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Was ist Microsoft SharePoint


Mit Microsoft SharePoint lassen sich beispielsweise strukturierte Daten in unternehmensweiten Portalen (Intranet) oder auch externen Portalen (Extranet) strukturieren. Microsoft SharePoint wird aber auch zur Zusammenarbeit (Collaboration) innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens eingesetzt. Man kann sich Microsoft SharePoint als „Baukastensystem“ vorstellen. In diesem Kasten liegen vordefinierte Bausteine, auf die man zurückgreifen kann. Das erleichtert den Einstieg in Microsoft SharePoint.

Erstellen einer Teamwebsite im Intranet

Bei der Erstellung einer sogenannten „Teamwebsite“ werden automatisch vordefinierte Bibliotheken zur Verwaltung von Dokumenten angelegt. Auch die Einrichtung eines Teamkalenders, in dem gemeinsame Termine und Aufgaben verwaltet werden, ist möglich. Diese Vorlagen können nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden, beispielsweise durch das Hinzufügen von Feldern bzw. Spalten. Die Nutzung von Microsoft SharePoint ist vielseitig. Der Sachbearbeiter kann genauso von der Nutzung profitieren wie die Geschäftsführung. Microsoft SharePoint eignet sich zudem für jede Organisationsform und Branche. Entscheidend ist, wie auf die Daten zugegriffen wird: der Sachbearbeiter arbeitet lokal über das firmeneigene Netzwerk während der Geschäftsführer auch von unterwegs auf die Daten zugreifen muss, weil er beispielsweise Genehmigungen erteilt. So können Prozesse beschleunigt werden.

Microsoft SharePoint in der Cloud

Durch die Möglichkeit des Zugriffs über einen Web Browser entfällt auch das Versenden von Anhängen über E-Mails. Senden Sie einfach den Link zum Dokument oder zur Liste bzw. arbeiten mit Freigaben für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Über Berechtigungen können die Zugriffe auf Unterlagen nur für bestimmte Personenkreise freigegeben werden.

  • Grundidee Microsoft SharePoint

    Microsoft SharePoint ist ein Plattform-Produkt, welches im Auslieferungszustand Werkzeuge für die Zusammenarbeit bereitstellt. Diese Werkzeuge sind in einigen Vorlagen zusammengefasst, können aber beliebig erweitert und zu neuen Lösungen kombiniert werden. So können Anwendungen passend zu Unternehmensprozessen erstellt werden.

  • Dokumentenmanagement

    Auch heute noch werden Dokumente im Anhang einer E-Mail oder über Fileserver unter Kollegen geteilt. Die vielen dabei entstehenden lokalen Versionen eines Dokumentes erschweren es, den Überblick über den aktuellen Stand zu behalten. Häufig bleiben auch die zusätzlichen Informationen zu diesen Dokumenten, die zum Beispiel in den E-Mail-Texten enthalten waren, auf der Strecke. Diese Art der Kommunikation abzulösen, stellt eine Herausforderung für die Unternehmen dar. Hier kann Microsoft SharePoint durch die zentrale und gemeinsame Verwaltung von Dokumenten und Informationen unterstützen. Besonders das umfangreiche Berechtigungssystem und die Versionsverwaltung der Inhalte auf dem Microsoft SharePoint Server helfen bei der optimalen Verwaltung der Inhalte.

  • Social-Collaboration

    Die Zusammenarbeit (Kollaboration) ist eine der Grundideen bei der Einführung von Microsoft SharePoint in einem Unternehmen. Besonders der Social-Media-Aspekt ist seit der Version SharePoint 2013 stärker in den Fokus gerückt. Funktionen, wie das Folgen von Webseiten, Inhalten oder Personen oder die Möglichkeit, Kommentare und Bewertungen zu Inhalten zu hinterlassen, sind im gesamten Microsoft SharePoint präsent. Diese Funktionen sind für eine effektive Zusammenarbeit untereinander von großem Nutzen - für alle Beteiligten. Blogs, Foren und Newsfeeds verbessern die Kommunikation und den Wissensaustausch im Unternehmen oder auch mit den Partnern und Kunden.

  • Historie Microsoft SharePoint

    Microsoft stellt mit dem Microsoft SharePoint Server 2013 mittlerweile die fünfte Version des Microsoft SharePoint Servers bereit. Die sechste Version unter dem Namen „Microsoft SharePoint Server 2016“ ist bereits angekündigt.

