Dokumentenmanagement-System
Dokumente einfach und zentral verwalten und intelligent nutzen
Die Informationsmengen innerhalb der Unternehmen wachsen kontinuierlich. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie zu jeder Zeit die korrekten und vollständigen Dateien abrufen können, um basierend darauf die richtigen Entscheidungen zu treffen? Die Antwort lautet: Nutzen Sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS).
Wer kennt folgendes Szenario nicht: Verzweifelt begibt man sich in den Tiefen unzähliger Dokumente auf die Suche nach der EINEN gewünschten Datei. Ist die gesuchte Unterlage gefunden, existiert diese in zahlreichen Versionen oder ist schlimmstenfalls überhaupt nicht auffindbar. Durch die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements sind diese Zeiten passé.
Schnelle Auffindbarkeit garantiert
Unter einem Dokumentenmanagement-System versteht man ein EDV-System, das Dokumente innerhalb eines Unternehmens verwaltet, speichert und wiedergibt. Wichtige Dokumente und Informationen können schneller gefunden und Arbeitsprozesse innerhalb von Sekunden optimiert werden.
Ein weiterer Pluspunkt: Eine DMS-Software ist kompatibel mit einer Vielzahl von Dateitypen. Indem die Dateien konvertiert werden, macht die DMS-Software die Dokumente sicht- und anwendbar.
Wenn Sie die herkömmliche Papierablage durch ein elektronisches Datenarchiv ersetzen, welches die Auffindbarkeit von Daten per Knopfdruck ermöglicht, reduzieren Sie zum einen die Suchzeiten Ihrer Mitarbeiter, was wiederum die Produktivität steigert, zum anderen sparen Sie Platz ein, zumal ein Datenarchiv hinfällig wird. Folglich leisten Sie einen positiven Beitrag zum Thema Nachhaltigkeit und ebnen den Weg hin zu einem papierlosen Büro.
Darüber hinaus ermöglicht ein DMS Ihnen und Ihren Mitarbeitenden einen standortübergreifenden Datenzugriff. Profitieren Sie davon, alle Informationen allzeit zur Hand zu haben; egal ob auf dem eigenen Arbeitsplatz im Büro, von daheim oder auf Reisen.
Dokumente DSGVO-konform ablegen
Nicht nur die Einfachheit und Sicherheit sollte Grund genug für Sie sein, um in ein DMS zu investieren. Die gesetzliche Verpflichtung, elektronische Dokumente zu speichern aber auch rechtzeitig zu löschen, kann ausschlaggebend dafür sein ein Dokumentenmanagementsystem zu nutzen.
Einige Unterlagen unterliegen gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen zur Speicherung und Aufbewahrung. So müssen beispielweise Rechnungen gegenüber dem Finanzamt über einen bestimmten Zeitraum vorgelegt werden können. Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen hingegen fristgerecht wieder gelöscht werden. Ein DMS unterstützt Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem es Sie an Lösch-, aber auch an Aufbewahrungsfristen erinnert.
Mit einer DMS-Lösung kann zudem festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Informationen erhält. So verhindern Sie, dass unbefugte Mitarbeiter interne Personalangelegenheiten oder geheime Unterlagen einsehen können.
Eine weitere wichtige Funktionalität der DMS-Software ist die Versionsverwaltung. Erkennen Sie auf einen Blick, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt ein Dokument angepasst hat. Auf diese Weise arbeiten alle Stellen im Unternehmen mit denselben validen Dokumenten. Das führt dazu, dass Dokumente weniger fehlerbehaftet sind oder Dubletten kursieren.
Ein Dokumentenmanagementsystem gewährt mehr Transparenz und verbessert die Controlling-Möglichkeiten für alle Nutzer. Alle Dokumente werden von der Erstellung bis zur endgültigen Version abgelegt und der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments ist in jeder gespeicherten Version nachvollziehbar. Veränderungen an einem Dokument können so protokolliert werden. Gleichzeitig lässt sich eine solche Einstellung leicht rückgängig machen, sodass ein Dokument im Originalzustand betrachtet werden kann.
Egal ob als Cloud-Lösung, on-premises oder in einer hybriden Form, jede Variante hat ihre eigenen Vor- und Nachteile und es ist Ihnen überlassen, wie Sie Ihr Dokumentenmanagement-System nutzen möchten. Gerne stehen wir Ihnen bei dieser Entscheidung auch beratend zur Seite.
Fazit
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ist für viele Unternehmen der erste, wichtige Schritt in Richtung einer ganzheitlichen, digitalen Strategie. Insbesondere für produzierende KMU bietet sich ein professionelles DMS-System, das in ein ERP-System integriert wird, an.
Mithilfe unserer ganzheitlichen Branchenlösung unitop passen wir Ihre betrieblichen Prozesse individuell an, damit Sie für Ihr Unternehmen und Ihren Bedarf das bestmögliche Ergebnis erzielen.
Die Vorteile im Überblick:
Gerne begleiten wir Sie Schritt für Schritt bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in Ihrem Unternehmen. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.
Sprechen Sie uns gerne an!