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Die Verbandssoftware mit einer Datenbank für alle Ihre Aufgaben

Von Adressmanagement bis Veranstaltungsmanagement

unitop NPO Verband ist eine ganzheitliche Verbandssoftware, die Ihre Anforderungen lückenlos abdeckt. Sie bewirkt, dass alle Prozesse perfekt ineinandergreifen und die Kommunikation nach innen und außen reibungslos funktioniert. Dabei glänzt sie mit einem Leistungsumfang, der größer ist als bei jeder vergleichbaren Lösung. Machen Sie sich selbst ein Bild – anhand des folgenden Auszugs:

  • Adressmanagement

    Das Adressmanagement der Software unitop NPO Verband ist mehr als ein CRM – es ist das verbandsspezifische Beziehungsmanagement für Ihre Organisation. Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt beliebig viele Adressen und bestimmen Sie, über welche Adresse Sie bevorzugt korrespondieren wollen. Verknüpfen Sie mehrere Kontakte miteinander und legen Sie fest, in welchen Funktionen die Kontakte in Beziehung stehen. Planen Sie Ihre Aktivitäten über das Aufgabenmanagement und lassen Sie sich über systeminterne Workflows an wichtige Aufgaben erinnern.

    Dank phonetischer Suche finden Sie in Ihrer Verbandssoftware jeden Kontakt auf Anhieb – unabhängig von der Größe Ihres Adressbestands. Auf der übersichtlichen Kontaktkarte pflegen Sie komfortabel alle Daten eines Kontakts. Über die Cockpit-Funktion sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um ein Mitglied, einen Gremienteilnehmer oder zum Beispiel einen Seminarteilnehmer handelt.

  • Mitgliederverwaltung

    Als Verband oder Verein erbringen Sie Leistungen für Ihre Mitglieder, wofür Sie einen Mitgliedsbeitrag erhalten. Gemäß Satzungszweck kann dies ein einfacher Staffelbeitrag sein, ein anhand von Hebesätzen berechneter Beitrag oder auch ein komplexer Strukturbeitrag. Die Mitgliederverwaltung der Verbandssoftware unitop NPO Verband unterstützt Sie in jedem Fall mit Berechnungsautomatismen – unter einer komfortablen Oberfläche. Darüber hinaus haben Sie stets alle Neumitglieder sowie bevorstehende Ehrungen und Geburtstage im Blick. Beste Voraussetzungen für die maßgeschneiderte Betreuung Ihrer Mitglieder.

  • Gremienverwaltung

    Sie verwalten Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise. Mit der Gremienverwaltung der Verbandsverwaltung unitop erfassen Sie diese – einschließlich Teilnehmern, Funktionen sowie Eintritts- und Austrittsdaten. So wissen Sie stets, wer welche Rolle innehat bzw. -hatte.

    Sie möchten mit Ihren Gremien oder einzelnen Mitgliedern kommunizieren? Auch dies erledigen Sie aus diesem Modul Ihrer Verbandssoftware heraus. Hinterlegt wird Ihre Korrespondenz sowohl beim Gremium als auch bei jedem Gremiumsteilnehmer. Außerdem erfassen Sie hier Ihre Sitzungen, denen Sie neben Daten, Orten und Tagesordnungen auch alle Teilnehmer oder ggf. abgesandte Vertreter zuordnen können.

    Sofern Sie Ihren Sitzungsteilnehmern Anfahrts- oder Aufwandsentschädigungen vergüten, können Sie diese direkt aus der jeweiligen Sitzungsübersicht anweisen. Durch die in Ihre Verbandssoftware integrierte Finanzbuchhaltung werden diese automatisch beim nächsten Zahllauf berücksichtigt.

