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Die Software mit einer Datenbank Ihre Aufgaben

Von Adressmanagement bis Veranstaltungsmanagement

unitop NPO Kammer ist eine ganzheitliche Software, die Ihre Anforderungen lückenlos abdeckt. Sie bewirkt, dass alle Prozesse perfekt ineinandergreifen und die Kommunikation nach innen und außen reibungslos funktioniert. Dabei glänzt sie mit einem Leistungsumfang, der größer ist als bei jeder vergleichbaren Lösung. Machen Sie sich selbst ein Bild – anhand des folgenden Auszugs:

  • Adressmanagement

    Als Kammer oder vergleichbare Organisation haben Sie mit einer Vielzahl von Adressen zu tun, angefangen bei Ihren Mitgliedern, über öffentliche Einrichtungen, wie Krankenhäuser, Universitäten oder Gerichten, bis hin zu klassischen Unternehmen. Doch egal wie komplex die Beziehungen zwischen diesen Kontakten sind oder wie umfangreich sich mögliche Anschriften gestalten, mit dem Adressmanagement bringen Sie Übersicht und Ordnung in Ihre Kontakte.

    Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt beliebig viele Adressen und legen Sie fest, über welche Adresse Sie bevorzugt korrespondieren. Verknüpfen Sie mehrere Kontakte miteinander und legen Sie fest, in welchen Funktionen die Kontakte in Beziehung stehen. Planen Sie Ihre Aktivitäten über das Aufgabenmanagement und lassen Sie sich über systeminterne Workflows an wichtige Termine und Fristen erinnern.

    Egal wie groß Ihr Adressbestand ist, mit der phonetischen Suche finden Sie jeden Kontakt auf Anhieb. Auf der Kontaktkarte pflegen Sie übersichtlich und komfortabel alle Daten zu Ihrem Kontakt. Über die Cockpit-Funktion sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um ein Mitglied, einen Seminarteilnehmer oder z. B. Gremienteilnehmer handelt.

    Die Microsoft-Office-Produkte sind selbstverständlich integriert, so dass Sie hier keine Kompromisse eingehen müssen.

  • Mitgliederverwaltung

    Egal ob Ärztekammer, Architektenkammer oder Steuerberaterkammer. Die Mitgliederverwaltung ist der zentrale Arbeitsbereich einer jeden Kammer. Hinterlegen Sie entsprechend Ihrer Satzung und Beitragsordnung die einzelnen Beitragsstaffeln im System und weisen Sie diese Ihren Mitgliedern zu. Die Mitgliederverwaltung unterstützt Sie hierbei mit einer komfortablen Oberfläche und vielen Automatismen bei der Abrechnung Ihrer Beiträge. Sofern einzelne Beiträge nicht bezahlt werden, informiert Sie das System hierüber und bietet Ihnen die Möglichkeit zur Mahnung der Beiträge.

    Neben der Abrechnung steht natürlich die Betreuung Ihrer Kammermitglieder im Vordergrund. Über das Mitglieder-Cockpit haben Sie stets Zugriff auf alle relevanten Informationen. Sehen Sie auf einen Blick alle Neumitglieder, Ihren Gesamtmitgliederbestand sowie bevorstehende Ehrungen und Geburtstage.

  • Veranstaltungsmanagement

    Als Kammer haben Sie zwangsläufig mit dem Thema Weiter- und Fortbildung zu tun. Doch egal, wie vielseitig Ihre Seminare und Veranstaltungen sind, das Veranstaltungsmanagement unterstützt Sie hierbei.

    Planen Sie Ihre Veranstaltung zunächst grob durch, um einen ersten Überblick zu erhalten. Veranstaltungsspezifische Checklisten unterstützen Sie, auch in hektischen Zeiten, an alles zu denken. Zur Planung einer Veranstaltung gehört natürlich auch eine entsprechende Kalkulation. Budgetieren Sie alle Erlös- und Aufwandspositionen und lassen Sie sich vom System die Gewinnschwelle Ihrer Veranstaltung berechnen.

    Neben den Teilnehmern und den Referenten können Sie zu einer Veranstaltung selbstverständlich auch Räume und Ressourcen, wie z. B. Beamer oder Catering, hinterlegen.

    Sollte ein Teilnehmer an einer Veranstaltung doch nicht teilnehmen können, stehen Ihnen komfortable Umbuchungs- und Stornierungsfunktionen zur schnellen Bearbeitung des Sachverhalts zur Verfügung.

    Erzeugen Sie mit dem Veranstaltungsmanagement auch die gesamte Korrespondenz zu Ihren Teilnehmern und Dozenten, von der Anmeldebestätigung über die Teilnehmerliste bis hin zur Rechnung und Zertifikats-/Urkundenerstellung.

