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Eine Datenbank für alle Prozesse: von der Anwärterverwaltung bis zur Rentenabrechnung

unitop Versorgung ist eine ganzheitliche Lösung, die Ihre Anforderungen als Versorgungseinrichtung lückenlos abdeckt. Sie bewirkt, dass alle Prozesse perfekt ineinandergreifen und die Kommunikation nach innen und außen reibungslos funktioniert. Sie stützt sich dabei auf einen Leistungsumfang, der größer ist als bei jeder vergleichbaren Lösung. Nachfolgend ein Auszug:

  • Anwärter- und Mitgliederverwaltung

    Die Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung unterstützt Sie mit einem eigenen Rollencenter bei allen Prozessen rund um die Sachbearbeitung Ihrer aktiven Kontakte. Die integrierte Adressverwaltung (CRM) in unitop Versorgung bildet die Basis für die Stammdatenverwaltung, welche von der GOB um branchenrelevante Felder und Funktionen erweitert wurde. Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt beliebig viele Adressen und bestimmen Sie, über welche Adresse Sie bevorzugt korrespondieren wollen. Planen Sie Aktivitäten und Aufgaben und lassen Sie sich oder andere Benutzer über Workflows an wichtige Aufgaben erinnern. Möchten Sie Daten beispielsweise von Trägerunternehmen oder der berufsständischen Kammer übernehmen? Kein Problem – Über Importschnittstellen können diese eingebunden werden. Zahlreiche Funktionen rund um das Prozessmanagement unterstützen Sie bei vordefinierten Prozessen beispielsweise bei der Anlage eines neuen Anwärters. Der Bearbeitungsfortschritt einzelner Aktionen wird Ihnen dabei visuell dargestellt. 

    Die integrierte Antragsverwaltung und das Dokumentenmanagement unterstützen Sie bei sämtlichen Antragstypen. So kann beispielsweise ein Antrag auf vorgezogene Altersrente durch Zuordnung von Aufgaben und Aktivitäten zu einzelnen Prozessschritten effizient verwaltet werden. Einzureichende Dokumente können in gescannter Form in der digitalen Akte geführt werden. Mit der flexiblen Anschreibenfunktion können auf Basis von hinterlegten Textbausteinen auch komplexe Massenausdrucke erstellt werden. Entsprechende Templates können Sie selbst erstellen und anpassen. Anschreiben können als Belege im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden und dort jederzeit eingesehen und bei Bedarf wiederverwendet werden. Alternativ kann auch Microsoft Word für die Korrespondenz genutzt werden. 

    Der Rolle Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung obliegt auch die operative Abwicklung des gesamten Beitragsmanagements mit der Verwaltung sämtlicher Anwartschaften bzw. Zusagen. Dank der testierten Nebenbuchhaltung, die in unserer ERP-Lösung integriert ist, können Sie die folgenden Vorteile nutzen: Sollstellung, SEPA-Zahlungsverkehr mit automatischem Lastschrifteinzug, automatisches Verbuchen bei Selbstzahlern durch Import von Kontoauszügen, Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen. Die Funktionen müssen nur noch nach Ihren individuellen Vorgaben konfiguriert werden.

    Über die Vertragsverwaltung erfolgt die Zuordnung der erhobenen Beiträge zum jeweiligen Anwärter in Form von Beitragsposten, die schließlich zu Beitragsanwartschaften führen. Sollstellungen und zugeordnete Zahlungen werden im Nebenbuch (Debitorenbuchhaltung) über die Debitorenposten abgebildet. Beitragszahler können dabei Arbeitgeber bzw. Trägerunternehmen als auch Selbstzahler sein. Die Buchungen erfolgen unabhängig von der tatsächlichen Nutzung der Hauptbuchhaltung in Microsoft Dynamics NAV. 

    Die Vertragsverwaltung bietet Ihnen den Vorteil, dass operative Prozesse von statistischen Informationen getrennt werden und eine klare Abgrenzung bei der Zuordnung von Beiträgen und Renten erfolgt. So können Sie ebenfalls mehrere Verträge je Anwärter verwalten, um eine einfache und transparente Darstellung von unterschiedlichen Satzungsständen zu ermöglichen. Durch die Flexibilität der Vertragsverwaltung können in unitop Versorgung alle Durchführungswege der betrieblichen Altersversorgung abgebildet werden.

