Spendenverwaltung &
Fundraising-Management mit unitop
Spenden, Spender & Fundraising-Prozesse in einer integrierten Softwarelösung verwalten
Spendenorganisationen, Stiftungen und gemeinnützige Einrichtungen arbeiten mit unterschiedlichen Formen der Mittelgewinnung: klassische Geld- und Sachspenden, Anlassspenden, regelmäßige Spenden, Projektförderungen, Erbschaftsfundraising sowie Geldauflagen im Strafverfahren zugunsten gemeinnütziger Einrichtungen. Damit daraus verlässliche Prozesse entstehen, braucht es mehr als Kontaktlisten oder Excel-Tabellen.
Mit unserer ganzheitlichen Fundraising-Lösung unitop verbinden Sie Spenden-, Spender- und Fundraising-Management mit den angrenzenden Verwaltungs- und Finanzprozessen. Alle relevanten Informationen und Abläufe, vom Spendeneingang über die Mittelgewinnung und Mittelverwendung bis zur Bedankung des Spenders, werden in einem integrierten System transparent abgebildet. So behalten Ihre Teams besser im Blick, welche Spenden eingegangen sind, welche Kontakte betreut werden, welche Zuwendungsbestätigungen auszustellen sind, wie sich Spenderbeziehungen entwickeln und welche Erbschafts-, Geldauflagen oder Bußgeldfälle weiterbearbeitet werden müssen.
Wir machen Technologie nutzbar
Spendenverwaltung ohne Medienbrüche in unitop abbilden
Spendenverwaltung ist eng mit Kontaktpflege, Kommunikation, Buchhaltung, Nachweisen und Auswertungen verbunden. Im Fundraising-Alltag müssen Spenden, Kontakte, Aktionen, Mittelverwendung und Zuwendungsbestätigungen (ZWB) zuverlässig zusammenspielen – gerade dann, wenn langfristige Spenderbeziehungen entstehen sollen.
Wenn Spenderdaten, Spendeneingänge, Zuwendungsbestätigungen, Dankbriefe, Fundraising-Aktivitäten und Finanzinformationen in unterschiedlichen Systemen oder Tabellen gepflegt werden, entstehen schnell Medienbrüche. Informationen müssen doppelt erfasst werden, Zuordnungen sind schwer nachvollziehbar und Auswertungen kosten unnötig viel Zeit.
Eine integrierte Software für die Spendenverwaltung unterstützt Organisationen dabei, diese Prozesse zusammenzuführen. Sie schafft eine verlässliche Datenbasis für Fundraising, Verwaltung, Finanzbuchhaltung und Kommunikation.
Typische Herausforderungen aus dem Fundraising-Alltag:
Gemeinsam. Stabil. Wachsen.
Mehr Transparenz für Spenden, Fundraising & Geldauflagen
Mit unitop lassen sich zentrale Spenden- und Fundraising-Prozesse im Zusammenhang betrachten. Organisationen erhalten eine integrierte Arbeitsumgebung, in der Spenden nicht isoliert erfasst werden, sondern direkt mit Spenderinformationen, Aktionscodes, Mittelverwendungen, Zuwendungsbestätigungen, Dankbriefen und Finanzprozessen verbunden sind. Das unterstützt besonders Organisationen, die unterschiedliche Spendenarten und Fundraising-Aktivitäten abbilden möchten – von Geld- und Sachspenden über Anlassspenden bis hin zu Geldauflagen, Erbschaftsfundraising und projektbezogenen Förderprozessen.
Typische Vorteile sind:
Leistungsumfang
Von Spendenverwaltung bis Geldauflagen: unitop-Funktionen für Ihre Fundraising-Prozesse
Vom Spendeneingang bis zur Zuwendungsbestätigung
Wie Spendenverwaltung in unitop funktioniert
Spendenprozesse beginnen häufig mit einem Zahlungseingang, einer manuellen Erfassung oder einer Sachspende. In unitop werden Spendendaten mit Kontakt, Aktionscode und Mittelverwendung verknüpft. Bei der Auswahl des Aktionscodes werden Mittelverwendung und Sachkonto automatisch gefüllt.