  • Veranstaltungsmanagement

    Sie bieten Ihren Mitgliedern Seminare oder Veranstaltungen an? Das Veranstaltungsmanagement der Verbandssoftware unitop NPO Verband unterstützt Sie umfassend – von der Planung bis zur Abrechnung. So profitieren Sie bei der Planung von veranstaltungsspezifischen Checklisten. Sie möchten eine Veranstaltung kalkulieren? Dann budgetieren Sie alle Erlös- und Aufwandspositionen und lassen sich die Gewinnschwelle Ihrer Veranstaltung vom System berechnen.

    Natürlich können Sie Ihren Terminen Teilnehmer, Referenten, Räume und Ressourcen wie Beamer und Catering zuordnen. Sollte ein Teilnehmer absagen, bearbeiten Sie dies mit den komfortablen Umbuchungs- und Stornierungsfunktionen Ihrer Verbandssoftware. Die Korrespondenz rund um Ihre Veranstaltung? Erzeugen Sie ebenfalls mit dem Veranstaltungsmanagement – von der Anmeldebestätigung über die Teilnehmerliste bis hin zur Rechnung und Teilnahmebestätigung.

  • Raum- und Ressourcenplanung

    Diese Funktion Ihrer Verbandssoftware unterstützt Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltungen in internen und externen Räumen. Sie hinterlegen für diese Räume Ausstattungsmerkmale und Bestuhlungsvarianten und bestimmen mittels eines frei definierbaren Zeitrasters, wann Ihre Räume belegt werden dürfen. 

    Die grafische Raum- und Ressourcenübersicht Ihrer Software für Verbände zeigt Ihnen auf einen Blick, in welchen Räumen welche Veranstaltungen stattfinden und wo Ihre Beamer, Notebooks und Moderatorenkoffer im Einsatz sind. Komfortable Umbuchungsfunktionen unterstützen Sie bei Planänderungen – mit dem Ziel, schnell zu einer aktualisierten Veranstaltungsplanung zu gelangen.

  • Spendenmanagement

    Sofern Ihre Organisation gemeinnützig ist und Sie Spenden erhalten, steht Ihnen mit dieser Funktion Ihrer Verbandssoftware ein professionelles Instrument zur Verbuchung, Quittierung und Bedankung von Spenden zur Verfügung. Es spart Ihnen nicht nur Zeit bei der Bearbeitung von Spenden – es gewährleistet zudem, dass Ihre Zuwendungsbescheinigungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

    Sie erhalten jährlich mehr als 2.500 Einzelspenden? Dann sollten Sie sich auch über unitop NPO Fundraising informieren.

  • Kampagnenverwaltung

    Ganz gleich, ob Sie postalische oder digitale Mailings organisieren – in der Kampagnenverwaltung Ihrer Verbandssoftware unitop NPO Verband greifen Sie auf Ihren gesamten Datenbestand zu und selektieren diesen individuell. Dabei werden Sie von intuitiven Abläufen sowie einer komfortablen Selektionsmaske unterstützt. Definierte Selektionskriterien können Sie speichern und bei künftigen Mailings erneut verwenden. 

    Haben Sie eine Selektion erstellt, dann können Sie diese mit „Sperrlisten“ abgleichen, um sicherzustellen, dass nur freigegebene Kontakte angeschrieben werden. Anschließend führen Sie den Druck und Versand Ihres Mailings durch – oder Sie übermitteln die mit Ihrer Verbandssoftware selektierten Kontakte an den ausführenden Versanddienstleister.

  • Projektmanagement

    Mit dem Projektmanagement erhalten Sie eine Funktion, das Sie bei der Planung, Durchführung und Abwicklung von internen und externen Projekten unterstützt, zum Beispiel bei einer Beratungstätigkeit Ihres Verbands oder Vereins.

    Erfassen Sie diverse Stammdaten zu Ihrem Projekt, wie beispielsweise Laufzeit, Projektstatus, beteiligte Kontakte oder Abrechnungsinformationen. Definieren Sie die einzelnen Projektschritte durch so genannte Projektaufgaben und weisen Sie jeder Projektaufgabe die benötigten Ressourcen zu. Auch bei der Abrechnung, zum Beispiel von externen Projekten, werden Sie von Ihrer Verbandssoftware komfortabel unterstützt.

