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Hochregallager mit Paletten

Microsoft SharePoint

Ihr mobiles Intranet – Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist eine Plattform, die für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Unternehmen konzipiert worden ist. Mit dieser Plattform können Sie strukturierte Daten sehr flexibel ablegen und absichern. SharePoint bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Versionierung. Somit können Sie Informationen bearbeiten und bei Bedarf jederzeit zum Ausgangspunkt bzw. zu einer früheren Version zurückkehren.

In SharePoint haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihre Dokumente mit Metadaten (Stichwörtern) zu versehen. Dank der digitalen Verschlagwortung können Sie einen besonders leistungsstarken Suchdienst für Ihr mobiles Intranet aufbauen. Hierbei stehen Ihnen vielfältige Kombinationsmöglichkeiten zur Verfügung, die Sie ganz nach Ihren spezifischen Bedürfnissen nutzen können.

Sharepoint Screenshot

Behalten Sie stets den Überblick

SharePoint als Intranet

E-Mail-Fluten, widersprüchliche Informationen aufgrund veralteter Daten und unterschiedliche Wissensstände führen notgedrungen zu zeitaufwendigen Abstimmungen. Mit Microsoft SharePoint erhalten Sie ein leistungsstarkes Intranet, anhand dessen Sie Inhalte, Fachwissen und Anwendungen in Ihrem Unternehmen teilen und verwalten können. Das Ergebnis: Effizientere Arbeitsabläufe, schnellere Auffindbarkeit stets aktueller Informationen und eine nahtlose Zusammenarbeit mit allen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Zentrale Dokumentenverwaltung (DMS)

SharePoint bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, Ihre gesammelten Dokumente zentral abzulegen, zu verwalten oder automatisch zu archivieren – und das revisionssicher.  

Einfaches Suchen und Finden

Sie können Ihre Daten mit Stichworten verschlagworten und die Suchweise konfigurieren. Somit reduzieren Sie Ihre Suchzeiten dank individueller Such- oder Sortierungsfilter und finden Ihre relevanten Daten (z. B. Dokumente, Blockbeiträge, Inhaltsseiten etc.) im Handumdrehen.

Datenhistorie/Versionierung

Allen Beteiligten stehen im SharePoint immer die aktuellen Daten zur Verfügung. Das garantiert einen einheitlichen Wissensstand. Zur Nachverfolgung von Änderungen ist es möglich, den Versionsverlauf für Dokumentenbibliotheken zu aktivieren.

Wissen sammeln und teilen

SharePoint eignet sich perfekt, um das Unternehmenswissen zentral an einer Stelle festzuhalten. Anleitungen oder auch Erfahrungsberichte können mit SharePoint unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden. Hierzu stellt SharePoint verschiedene Inhaltstypen wie Kommunikationswebsites oder Blogbeiträge zur Verfügung.  

Gemeinsames Erstellen und Bearbeiten

Sobald Sie Ihre Daten in SharePoint gespeichert haben, sind Sie in der Lage, diese anderen Beteiligten freizugeben, um sie gemeinsam zu bearbeiten. Somit verbessern Sie gleichzeitig Ihre Teamarbeit. Zusätzlich können Sie unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Nutzer erteilen.

Intelligente Anbindung an Microsoft Teams

SharePoint ist die perfekte Basis für eine gute Zusammenarbeit und kann an Microsoft Teams angebunden werden. So wird bei der Erstellung eines „Teams“ eine SharePoint-Seite angelegt, in der die Dokumente für das jeweilige Team abgelegt werden können. Aber auch ohne Microsoft Teams können SharePoint-Seiten perfekt zur Zusammenarbeit sowohl von kleinen als auch von großen Gruppen genutzt werden.

Mobiler Zugang von überall

Haben Sie immer Zugriff auf Ihre Daten, orts-, zeit-, und geräteunabhängig. Sie benötigen einfach einen Internetzugang oder nutzen die mobile SharePoint-App. Aufgrund der intelligenten Office Integration können Sie die Bearbeitung Ihrer Dokumente auf verschiedenen Geräten fertigstellen.