Nach der Buchung entsteht ein Spendenposten, der am Kontakt nachvollziehbar bleibt. Für die Kommunikation können Dankbriefe und Zuwendungsbestätigungen über den Dank- und ZWB-Lauf verarbeitet werden. Auch besondere Fälle wie offene Spendeneingänge, unbekannte Spenderadressen, Anlassspenden, Rücküberweisungen oder Umbuchungen lassen sich im Prozess berücksichtigen.
Geldauflagen & Bußgeld-Fundraising
Geldauflagen & Bußgeld-Fundraising verwalten
Für viele gemeinnützige Einrichtungen sind Geldauflagen im Strafverfahren ein wichtiger Bestandteil der Mittelgewinnung. Mit dem Bußgeldmanagement in unitop können Sie entsprechende Vorgänge nachvollziehbar verwalten. Bußgeldfälle enthalten unter anderem Aktenzeichen, Behörde, Entscheiderinnen und Entscheider, Zahlungsmodalitäten sowie Büßerinformationen. Büßerinnen und Büßer werden nicht als Kontakt angelegt, sondern lediglich im Bußgeldfall geführt und über das Aktenzeichen eindeutig zugeordnet.
Auf Basis der hinterlegten Zahlungsinformationen können Raten automatisch ermittelt, im Ratenplan dargestellt und als Bußgeldposten gebucht werden.
Offene Zahlungseingänge und Bußgeldposten können einem Bußgeldfall zugeordnet und mit einer oder mehreren Raten ausgeglichen werden. Zahlungen, die fälschlicherweise im Bußgeldmanagement verarbeitet wurden oder zurücküberwiesen werden müssen, können unter bestimmten Voraussetzungen umgebucht werden.
Aus dem Bußgeldfall heraus können Aktivitäten für Behörden oder Entscheiderinnen und Entscheider erstellt werden, zum Beispiel für Briefe, E-Mails oder Telefonate. Für wiederkehrenden Schriftverkehr können benutzerdefinierte Berichtslayouts genutzt werden. Jeder Bußgeldfall verfügt über eine eigene Historie, sodass Vorgänge, Raten und Zahlungen nachvollziehbar dokumentiert bleiben.
Spenderbeziehungen stets im Blick
Spenderbindung & Fundraising-Management gezielt unterstützen
Professionelles Fundraising braucht eine verlässliche Datengrundlage. Organisationen müssen erkennen können, welche Spenderinnen und Spender regelmäßig aktiv sind, welche Kontakte neu gewonnen wurden, wie sich Spendenhöhen entwickeln und welche Beziehungspflege sinnvoll ist. unitop unterstützt diese Einordnung unter anderem durch die Pflege des Spenderstatus, die nachvollziehbare Spendenhistorie und die RFM-Analyse. Dabei wird das Spendenverhalten der letzten drei Jahre betrachtet und nach Aktualität, Häufigkeit und Höhe der Spenden bewertet. Auf dieser Basis lassen sich Spenderinnen und Spender differenzierter betrachten und gezielter betreuen.
So wird Spendenverwaltung zur Grundlage für Fundraising-Management: Informationen werden nicht nur abgelegt, sondern für Kommunikation, Segmentierung, Betreuung und strategische Weiterentwicklung nutzbar gemacht.
Neben klassischen Spenden und Geldauflagen arbeiten viele Organisationen mit projektbezogenen Mitteln. unitop unterstützt Sie dabei, Ihre Fundraising-Projekte mit relevanten Informationen zu verwalten – etwa Projektinformationen, Projektaufgaben, Buchungen, Finanzierungspartner und Projektbeteiligte.
Je nach Prozess lassen sich Planung, Bewilligung, Zahlung und Nachweise im Projektkontext nachverfolgen. Das ist besonders dann hilfreich, wenn Mittel nicht nur eingenommen, sondern zweckbezogen eingesetzt und gegenüber internen oder externen Stellen dokumentiert werden müssen.
