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Gestalten Sie Ihre Organisation effizient und transparent

unitop NPO Verband – die ganzheitliche Verbandssoftware

Mit unitop NPO Verband können Sie nicht nur Ihr Tagesgeschäft, sondern auch Ihr Dokumentenmanagement und Ihre Finanzbuchhaltung auf Basis einer Datenbank abwickeln.

Als Verband bewältigen Sie ein breites Spektrum an Aufgaben: Sie verwalten Mitglieder und Gremien, Sie organisieren und realisieren Veranstaltungen, Sie berechnen und verbuchen Beiträge und Seminargebühren und vieles mehr.

Effizient und zukunftssicher

unitop NPO Verband ermöglicht es Ihnen, Ihre Vision von einer effizienten und transparenten Organisation zu verwirklichen. Denn unitop NPO Verband ist die ganzheitliche Verbandssoftware, bei der Sie alle Aufgaben auf Basis einer Datenbank lösen. Eine Entscheidung für unitop bedeutet eine Entscheidung für harmonisierte Prozesse und Reduzierung von Fehlern und Doppelarbeit.

unitop NPO Verband ist eine zertifizierte und zukunftssichere Verbandssoftware, deren Qualität von Microsoft regelmäßig überprüft und von der GOB kontinuierlich weiterentwickelt wird. Dank skalierbarem Aufbau ist sie für jede Organisationsgröße geeignet – auch für Ihre.

Die Adressverwaltung von unitop NPO Verband ist mehr als nur ein CRM – es ist das verbandsspezifische Beziehungsmanagement für Ihre Organisation. Hinterlegen Sie zu jedem Kontakt beliebig viele Adressen und bestimmen Sie, über welche Adresse Sie bevorzugt korrespondieren wollen. Verknüpfen Sie mehrere Kontakte miteinander und legen Sie fest, in welcher Beziehung die Kontakte stehen. Jeder Kontakt wird im System nur ein einziges Mal angelegt und dank der integrierten Dublettenprüfung macht unitop NPO Sie aufmerksam auf bereits bestehende Kontakte. Planen Sie außerdem Ihre Aktivitäten über die Aufgabenverwaltung und lassen Sie sich über systeminterne Workflows an wichtige Aufgaben erinnern.

Dank phonetischer Suche finden Sie in Ihrer Verbandssoftware jeden Kontakt auf Anhieb – unabhängig von der Größe Ihres Adressbestands. Auf der übersichtlichen Kontaktkarte pflegen Sie komfortabel alle Daten eines Kontakts. Über die Cockpit-Funktion sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um ein Mitglied, einen Gremienteilnehmer oder zum Beispiel einen Seminarteilnehmer handelt.

Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren.

Mit unitop NPO Verband erhalten Sie ein vollständiges und professionelles Dokumentenmanagementsystem. Es reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem diese ausgehende und eingehende Korrespondenz wie zum Beispiel Eingangspost oder E-Mails mithilfe des Dokumentenmanagements vorgangs- und kontaktbezogen ablegen. Darüber hinaus unterstützt Ihre Verbandssoftware die Versionierung von Dokumenten, damit Sie insbesondere bei der Erstellung komplexer Dokumente wie Vertragswerke stets an der aktuellen Version arbeiten. Außerdem können Sie Dokumente unveränderlich archivieren.

Die Finanzbuchhaltung Ihrer Verbandssoftware unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens.

Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten, so dass Sie Verein und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (WGB) sowie etwaige weitere Mandanten sauber voneinander trennen können. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen – zum Beispiel, wenn der WGB dem Verein eine Dienstleistung berechnet. Darüber hinaus unterstützt Sie Ihre Verbandsverwaltung bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der E-Bilanz.

Neben der Hauptbuchhaltung wickeln Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr ab. Die SEPA-Anforderungen werden von der Verbandssoftware unitop NPO Verband vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang ab.

Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GOB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mehr Informationen rund um die Finanzbuchhaltung von unitop finden Sie hier:

Finanzbuchhaltung von unitop

Sie verwalten Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise? Mit der Gremienverwaltung der Verbandsverwaltung unitop erfassen Sie diese – einschließlich Teilnehmern, Funktionen sowie Eintritts- und Austrittsdaten. So wissen Sie stets, wer welche Rolle innehat bzw. -hatte.

Sie möchten mit Ihren Gremien oder einzelnen Mitgliedern kommunizieren? Auch dies erledigen Sie aus diesem Modul Ihrer Verbandssoftware heraus. Hinterlegt wird Ihre Korrespondenz sowohl beim Gremium als auch bei jedem Gremiumsteilnehmer. Außerdem erfassen Sie hier Ihre Sitzungen, denen Sie neben Daten, Orten und Tagesordnungen auch alle Teilnehmer oder ggf. abgesandte Vertreter zuordnen können.

Sofern Sie Ihren Sitzungsteilnehmern Anfahrts- oder Aufwandsentschädigungen vergüten, können Sie diese direkt aus der jeweiligen Sitzungsübersicht anweisen. Durch die in Ihre Verbandssoftware integrierte Finanzbuchhaltung werden diese automatisch beim nächsten Zahllauf berücksichtigt.

Ganz gleich, ob Sie postalische oder digitale Mailings organisieren – in der Kampagnenverwaltung von unitop NPO Verband greifen Sie auf Ihren gesamten Datenbestand zu und selektieren diesen individuell. Dabei werden Sie von intuitiven Abläufen sowie einer komfortablen Selektionsmaske unterstützt. Definierte Selektionskriterien können Sie speichern und bei künftigen Mailings erneut verwenden. 

Haben Sie eine Selektion erstellt, dann können Sie diese mit „Sperrlisten“ abgleichen, um sicherzustellen, dass nur freigegebene Kontakte angeschrieben werden. Anschließend führen Sie den Druck und Versand Ihres Mailings durch – oder Sie übermitteln die mit Ihrer Verbandssoftware selektierten Kontakte an den ausführenden Versanddienstleister.

Die Kostenrechnung Ihrer Verbandssoftware bietet Ihnen nicht nur eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, sondern auch ein Controlling-Instrument, mit dem Sie beliebig viele Dimensionen (zum Beispiel KST, KTR, Region, Aktion etc.) auswerten können. Die einzelnen Dimensionen lassen sich miteinander kombinieren und hierarchisch anordnen, so dass sie Ihren Anforderungen an die Kostenrechnung entsprechen. Außerdem können Sie jede Dimension budgetieren – für eine komfortable Planung Ihres Haushalts.

Als Verband oder Verein erbringen Sie Leistungen für Ihre Mitglieder, wofür Sie einen Mitgliedsbeitrag erhalten. Gemäß Satzungszweck kann dies ein einfacher Staffelbeitrag sein, ein anhand von Hebesätzen berechneter Beitrag oder auch ein komplexer Strukturbeitrag. Die Mitgliederverwaltung der Verbandssoftware unitop NPO Verband unterstützt Sie in jedem Fall mit Berechnungsautomatismen – unter einer komfortablen Oberfläche. Darüber hinaus haben Sie stets alle Neumitglieder sowie bevorstehende Ehrungen und Geburtstage im Blick. Beste Voraussetzungen für die maßgeschneiderte Betreuung Ihrer Mitglieder.


Mit dem Projektmanagement erhalten Sie eine Funktion, die Sie bei der Planung, Durchführung und Abwicklung von internen und externen Projekten unterstützt, zum Beispiel bei einer Beratungstätigkeit Ihres Verbands oder Vereins.

Erfassen Sie diverse Stammdaten zu Ihrem Projekt, wie beispielsweise Laufzeit, Projektstatus, beteiligte Kontakte oder Abrechnungsinformationen. Definieren Sie die einzelnen Projektschritte durch sogenannte Projektaufgaben und weisen Sie jeder Projektaufgabe die benötigten Ressourcen zu. Auch bei der Abrechnung, zum Beispiel von externen Projekten, werden Sie von Ihrer Verbandssoftware komfortabel unterstützt.

