 

    Hinterlegen Sie zu Ihren Artikeln lieferantenbezogene Einkaufspreise sowie Verkaufspreise nach Kundengruppen (z. B. Mitglieder). Anhand von Mindestmengen unterstützt Sie das System mit Bestellvorschlägen, sodass Sie immer die richtige Anzahl von Artikeln vorrätig haben. Aufträge erfassen Sie manuell – oder automatisch per Schnittstelle, zum Beispiel aus Ihrem Online-Shop.

    Wenn Sie einen Auftrag kommissioniert haben, unterstützt Sie Microsoft Dynamics NAV beim Versand, sodass Ihre Mitglieder und Kunden schnellstmöglich die bestellten Waren erhalten. Sollte es einmal zu einer Reklamation kommen, wickeln Sie diese komfortabel über das System ab.

  • Dokumentenmanagement (DMS)

    Mit unitop NPO Akademie erhalten Sie ein vollständiges und professionelles Dokumentenmanagementsystem. Es reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem diese ausgehende und eingehende Korrespondenz, wie z. B. Eingangspost oder E-Mails mithilfe des Dokumentenmanagements vorgangs-und kontaktbezogen ablegen.  

    Darüber hinaus unterstützt das System die Versionierung von Dokumenten, damit Sie insbesondere bei der Erstellung komplexer Dokumente wie Vertragswerke stets an der aktuellen Version arbeiten. Außerdem können Sie Dokumente unveränderlich archivieren.

  • Workflow

    Die Workflow-Steuerung unterstützt alle Arbeitsabläufe, an denen mehrere Mitarbeiter mitwirken – zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Erstellung und Unterzeichnung von Seminarteilnahmebestätigungen. Dabei gewährleistet sie, dass die definierten Aufgaben rechtzeitig in der richtigen Reihenfolge erledigt werden; Ihre Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Insbesondere bei zeitkritischen Prozessen oder Freigabeverfahren leistet die Workflow-Steuerung wertvolle Dienste.

Ihr Ansprechpartner
Timo Becker Telefon: 02151 349-1156
E-Mail: Timo.Becker@gob.de
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