    Microsoft SharePoint Portal Server 2001 & Microsoft SharePoint Portal Server 2003

    • Erste Version im Jahr 2001 veröffentlicht
    • Fokussierung auf die Veröffentlichung, das Finden und Teilen von Dokumenten
    • Version von 2003 um persönliche Bereiche erweitert

    Microsoft Office SharePoint Server 2007

    • Erweiterung der SharePoint-Plattform um erste Dienste und Schnittstellen, wie die Anbindung von entfernten Datenquellen und die Einführung von Workflows
    • Neben Dokumenten sind weitere Inhalte wie Aufgaben, Termine und allgemeine Listen verfügbar
    • Verknüpfung mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint zur direkten Bearbeitung

    Microsoft SharePoint Server 2010

    • Neue Dienste und Schnittstellen, wie Word Automation und Managed Metadata
    • Erste Social Features, wie Bewertung von Inhalten, persönliche Blogs oder Angabe von Skills auf der MySite
    • Neue leistungsstarke Suche (FAST Search), um die große Anzahl an Informationen besser verarbeiten zu können inkl. phonetischer Suche (kostenpflichtig)

    Microsoft SharePoint Server 2013

    • Fokus auf Verbesserung der Bedienung und Performance
    • Erste Version, die sowohl online als auch onPremise verfügbar ist
    • Struktur für Microsoft SharePoint-Apps inkl. Marketplace
    • Umstellung auf Benutzeroberfläche mit HTML, Javascript und CSS
    • Verbesserung der Browserkompatibilität
    • Verbesserte Social Features, wie das Folgen von Inhalten, NewsFeed oder Empfehlungen (basierend auf eigenen Interessen)
    • Viele Optimierungen für die Nutzung mit mobilen Geräten

  • Historie GOB mit Microsoft SharePoint

    Wir setzen Microsoft SharePoint seit der Version 2007 (Microsoft Office SharePoint Server - MOSS) in Kundenprojekten ein. Hauptsächlich sind die hervorragenden Funktionalitäten für die Dokumentenablage und die damit verbundenen Berechtigungssteuerungen eingesetzt worden. Ergänzt worden sind diese Funktionen durch eine Zusatzanwendung, die die Integration mit Microsoft Dynamics NAV ermöglicht. Mit diesen Werkzeugen sind Anwendungen wie ein Zeiterfassungsportal für Mitarbeiter sowie Auftrags- und Zeugnisportale realisiert worden.

    Für die interne Zusammenarbeit und innerhalb von Projekten nutzen wir ebenfalls seit der Version 2007 den Microsoft Office SharePoint Server. So haben wir beispielsweise für die interne Zusammenarbeit ein Intranet-Portal erstellt, welches hauptsächlich zum internen Dokumentenaustausch, zur Vorbereitung von Veranstaltungen und zum Wissensaustausch diente. Für die Kommunikation mit Kunden ist ein Kundenportal erstellt worden, das sowohl für den Informationsaustausch als auch für die Abstimmung von Aufgaben, Terminen und Anforderungen in Projekten genutzt worden ist.

    SharePoint ist eine Art Werkzeug, mit dem sich ganz unterschiedliche Anwendungen realisieren lassen. Oft wird SharePoint zur Dokumentenablage oder als Intranet in Unternehmen eingesetzt. Das Thema Zusammenarbeit hat bei SharePoint einen hohen Stellenwert: so kann man beispielsweise über SharePoint Inhalte veröffentlichen und diese für andere freigeben bzw. diese mit anderen teilen. Damit aus SharePoint ein Intranet, eine Webseite oder auch ein Projektmanagementportal wird, sind einige Anpassungen nötig. Für unsere Kunden entwickeln wir beispielsweise auch Vertrags- und Objektmanagement-Portale. Damit wird die termingerechte Abwicklung von Servicevereinbarungen mit Dienstleistern unterstützt.

    Seit der Version 2013 des Microsoft SharePoint Servers und den geänderten Lizenzbedingungen ist es auch möglich, den gesamten Webauftritt eines Kunden mit Hilfe von Microsoft SharePoint abzubilden. Dabei sind sowohl Bereiche für den anonymen Zugriff, als auch Mitgliederbereiche, die Zugriff auf Daten aus Microsoft Dynamics NAV bieten, innerhalb des Portals entstanden. Einen Schwerpunkt bilden mit der Version 2013 die integrierten Portale, die einen entfernten Zugriff auf Microsoft Dynamics NAV-Daten für bekannte, externe und interne Benutzer bieten.

Ihr Ansprechpartner
Urs Wedershoven Telefon: 02151 349-2346
E-Mail: Urs.Wedershoven@gob.de
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