Mit der integrierten Raum- und Ressourcenplanung organisieren sich die Lokalitäten Ihrer Veranstaltungen schneller als je zuvor – intern und extern. Sie hinterlegen für Ihre Räume Ausstattungsmerkmale und Bestuhlungsvarianten und bestimmen mittels eines frei definierbaren Zeitrasters, wann Ihre Räume belegt werden dürfen.

Die grafische Raum- und Ressourcenübersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, in welchen Räumen welche Veranstaltungen stattfinden und wo Ihre Beamer, Notebooks und Moderatorenkoffer im Einsatz sind. Komfortable Umbuchungsfunktionen unterstützen Sie bei Planänderungen – mit dem Ziel, schnell zu einer aktualisierten Veranstaltungsplanung zu gelangen.

Wenn Sie Spenden verwalten müssen, können Sie dies ab jetzt mit unitop NPO Verband tun, denn unitop NPO enthält ein professionelles Instrument zur Verbuchung, Quittierung und Bedankung von Spenden. Es spart Ihnen nicht nur Zeit bei der Bearbeitung von Spenden – es gewährleistet zudem, dass Ihre Zuwendungsbescheinigungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Sie erhalten jährlich mehr als 2.500 Einzelspenden? Dann sollten Sie sich auch über unitop NPO Fundraising informieren.


Sie bieten Ihren Mitgliedern Seminare oder Veranstaltungen an? Das Veranstaltungsmanagement von unitop NPO Verband unterstützt Sie umfassend – von der Planung bis zur Abrechnung. So profitieren Sie bei der Planung von veranstaltungsspezifischen Checklisten. Sie möchten eine Veranstaltung kalkulieren? Dann budgetieren Sie alle Erlös- und Aufwandspositionen und lassen sich die Gewinnschwelle Ihrer Veranstaltung vom System berechnen.

Natürlich können Sie Ihren Ereignissen Teilnehmer, Referenten, Räume und Ressourcen, wie zum Beispiel Beamer und Catering, zuordnen. Sollte ein Teilnehmer absagen, bearbeiten Sie dies mit den komfortablen Umbuchungs- und Stornierungsfunktionen. Die Korrespondenz rund um Ihre Veranstaltung erzeugen Sie ebenfalls mit dem Veranstaltungsmanagement – von der Anmeldebestätigung über die Teilnehmerliste bis hin zur Rechnung und Teilnahmebestätigung.


Ganz gleich, ob Sie wenige Artikel in Ihrer Organisation verwalten oder über mehrere Läger verfügen: Die Warenwirtschaft von unitop NPO unterstützt Sie professionell.

Hinterlegen Sie zu Ihren Artikeln lieferantenbezogene Einkaufspreise sowie Verkaufspreise nach Kundengruppen (zum Beispiel Mitglieder). Anhand von Mindestmengen unterstützt Sie das System mit Bestellvorschlägen, so dass Sie immer die richtige Anzahl von Artikeln vorrätig haben. Aufträge erfassen Sie manuell – oder automatisch per Schnittstelle, zum Beispiel aus Ihrem Online-Shop.

Wenn Sie einen Auftrag kommissioniert haben, unterstützt Sie die Warenwirtschaft beim Versand, so dass Ihre Mitglieder und Kunden schnellstmöglich die bestellten Waren erhalten. Sollte es einmal zu einer Reklamation kommen, wickeln Sie diese komfortabel über Ihre integrierte Warenwirtschaft ab.

Die Workflow-Steuerung Ihrer Verbandssoftware unterstützt alle Arbeitsabläufe, an denen mehrere Mitarbeiter mitwirken – zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Erstellung und Unterzeichnung von Seminarteilnahmebestätigungen. Dabei gewährleistet sie, dass die definierten Aufgaben rechtzeitig in der richtigen Reihenfolge erledigt werden; Ihre Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Insbesondere bei zeitkritischen Prozessen oder Freigabeverfahren leistet die Workflow-Steuerung Ihrer Software für Verbände wertvolle Dienste.

