Dokumentenmanagement
mit unitop-Software
Dokumente, Belege & Kommunikation integriert verwalten
Dokumente entstehen heute an vielen Stellen: in der Finanzbuchhaltung, im Einkauf, im Verkauf, in Projekten, in der Kommunikation mit Kunden, Mitgliedern, Lieferanten oder Partnern. Wenn Unterlagen verteilt abgelegt werden, Belege manuell versendet werden oder wichtige Informationen nicht im richtigen Prozesskontext verfügbar sind, entstehen Suchaufwand, Medienbrüche und unnötige Rückfragen.
Mit unitop verbinden Sie Dokumentenmanagement, Belegprozesse und Kommunikation in einer integrierten Lösung. Elektronische Dokumente lassen sich datenbankgestützt verwalten, archivieren und unternehmensweit zugänglich machen. Für belegbezogene Abläufe steht Ihnen eine Beleg- und Kommunikationszentrale zur Verfügung, mit der Sie Belege strukturiert verwalten, bearbeiten, automatisiert erstellen und per E-Mail versenden können.
Wir machen Dokumente nutzbar
Ihre Vorteile mit einem integrierten Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement entfaltet seinen größten Nutzen, wenn Dokumente nicht isoliert abgelegt werden, sondern im Zusammenhang mit den täglichen Geschäftsprozessen verfügbar sind. In unitop können elektronische Dokumente, Belege und Kommunikationsprozesse im ERP-Kontext betrachtet werden. Das erleichtert die Suche nach Informationen, verbessert die Nachvollziehbarkeit und unterstützt Teams dabei, mit einer gemeinsamen Informationsbasis zu arbeiten.
Typische Vorteile sind:
Leistungsumfang
Dokumentenmanagement-Funktionen in unitop
Mehr als eine digitale Ablage
Dokumentenmanagement im ERP-Prozess statt isolierter Dateiablage
Ein DMS wird häufig zuerst als digitale Ablage verstanden. Für viele Organisationen reicht das jedoch nicht aus. Entscheidend ist, dass Dokumente dort verfügbar sind, wo sie im Prozess gebraucht werden: bei Belegen, Vorgängen, Kunden- oder Mitgliederdaten, Rechnungen, Aufträgen, Projekten oder interner Kommunikation.
unitop basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und verbindet Dokumentenmanagement mit branchenspezifischen ERP-Prozessen. Ihre Dokumente, Belege und Kommunikationsinformationen bleiben somit im jeweiligen Prozesskontext verfügbar. Das reduziert den Suchaufwand und vermeidet getrennte Ablagen in verschiedenen Systemen oder Ordnerstrukturen.
Belegversand & Kommunikation zentral steuern
Im täglichen Belegversand müssen Dokumente erstellt, ergänzt, versendet und später wiedergefunden werden. Die in unitop integrierte Beleg- und Kommunikationszentrale unterstützt diesen Ablauf: Belege lassen sich strukturiert verwalten, bearbeiten, automatisiert erstellen und per E-Mail versenden. Anhänge können gezielt hinzugefügt oder pro Belegart hinterlegt werden – zum Beispiel bei Rechnungen, Mahnungen oder weiteren geschäftsrelevanten Dokumenten.
Elektronische Dokumente archivieren & bereitstellen
Mit dem in unitop integrierten DMS können Sie elektronische Dokumente verwalten, archivieren und unternehmensweit zugänglich machen.
Die Anbindung der Archivierung richtet sich nach Ihrer bestehenden IT-Umgebung und kann zum Beispiel über SharePoint, eine dateibasierte Ablage oder externe Dokumentenmanagement-Systeme erfolgen.
Einsatzbereiche
Dokumentenmanagement mit unitop im Arbeitsalltag
Dokumentenmanagement ist überall dort relevant, wo Unterlagen nicht nur abgelegt, sondern im richtigen Prozesszusammenhang genutzt werden müssen. Besonders wichtig ist das in Organisationen mit vielen Belegen, Kommunikationsvorgängen, Nachweisen, Projektdokumenten oder bereichsübergreifenden Abläufen.
Rechnungen, Mahnungen und weitere finanznahe Belege können strukturierter bereitgestellt und im jeweiligen Prozesskontext betrachtet werden.