  • Gremienverwaltung

    Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise existieren in jeder Kammer und müssen entsprechend verwaltet werden. Erfassen Sie mit der Gremienverwaltung Ihre unterschiedlichen Ausschüsse und Gremien und hinterlegen Sie die entsprechenden Teilnehmer mit Ihren Funktionen. Durch das Erfassen der Eintritts- und Austrittsdaten von Teilnehmern haben Sie immer einen Überblick darüber, wer aktuell in Ihrem Gremium mit welcher Rolle vertreten ist. Gleichzeitig sehen Sie aber auch, welche Teilnehmer in der Vergangenheit in diesem Gremium mitgewirkt haben.

    Die Erstellung von Korrespondenzen können Sie direkt aus dem Gremium durchführen, entweder an einzelne Teilnehmer oder direkt auch an mehrere Teilnehmer. Die Korrespondenz wird dabei nicht nur bei dem Gremium, sondern auch bei jedem Teilnehmer im Adressmanagement hinterlegt. 

    Zu jedem Gremium können Sie auch Sitzungen erfassen. Zu einer Sitzung können neben dem Sitzungsdatum, dem Sitzungsort und der Tagesordnung selbstverständlich auch alle Teilnehmer erfasst werden oder aber von diesen abgesandte Vertreter. 

    Sofern Sie Ihren Sitzungsteilnehmern etwaige Anfahrts- oder Aufwandsentschädigungen vergüten, können Sie diese direkt aus der jeweiligen Sitzungsübersicht zur Auszahlung anweisen. Durch die integrierte Finanzbuchhaltung werden diese automatisch beim nächsten Zahllauf berücksichtigt.

  • Finanzbuchhaltung

    Die Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens.

    Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten, sodass Sie Kammer und WGB sowie etwaige weitere Mandanten sauber voneinander trennen können. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen – zum Beispiel, wenn der WGB der Kammer eine Dienstleistung berechnet. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der E-Bilanz.

    Neben der Hauptbuchhaltung können Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Die SEPA-Anforderungen werden vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang in diesem Bereich ab.

    Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GOB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

  • Kostenrechnung

    Microsoft Dynamics NAV bietet Ihnen nicht nur eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, sondern auch ein Controlling- Instrument mit dem Sie beliebig viele Dimensionen (z. B. KST, KTR, Region, Aktion etc.) auswerten können. Die einzelnen Dimensionen lassen sich miteinander kombinieren und hierarchisch anordnen, sodass sie Ihren Anforderungen an die Kostenrechnung entsprechen. Außerdem können Sie jede Dimension budgetieren – für eine komfortable Planung Ihres Haushalts.

  • Anlagenbuchhaltung

    Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopf¬druck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren.

  • Warenwirtschaft

    Ganz gleich, ob Sie wenige Artikel in Ihrer Geschäftsstelle verwalten oder über mehrere Läger verfügen: Die Warenwirtschaft von Microsoft Dynamics NAV Warenwirtschaft unterstützt Sie professionell. 

    Hinterlegen Sie zu Ihren Artikeln lieferantenbezogene Einkaufs¬preise sowie Verkaufspreise nach Kundengruppen (z. B. Mitglieder). Anhand von Mindestmengen unterstützt Sie das System mit Bestellvorschlägen, sodass Sie immer die richtige Anzahl von Artikeln vorrätig haben. Aufträge erfassen Sie manuell – oder automatisch per Schnittstelle, zum Beispiel aus Ihrem Online-Shop. 

    Wenn Sie einen Auftrag kommissioniert haben, unterstützt Sie Microsoft Dynamics NAV beim Versand, sodass Ihre Mitglieder schnellstmöglich die bestellten Waren erhalten. Sollte es einmal zu einer Reklamation kommen, wickeln Sie diese komfortabel über das System ab.

  • Dokumentenmanagement (DMS)

    Mit unitop NPO Kammer erhalten Sie ein vollständiges und professionelles Dokumentenmanagementsystem. Es reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem diese ausgehende und eingehende Korrespondenz, wie z. B. Eingangspost oder E-Mails mithilfe des Dokumentenmanagements vorgangs-und kontaktbezogen ablegen.

    Darüber hinaus unterstützt das System die Versionierung von Dokumenten, damit Sie insbesondere bei der Erstellung komplexer Dokumente wie Vertragswerke stets an der aktuellen Version arbeiten. Außerdem können Sie Dokumente unveränderlich archivieren.

  • Workflow

    Die Workflow-Steuerung unterstützt alle Arbeitsabläufe, an denen mehrere Mitarbeiter mitwirken – zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Erstellung und Unterzeichnung von Seminarteilnahmebestätigungen. Dabei gewährleistet sie, dass die definierten Aufgaben rechtzeitig in der richtigen Reihenfolge erledigt werden; Ihre Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Insbesondere bei zeitkritischen Prozessen oder Freigabeverfahren leistet die Workflow-Steuerung wertvolle Dienste.

Ihr Ansprechpartner
Timo Becker Telefon: 02151 349-1156
E-Mail: Timo.Becker@gob.de
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