  • Rentner- und Leistungsverwaltung

    001Die Rentner- und Leistungsverwaltung kann innerhalb von unitop Versorgung im Rahmen des Rollenkonzeptes in einer eigenen Rolle dargestellt werden, so dass die Verwaltung auch von einem anderen Sachbearbeiter als in der Anwärter- bzw. Mitgliederverwaltung erfolgen kann. Je nachdem wie Sie organisiert sind, kann die Bearbeitung aber auch durch denselben Sachbearbeiter erfolgen, so dass die Rolle samt der Berechtigungen einfach erweitert wird. unitop Versorgung passt sich auch hier Ihrer individuellen Arbeitsweise an. Der Prozess der Verrentung erfolgt in unitop Versorgung wiederum unterstützt durch die Antragsverwaltung über Workflows. Der Übergang zum Rentenvertrag wird dem Anwender über einen Wizzard erleichtert, so dass kein Arbeitsschritt vergessen werden kann. Durch die Abwicklung über Workflows ist auch die Erteilung von Freigaben im Rahmen des 4-Augen-Prinzips möglich.

    Die Verwaltung der Rentenleistungen erfolgt über die in unitop Versorgung abgebildete Vertragsverwaltung. Für jede Satzung bzw. Tarifart wird in unitop Versorgung eine eigene Berechnungslogik in einem abgekapselten Rechenkern hinterlegt. Der Rechenkern wird sowohl für die Berechnung der Rente als auch für die Hochrechnungen für die Rentensimulationen verwendet.   

    Basis für die Verwaltung der monatlichen Rentenansprüche und -zahlungen sind die Rentenposten, welche eindeutig einem Rentenvertrag zugeordnet werden. Auf dieser Basis erfolgen die kreditorischen Buchungen und letztlich die Auszahlung an den Rentner. Die kreditorischen Buchungen in Microsoft Dynamics NAV bilden die Grundlage für die zu erstellende SEPA-Zahlungsdatei für die Renten. Die kontinuierliche Verwaltung von Lebendbescheinigungen, Kapitalabfindungen, Pfändungen und auch der Versorgungsausgleich können ebenfalls in der Rolle der Rentner- und Leistungsverwaltung abgebildet werden. Ein Versorgungsausgleich wird in unitop Versorgung als eigener Vorgang mit allen notwendigen Stammdaten erfasst und berechnet. Sämtliche Berechnungsgrundlagen sind transparent durch den Sachbearbeiter einsehbar. Auch hier wird die bereits erwähnte Anschreibefunktion inklusive des Dokumentenmanagementsystems genutzt, um beispielsweise Auskunftsschreiben an das Gericht oder den Versorgungsausgleichsberechtigten zu verwalten. Durch flexible Konfigurationsmöglichkeiten können individuelle Berechnungslogiken im Rechenkern abgebildet werden.

  • Rentenbezugsmitteilung

    Das Kommunikationsverfahren zur Rentenbezugsmitteilung an die ZfA (Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen) wird in unserer Softwarelösung durch eine integrierte Funktion abgebildet. Auch zur elektronischen Übermittlung der Rentenbezugsmitteilungen an die ZfA müssen Sie Ihre gewohnte Programmumgebung also nicht verlassen. Es sind keine aufwändigen Schnittstellen zu Drittprogrammen notwendig. Die Steuerung der beiden Schnittstellen „Rentenbezugsmitteilung“ (RebSY mit den Meldetypen MZ01 und ZE99) und „maschinelles Anfrageverfahren“ (MAV mit den Meldetypen MI01, IM01 und ZE99) erfolgt über ein eigenes Rollencenter. Dies bietet dem Anwender eine verbesserte Transparenz sowie eine hohe Ergebniskontrolle. Die Rentenbezugsmitteilungen folgen dabei der Logik der im System verwalteten Rentenverträge. 

    Es stehen automatische Funktionen, wie beispielsweise das maschinelle Anfrageverfahren, die Übermittlung von relevanten Stammdaten (Identifikationsnummer, Name, Geburtsdatum, Höhe der Renten, Jahresbetrag, darin enthaltener Anpassungsbetrag, etc.), die elektronische Anfrage der Identifikationsnummer für Versorgungsempfänger und aktive Mitglieder zur Verfügung. Außerdem können die von der ZfA zurückgemeldeten Identifikationsnummern und Rückmeldungen wie Korrekturen sowie Storno- und Fehlermeldungen wieder in die Stammsätze importieren. Die Funktion „Rentenbezugsmitteilung“ wird auf Basis der von der ZfA zur Verfügung gestellten Kommunikationshandbücher und definierten Kommunikationsszenarien bereitgestellt und bei gesetzlichen Änderungen von der GOB angepasst bzw. erweitert und unseren Kunden zur Verfügung gestellt. 