Belege, E-Mails und Dokumente rund um Aufträge, Reklamationen oder Folgeprozesse lassen sich nachvollziehbarer verwalten und wiederfinden.
Dokumente und Kommunikation können im Zusammenhang mit Kontakten, Organisationen und Vorgängen betrachtet werden. So entsteht ein vollständigeres Bild relevanter Beziehungen und Aktivitäten.
Wenn mehrere Belege, Dokumente, Aktivitäten und externe Dienstleister beteiligt sind, hilft ein strukturierter Vorgangskontext dabei, Informationen zentral zu sammeln und nachvollziehbar zu halten.
Interne Dokumente, Nachweise, Protokolle und allgemeiner Schriftverkehr lassen sich strukturierter verwalten und im jeweiligen Arbeitskontext bereitstellen. So bleiben wichtige Informationen für berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller auffindbar.
Zeichnungen, Zeugnisse, Zertifikate und Nachweise sind in fertigungsnahen Prozessen wichtige Informationsgrundlagen. unitop bietet dafür spezialisierte Funktionen. Mit der Zeichnungs- und Zeugnisverwaltung lassen sich technische Dokumente im Arbeitsalltag strukturiert bereitstellen und mit angrenzenden Prozessen im Bereich Fertigung und Produktdatenmanagement verbinden.
Dokumentenmanagement mit weiteren unitop-Prozessen verbinden
Dokumentenmanagement ist kein isolierter Fachbereich. In der Praxis berührt es viele Prozesse: Finanzbuchhaltung, Auftragsmanagement, CRM, Mitgliederverwaltung, Spendenprozesse, Veranstaltungen, Projekte oder Servicevorgänge. Deshalb sollte eine DMS-Lösung nicht nur Dokumente speichern, sondern Informationen dort verfügbar machen, wo sie benötigt werden.
Mit unitop arbeiten Sie in einer integrierten ERP-Umgebung, in der Dokumente, Belege und Kommunikation mit weiteren Geschäftsprozessen zusammenspielen können. Dadurch lassen sich Medienbrüche reduzieren und Informationen besser im Arbeitskontext nutzen.
Ihr Ansprechpartner
Lassen Sie uns über Ihr Dokumentenmanagement sprechen
Sie möchten Dokumente, Belege und Kommunikation strukturierter verwalten und stärker mit Ihren ERP-Prozessen verbinden? Dann zeigen wir Ihnen gerne, wie unitop Sie beim integrierten Dokumentenmanagement unterstützen kann – passend zu Ihren Prozessen, Ihrer Branche und Ihrer bestehenden IT-Landschaft.
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement mit unitop
Was ist Dokumentenmanagement mit unitop?
Dokumentenmanagement mit unitop bezeichnet die Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung elektronischer Dokumente im Zusammenhang mit ERP-Prozessen. Dazu gehören insbesondere das in unitop integrierte DMS sowie die Beleg- und Kommunikationszentrale für dokumenten- und belegbezogene Abläufe.
Welche Rolle spielt die Beleg- und Kommunikationszentrale?
Die Beleg- und Kommunikationszentrale unterstützt dabei, Belege zentral zu verwalten, zu bearbeiten, automatisiert zu erstellen und per E-Mail zu versenden. Anhänge können manuell ergänzt oder pro Belegart hinterlegt werden.
Welche Archivierungsarten unterstützt unitop DMS?
Die Archivierung kann in unitop passend zur bestehenden IT-Umgebung angebunden werden – zum Beispiel über SharePoint, Dateihandling oder externe Dokumentenmanagement-Systeme.
Welche Dokumente lassen sich mit unitop verwalten?
Mit unitop können elektronische Dokumente und Belege im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen verwaltet, archiviert und bereitgestellt werden. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Mahnungen, E-Mails, Anhänge, Projekt- oder Vorgangsdokumente sowie weitere geschäftsrelevante Unterlagen.
Welche Aufgaben übernimmt ein Dokumentenmanagement-System?
Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt unter anderem dabei, Dokumente zu erfassen, zu strukturieren, zu suchen, bereitzustellen und zu archivieren. Eine ausführliche Übersicht finden Sie in unserem Ratgeber „Dokumentenmanagement-System: Definition, Funktionen & Vorteile“.