Produktive Geschäftsprozesse

Optimieren Sie Ihre Prozesse: ob kurze Benachrichtigungen, Genehmigungen oder andere betriebliche Abläufe – mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken oder der Integration von anderen Microsoft Tools.

Zukunftssicherheit

Profitieren auch Sie von der stetigen Weiterentwicklung von Microsoft, wie bereits mehr als 200.000 Unternehmen und 190 Mio. Anwender, die SharePoint nutzen.   

Sie haben Fragen zu Microsoft SharePoint? Wir beraten Sie gerne!

Die Unterschiede auf einen Blick

SharePoint Online vs. SharePoint Server

Die folgende Übersicht skizziert die Unterschiede zwischen SharePoint Online und SharePoint Server:

SharePoint Online

  • Cloudbasiert
  • Nutzt alle Vorteile eines cloudbasierten Arbeitsumfelds
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff von verschiedenen 
Endgeräten möglich
  • Dienst wird von Microsoft gehostet
  • Für Unternehmen aller Größen
  • Webseiten erstellen
  • Dokumente freigeben
  • Integration von Power Apps, Power BI, Power Automate
  • Dokumentenerstellung
  • Listen und Bibliotheken
  • Moderne Suche

SharePoint Server (On-Premises)

  • Unternehmenseigener lokaler Server oder Bereitstellung mit einem Office
  • 365 Enterprise-Abonnement
  • Eigenständige Verwaltung und Pflege
  • Webseiten und Webparts erstellen
  • Dokumentenerstellung
  • Listen und Bibliotheken
  • Moderne Suche
  • Integration von Power Apps, Power BI, Power Automate
  • Weitreichende optische Anpassungen sind möglich

Anbindungen und Datenquellen

Smarte Datenverknüpfungen in SharePoint

In SharePoint können Sie die unterschiedlichsten Daten ablegen oder erstellen. Dafür steht Ihnen die gesamte Bandbreite von Microsoft 365 zur Verfügung, ob Word, Excel oder PowerPoint. Zusätzlich bietet Ihnen SharePoint die Möglichkeit, Daten oder Dienste aus anderen Quellen zu nutzen. Mit Microsoft Power Automate können Sie z. B. den Datenaustausch automatisieren oder Ihre Daten synchronisieren.

Anwendungsszenarien

Verwendung von SharePoint – Beispiele

Um Ihnen die Unterschiede von SharePoint Online und Sharepoint Server (on-premises) zu verdeutlichen, haben wir nachfolgend für Sie eine kurze Übersicht erstellt:

Typische Sharepoint-Einsatzmöglichkeiten

  • Webseiten
  • Intranet
  • Dokumentenmanagement
  • Projektmanagement
  • Monteurkalender
  • Seminarverwaltung/Veranstaltungsanmeldung 
(mit Anbindung zu Navision/Business Central)
  • Mitglieder- und Sektionsportal
  • Ticketsystem (inkl. Prozessautomatisierung)
  • Kundenportal, Beleg-Abruf, Konsignationslager-Abruf

SharePoint-Nutzung in der GOB

  • Intranet
  • unitop-Projektmanagement
  • Kundenportal

Zusammengefasst

Microsoft SharePoint – die Vorteile auf einen Blick

Eine Thematik, die immer mehr in den Mittelpunkt unserer Zeit rückt. Durch die virtuelle Zentrale müssen Dokumente nicht mehr gedruckt werden, sondern werden an einem Ort gesammelt und online freigegeben. Minimieren Sie Ihren Papierverbrauch und fördern Sie damit die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens.

Gemäß den rechtlichen Anforderungen können Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS genutzt werden.

Dank der direkten Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie sich über ein leistungsstarkes Tool freuen, das Ihre Abläufe optimal unterstützt.

Behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Daten und Prozesse.

Alle Daten liegen auf einer sicheren und DSGVO-konformen Plattform. Mit den integrierten Datenschutzfunktionen werden Ihnen wichtige Hilfestellungen zu Vorschriften der DSGVO und Richtlinien der Barrierefreiheit an die Hand gegeben.

SharePoint ist die Basis, um andere Microsoft-Lösungen intelligent miteinander zu verknüpfen und von allen Vorteilen zu profitieren.