  • Zahlstellenmeldeverfahren

    Der elektronische Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankenkassen, zur Abwicklung des Zahlstellenmeldeverfahrens, erfolgt über eine ITSG-zertifizierte Microsoft Dynamics NAV-Komponente innerhalb von unitop Versorgung. Aus diesem Grund sind auch keine aufwändigen und fehleranfälligen Schnittstellen zu Fremdprogrammen notwendig. Sie arbeiten weiterhin in der für Sie bekannten Umgebung und müssen nicht zwischen zwei unterschiedlichen Softwareprogrammen wechseln. Die Funktion „Zahlstellenmeldeverfahren“ übernimmt den kompletten elektronischen Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankenkassen und ermittelt automatisch die Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung, so dass die betreffenden Meldungen verschlüsselt an den Kommunikationsserver der ITSG gesendet und von diesem auch wieder empfangen werden können. Die Funktion „Zahlstellenmeldeverfahren“ wird bei gesetzlichen Änderungen angepasst bzw. erweitert und unseren Kunden zur Verfügung gestellt.

  • Arbeitgebermeldungen über DASBV

    Zur Abbildung des für berufsständische Versorgungswerke relevanten Arbeitgebermeldeverfahrens mit der DASBV Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen GmbH kommt in unitop Versorgung die komplett integrierte Funktion „DASBV“ zum Einsatz. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie nicht das Programm wechseln müssen und in bekannter Umgebung weiter arbeiten können. Diese Funktion bietet Ihnen vielfältige, integrierte Möglichkeiten, die über das Abholen der Dateien bei der DASBV hinausgehen.

    So können Sie die DEÜV-Meldungen sowie die Beitragserhebungen der Arbeitgeber von der DASBV in unitop Versorgung importieren und direkt verarbeiten. Der Abholvorgang der Meldungen kann über ein separates Rollencenter entweder manuell durch den Sachbearbeiter angestoßen werden oder regelmäßig über einen Automatismus erfolgen. 

    Darüber hinaus bietet die Funktion die Möglichkeit, automatisch Arbeitgeber samt entsprechender Beitragszeilen in unitop Versorgung anzulegen sowie auch einen automatischen Abgleich des gemeldeten Einkommens durchzuführen. Auch die automatische An- und Abmeldung von Beschäftigungsverhältnissen sowie die Verarbeitung von freiwilligen Beiträgen gehört zum Funktionsumfang.

    Die Funktion wird auf Basis der, durch die DASBV GmbH beschriebenen, Schnittstellen und Kommunikationskomponenten zum verschlüsselten Datenaustausch bereitgestellt und bei gesetzlichen Änderungen von der GOB angepasst bzw. erweitert und unseren Kunden zur Verfügung gestellt. 

  • Finanzbuchhaltung

    Die Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens. Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Erstellung der E-Bilanz.

    Neben der Hauptbuchhaltung können Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Die SEPA-Anforderungen werden vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang der Finanzbuchhaltung ab. Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

  • Anlagenbuchhaltung

    Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren. So dient die Anlagenbuchhaltung in unserem Konzept auch als Basis für die Immobilien- und Wertpapierverwaltung.

  • Kostenrechnung

    Microsoft Dynamics NAV bietet Ihnen nicht nur eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, sondern auch ein Controlling-Instrument, mit dem Sie beliebig viele Dimensionen (zum Beispiel KST, KTR, Region, Aktion etc.) auswerten können. Die einzelnen Dimensionen lassen sich miteinander kombinieren und hierarchisch anordnen, so dass sie Ihren Anforderungen an die Kostenrechnung entsprechen. Außerdem können Sie jede Dimension budgetieren – für eine komfortable Planung Ihres Haushalts.

  • Workflow

    Die Workflow-Steuerung unterstützt alle Arbeitsabläufe, an denen mehrere Mitarbeiter mitwirken – zum Beispiel einen Antrag auf Altersrente oder die Änderung von Stammdaten eines Kontaktes wie Kontonummer oder Geburtsdatum. Dabei gewährleistet sie, dass die definierten Aufgaben rechtzeitig in der richtigen Reihenfolge erledigt werden; Ihre Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Insbesondere bei zeitkritischen Prozessen oder Freigabeverfahren wie dem internen Kontrollsystem (IKS) leistet die Workflow-Steuerung wertvolle Dienste und erfüllt die Anforderungen Ihrer Wirtschaftsprüfer.

  • Dokumentenmanagement (DMS)

    Mit unitop Versorgung erhalten Sie ein vollständiges und professionelles Dokumentenmanagementsystem. Es reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem diese ausgehende und eingehende Korrespondenz wie zum Beispiel Eingangspost oder E-Mails mithilfe des Dokumentenmanagements vorgangs- und kontaktbezogen ablegen.

    Darüber hinaus unterstützt das System die Versionierung von Dokumenten, damit Sie insbesondere bei der Erstellung komplexer Dokumente wie Vertragswerke stets an der aktuellen Version arbeiten. Außerdem können Sie Dokumente unveränderlich archivieren.

Ihr Ansprechpartner
Murat Gökyar Telefon: 02151 349-1183
E-Mail: Murat.Goekyar@gob.de
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