  • Finanzbuchhaltung

    Die Finanzbuchhaltung Ihrer Verbandssoftware unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens.

    Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten, so dass Sie Verein und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (WGB) sowie etwaige weitere Mandanten sauber voneinander trennen können. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen – zum Beispiel, wenn der WGB dem Verein eine Dienstleistung berechnet. Darüber hinaus unterstützt Sie Ihre Verbandsverwaltung bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der E-Bilanz.

    Neben der Hauptbuchhaltung wickeln Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr ab. Die SEPA-Anforderungen werden von der Verbandssoftware unitop NPO Verband vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang ab.

    Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GOB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

  • Kostenrechnung

    Die Kostenrechnung Ihrer Verbandssoftware bietet Ihnen nicht nur eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, sondern auch ein Controlling-Instrument, mit dem Sie beliebig viele Dimensionen (zum Beispiel KST, KTR, Region, Aktion etc.) auswerten können. Die einzelnen Dimensionen lassen sich miteinander kombinieren und hierarchisch anordnen, so dass sie Ihren Anforderungen an die Kostenrechnung entsprechen. Außerdem können Sie jede Dimension budgetieren – für eine komfortable Planung Ihres Haushalts.

  • Anlagenbuchhaltung

    Die Anlagenbuchhaltung Ihrer Verbandssoftware unitop ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren.

  • Warenwirtschaft

    Ganz gleich, ob Sie wenige Artikel in Ihrer Geschäftsstelle verwalten oder über mehrere Lager verfügen: Die Warenwirtschaft Ihrer Verbandssoftware unterstützt Sie professionell.

    Hinterlegen Sie zu Ihren Artikeln lieferantenbezogene Einkaufspreise sowie Verkaufspreise nach Kundengruppen (zum Beispiel Mitglieder). Anhand von Mindestmengen unterstützt Sie das System mit Bestellvorschlägen, so dass Sie immer die richtige Anzahl von Artikeln vorrätig haben. Aufträge erfassen Sie manuell – oder automatisch per Schnittstelle, zum Beispiel aus Ihrem Online-Shop.

    Wenn Sie einen Auftrag kommissioniert haben, unterstützt Sie die Warenwirtschaft beim Versand, so dass Ihre Mitglieder und Kunden schnellstmöglich die bestellten Waren erhalten. Sollte es einmal zu einer Reklamation kommen, wickeln Sie diese komfortabel über Ihre Verbandssoftware ab.

  • Dokumentenmanagement (DMS)

    Mit unitop NPO Verband erhalten Sie ein vollständiges und professionelles Dokumentenmanagementsystem. Es reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem diese ausgehende und eingehende Korrespondenz wie zum Beispiel Eingangspost oder E-Mails mithilfe des Dokumentenmanagements vorgangs- und kontaktbezogen ablegen. Darüber hinaus unterstützt Ihre Verbandssoftware die Versionierung von Dokumenten, damit Sie insbesondere bei der Erstellung komplexer Dokumente wie Vertragswerke stets an der aktuellen Version arbeiten. Außerdem können Sie Dokumente unveränderlich archivieren.

  • Workflow

    Die Workflow-Steuerung Ihrer Verbandssoftware unterstützt alle Arbeitsabläufe, an denen mehrere Mitarbeiter mitwirken – zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Erstellung und Unterzeichnung von Seminarteilnahmebestätigungen. Dabei gewährleistet sie, dass die definierten Aufgaben rechtzeitig in der richtigen Reihenfolge erledigt werden; Ihre Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Insbesondere bei zeitkritischen Prozessen oder Freigabeverfahren leistet die Workflow-Steuerung Ihrer Software für Verbände wertvolle Dienste.

Ihr Ansprechpartner
Timo Becker Telefon: 02151 349-1156
E-Mail: Timo.Becker@gob.de
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