Stockende Informationsflüsse gehören fortan der Vergangenheit an. Neben der großen Zeitersparnis steigern Sie auch die Motivation und somit die Produktivität Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Unsere Leistungen im Detail

Installation/Einrichtung

Wir nehmen die Installation und Einrichtung von SharePoint für Sie vor.

Konzeption Portale

Unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Anforderungen erstellen wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept für ein oder mehrere SharePoint-Portale. Dazu zählen z. B. Berechtigungskonzepte, Intranet, Extranet oder sonstige Schnittstellen etc.

SharePoint-Wechsel

Änderungen oder Versionsaktualisierungen von SharePoint zu SharePoint Online gehören ebenfalls zu unseren Möglichkeiten.

Individualisierung

Wir integrieren und implementieren Ihre spezifischen Anforderungen in SharePoint.

Schnittstellen Microsoft Dynamics NAV/Business Central etc.

Synchronisieren Sie Ihre Daten mit bestehenden Systemen wie z. B. Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Microsoft Dynamics NAV. Dazu schaffen wir die entsprechende Anbindung für Sie.

Schulung der Mitarbeiter

Gerne schulen wir Ihre Mitarbeiter zum Thema SharePoint, damit eine bestmögliche Einführung gelingt.

Jahrelange Partnerschaft

Wir sind das TEAM GOB – Ihr Microsoft-Lösungspartner

Vom Mittelstand für den Mittelstand

Als etabliertes mittelständisches Krefelder Unternehmen bündeln wir langjährige Erfahrung und tiefgründiges Branchen-Know-how. Ob Industrie, Handel, Fundraising, Akademie, Altersversorgung, Verband oder Kammer – mit unserer Expertise unterstützen wir Sie stets auf Augenhöhe: Wir richten uns nach Ihren spezifischen Bedürfnissen, um Ihre digitale Transformation optimal zu gestalten. Hierfür investieren wir gezielt in die Förderung und Weiterbildung unseres vielfältig aufgestellten Teams. Über 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben tagtäglich Ihr Bestes, um Ihnen eine erstklassige Beratung zu bieten. Hierbei richten wir uns ganz nach Ihnen und begleiten Sie Schritt für Schritt – für eine sichere und effizientere digitale Zukunft.

Gemeinsam. Stabil. Wachsen.

Wir machen Technologien nutzbar

Setzen Sie auf Microsoft Cloud und schöpfen Sie das volle Potenzial von unitop aus. Gerne stehen wir Ihnen zur Seite und unterstützen Sie dabei, eine ganzheitliche Strategie im Vorfeld zu erarbeiten. Dank langjähriger Erfahrung in der Gestaltungund Umsetzung von Microsoft-Cloud-Projekten bieten wir ein engmaschig mit Ihnen abgestimmtes Change-Management. Als zuverlässiger Digitalisierungspartner erarbeiten wir, mit Ihnen zusammen, eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Cloud-Strategie und stehen Ihnen als Experte zur Seite – für eine rundum gelungene Einführung und Umsetzung unseres gemeinsamen Projekts.

Ihr zuverlässiger Microsoft-Lösungspartner für Geschäftsanwendungen & Modernes Arbeiten

Wir sind ein anerkannter Microsoft Solutions Partner für die Bereiche Modernes Arbeiten und Geschäftsanwendungen (Business Applications), inklusive Spezialisierung in der Verwaltung kleiner und mittelständischer Unternehmen.
Ob Dynamics 365, Power Platform oder Microsoft 365: Wir beraten Sie ganzheitlich und helfen Ihnen dabei, die bestmöglichen Lösungen für Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation auszusuchen. Auf unsere Kompetenz können Sie sich von Anfang an verlassen: Wir sorgen dafür, dass die Umsetzung Ihres Projekts ein voller Erfolg wird.

4 Personen feiern den neuen Erfolg: Links sind zwei Microsoft-Solutions-Partner-Abzeichen zu sehen – für Geschäftsanwendungen & für modernes Arbeiten. Unten rechts sind das GOB- und das unitop-Logo zu sehen.