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Funktionen von Office 365

Office 365 besteht im Wesentlichen aus den folgenden vier Kernbereichen: Kommunikation, Zusammenarbeit, Produktivität sowie Flexibilität. Diese vier Kernbereiche werden über Online-Dienste zur Verfügung gestellt. Im Folgenden stellen wir Ihnen die einzelnen Kernbereiche und die darin zum Einsatz kommenden Online-Dienste vor:

Kommunikation

Zur Kommunikation setzt Microsoft Office 365 auf Exchange. Dies ist der bekannte E-Mail-Serverdienst von Microsoft. Neben E-Mail Funktionalitäten verfügt Exchange auch über Kalender, Aufgaben, Kontakte und viele weitere Funktionen.

Eine weitere Kommunikationsmöglichkeit bietet das ebenfalls in Office 365 enthaltene Programm Skype for Business. Skype for Business lässt sich für Chats mit Kollegen, Kunden und Partnern nutzen. Darüber hinaus sind HD-Videokonferenzen inkl. Präsentation von verschiedenen Inhalten wie beispielsweise PowerPoint Folien möglich.

Ein weiteres Kernprodukt aus dem Bereich Kommunikation ist SharePoint. SharePoint wird in Office 365 nicht nur zur Ablage von Dateien verwendet, sondern auch als persönlicher Online-Speicher. Dies ermöglicht auch das gemeinsame Bearbeiten und gezielte Freigeben von Dateien an Kollegen.

Jedem User steht in Office 365 ein Postfach mit bis zu 50 GB Speicher zur Verfügung. Weiterhin ist es möglich, E-Mails aus diesem Postfach innerhalb von Office 365 zu archivieren. Der Speicherplatz für dieses E-Mail-Archiv ist unbegrenzt! Selbstverständlich ist es möglich, E-Mails mit der Organisationsidentität zu versenden. Hierdurch ist sichergestellt, dass Ihre E-Mail Adresse erhalten bleibt.

Das Wichtigste im E-Mail-Umfeld ist der Schutz vor Spam und Malware. Auch dieser Schutz ist bereits in Office 365 enthalten. Microsoft setzt hier einen Premiumschutz ein, der in der Branche führend ist.

Zusammenarbeit

Neben Exchange und Skype for Business eignen sich vor allem OneDrive, SharePoint und OneNote hervorragend zur Zusammenarbeit. Jeder Nutzer verfügt bei Office 365 über einen persönlichen Speicherplatz in der Cloud. Dieser Speicherplatz hat keine Limitierung, so dass für alle User stets ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht. OneDrive ist ein Tool, mit dem Dateien und Dokumente, die im persönlichen Speicher gespeichert sind, auf den lokalen Datenspeicher des PCs synchronisiert werden können. So können Dokumente jederzeit, auch ohne Internetverbindung, bearbeitet werden. Dokumente können über den persönlichen Speicher beispielsweise gezielt mit Kollegen geteilt werden. Anders als über Teamseiten in SharePoint lassen sich so Dokumente auch für einzelne Personen freigeben. Damit entfällt in vielen Fällen der Versand von E-Mails mit Dokumenten als Dateianhang. Sie verschicken lediglich den Link zum Dokument.

Mit OneNote lassen sich Notizbücher anlegen, in denen unstrukturierte Notizen festgehalten werden können. Diese Notizbücher können bei Bedarf von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden.

SharePoint Online bietet die Möglichkeit, Dokumente zentral zu speichern, sodass Kollegen zu jeder Zeit darauf zugreifen können. Darüber hinaus gibt es die aus SharePoint gewohnten Funktionen, wie etwa die Versionierung von Dokumenten. Mit Hilfe des bereits genannten Tools OneDrive lassen sich auch die Dateien aus SharePoint Online offline verfügbar machen.

Produktivität

Office 365 ist mittlerweile auf nahezu allen Endgeräten verfügbar. Es gibt Versionen für alle gängigen Betriebssysteme wie etwa Windows Phone, iOS, Android, OSX, sowie selbstverständlich und in erster Linie für Windows-basierte PCs, Laptops und Tablets.

Im Detail heißt das, dass stets die kompletten Office-Anwendungen auf Ihrem Endgerät installiert werden können. Und das bis zu fünf mal pro Benutzer. Unabhängig vom jeweiligen Hersteller des Gerätes. Dabei wird automatisch die jeweils neuste Version installiert. Über die verschiedenen Geräte hinweg werden dabei Einstellungen und Daten des Users übernommen. So müssen also nicht an jedem Gerät dieselben Einstellungen erneut vorgenommen werden.

Darüber hinaus steht Ihnen für Geräte, auf denen Microsoft Office nicht installiert ist, der Zugriff über einen herkömmlichen Webbrowser zur Verfügung.

Flexibilität

Die Flexibilität drückt sich zum Beispiel dadurch aus, dass die Daten sowohl on- als auch offline verfügbar sind. Damit verbunden ist die Möglichkeit, jederzeit mit den aktuellsten Daten arbeiten zu können. Die Freiheit bei der Gerätewahl sowie die Möglichkeit des Zugriffs über einen Web-Browser oder über mobile Geräte bietet dem Anwender genau die Flexibilität, die er benötigt. Mit der User-basierte Lizenzierung können Unternehmen kurzfristig auf wechselnde Personalanforderungen reagieren.

Dazu kommt - und das ist sicherlich das Wichtigste - die Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Konkret bedeutet das eine Ausfallzeit von 8 Stunden und 45 Minuten - pro Jahr. Das heißt, Sie können sich auf die Online-Dienste verlassen.

Ihr Ansprechpartner
Marius van de Loo Telefon: 02151 349-1162
E-Mail: Marius.vandeLoo@gob.de
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