Customer-Relationship-Management

CRM für Vereine und Verbände – Kontakte effektiv verwalten

Ein CRM-System ist in der unitop Lösung enthalten

Benötigen Sie eine Software-Lösung mit 360-Grad-Sicht auf die wichtigsten Funktionen für Vereine und Verbände? Welche Funktionen benötigen Sie, um Ihren Erfolg noch mehr zu steigern und reicht ein klassisches CRM-System überhaupt aus, um den Anforderungen und Bedürfnissen von Vereinen und Verbänden gerecht zu werden?

Was Sie benötigen, ist eine 360-Grad-Sicht, dargestellt in einer Software, die zu den genannten Funktionen eines CRM-Systems auch noch weitere wichtige Funktionen beinhaltet. unitop NPO Verband von der GOB Software & Systeme ist eine ERP-Software, abgestimmt auf die Branche NPO Verband, welche Ihnen diese Erweiterungen bietet. Die GOB Software & Systeme vereint daher die Vorzüge von Microsoft 365 mit einem umfangreichen und zukunftssicheren Verwaltungssystem.

CRM Funktionen für Verbände und Vereine

Kundenstimmen

Das sagen unsere langjährigen Partner über uns und unitop.

Keine Insellösungen

Mehr Funktionen für Ihren Erfolg als Verband oder Verein

unitop NPO Verband bietet Ihnen mehr als ein klassisches CRM-System.

Neben den Funktionen eines klassischen CRM-Systems leistet unitop noch vieles mehr. Zudem benötigen Sie neben unitop in der Regel keine weiteren Insellösungen. Sie erhalten ein Rundum-Sorglos-Paket in Form unserer Software-Lösung und verwalten alles in ein und demselben System.

unitop NPO Verband unterstützt Sie dabei umfassend, von der Erstellung und Verwaltung Ihrer Mitglieder, Ihrer Gremien und Veranstaltungsteilnehmer über das Planen von zielgerichteten Kampagnen bis hin zur Abrechnung und Buchung der Mitgliedsbeiträge.

Sie wollen unsere ganzheitliche Verbandssoftware unitop kennenlernen?

Software-Features

Erstklassige Infrastruktur und Arbeitsumgebung

3D Kugel

Individuelle Oberflächengestaltung

Nur die Informationen anzeigen, die Ihre Mitarbeiter für ihr Tagesgeschäft benötigen? Mit unitop NPO kein Problem. Um Ihre Effizienz und Entscheidungssicherheit zu steigern und die Nutzung von unitop NPO weiter zu vereinfachen, setzen wir auf die sogenannte Rollenpersonalisierung. Sie sorgt dafür, dass Sie in der Oberfläche Ihrer Organisationsverwaltung nur die Informationen sehen, die Sie im Tagesgeschäft tatsächlich benötigen. Dank Microsoft-Look-and-Feel wirkt sie auf Anhieb vertraut und ist einfach zu bedienen.

Stabiler Betrieb

unitop NPO ist derart ausgereift, dass sie die Abläufe in Ihrer Organisation wie keine zweite Software in Standardfunktionen abbildet. Diese hohe Standardisierung beschleunigt die Einführung und begünstigt einen stabilen Dauerbetrieb, leichte Aktualisierung und Wartung sowie bei Bedarf kostengünstiges Hosting in der Cloud. Dass unitop NPO auf Wunsch leicht an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden kann, versteht sich von selbst.

Komfortable Nutzung

Mit unitop NPO genießen Sie den Komfort und die Transparenz einer ganzheitlichen Software für Ihre Organisation, bei der Sie alle Microsoft-Anwendungen bequem in der unitop Oberfläche nutzen können. Externe Programme können unkompliziert über Webservices angebunden werden.

Weltweiter Datenzugriff

Da Sie das Tagesgeschäft vollständig aus unitop NPO heraus abwickeln, haben Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und Datenquellen Ihrer Organisation – an jedem Ort der Welt, mit jedem Endgerät.

Ansprechpartner

Ihr Ansprechpartner für den Bereich Verband

Fallbeispiele & Referenzen

Die Verbandssoftware unitop hat die optimale Unterstützung auf Lager

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