Spendenverwaltung ist eng mit kaufmännischen und organisatorischen Prozessen verbunden. Sobald Spenden, Zuwendungsbestätigungen, Geldauflagen, Rücküberweisungen, Sachkonten, Mittelverwendungen oder projektbezogene Nachweise zusammenspielen, reicht eine isolierte Datenhaltung oft nicht mehr aus.
unitop basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und verbindet branchenspezifische Anforderungen mit einer integrierten ERP-Grundlage. Dadurch können Spenden- und Fundraising-Prozesse im Zusammenhang mit Finanzinformationen, Projekten, Dokumenten und weiteren Organisationsabläufen betrachtet werden.
Das schafft eine verlässliche Basis für Organisationen, die Fundraising nicht nur kommunikativ, sondern auch prozessual und kaufmännisch professionell steuern möchten.
Für wen eignet sich die Lösung?
Spendenverwaltung & Fundraising-Management für gemeinnützige Organisationen
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Organisationsform, Mittelstruktur und Fundraising-Schwerpunkt. unitop eignet sich besonders für Organisationen, die Spendenverwaltung, Fundraising-Prozesse, Geldauflagen und Verwaltung nicht getrennt betrachten möchten und auf der Suche nach einer integrierten Softwarelösung sind.
Ihr Ansprechpartner
Lassen Sie uns über Ihre Spendenverwaltung sprechen
Sie möchten Ihre Spendenverwaltung professionalisieren, Fundraising-Prozesse besser steuern oder Ihre Bußgeldverwaltung und Fundraising-Projekte transparenter abbilden? Dann lohnt sich der Blick auf unsere integrierte Lösung, die Spenderverwaltung, Spendenposten, Dankbriefe, Zuwendungsbestätigungen, Geldauflagen, Projektbezüge und Finanzinformationen zusammenführt.
Gerne zeigen wir Ihnen, wie unitop Ihre Anforderungen im Bereich Spenden- und Fundraising-Management unterstützen kann – passend zu Ihrer Organisation, Ihren Prozessen und Ihrer bestehenden IT-Landschaft.
Häufig gestellte Fragen zur Spendenverwaltung & zum Fundraising-Management
Was ist eine Software für Spendenverwaltung?
Eine Software für Spendenverwaltung unterstützt gemeinnützige Organisationen dabei, Spenden, Spenderdaten, Spendenposten, Zuwendungsbestätigungen, Dankbriefe und Mittelverwendungen zentral zu verwalten. Ziel ist es, Spendenprozesse nachvollziehbar und effizient zu steuern.
Was ist der Unterschied zwischen Spendenverwaltung und Fundraising-Management?
Spendenverwaltung konzentriert sich stärker auf die Erfassung, Verwaltung und Nachverfolgung von Spenden und Spenderdaten. Fundraising-Management umfasst darüber hinaus die systematische Planung, Durchführung und Auswertung von Maßnahmen zur Mittelgewinnung – zum Beispiel Kampagnen, Spenderbindung, Bußgeld- oder Erbschaftsfundraising
Was bedeutet Spenderverwaltung?
Spenderverwaltung bezeichnet die strukturierte Pflege von Informationen zu Spenderinnen und Spendern. Dazu gehören Kontaktdaten, Spendenhistorien, Spenderstatus, Kommunikationsdaten, Zuwendungsbestätigungen und weitere Informationen für die Betreuung.
Welche Spendenarten unterstützt unitop?
Mit dem Spendenmanagement in unitop können Geldspenden und Sachspenden manuell erfasst und gebucht werden. Zusätzlich unterstützt unitop die Verwaltung von Anlass- und Nachlass-Spenden.
Was ist eine RFM-Analyse im Fundraising?
Die RFM-Analyse bewertet Spenderinnen und Spender anhand von Aktualität, Häufigkeit und Höhe ihrer Spenden. Sie unterstützt Organisationen dabei, Spendenverhalten besser einzuordnen und die Spenderbetreuung gezielter auszurichten.
Wie unterstützt unitop die Erstellung von Dankbriefen und Zuwendungsbestätigungen?
unitop unterstützt die Erstellung von Dankbriefen und Zuwendungsbestätigungen. Je nach Einstellung können Einzel- oder Sammel-Zuwendungsbestätigungen erstellt werden. Auch die jährliche Ausstellung kann am Kontakt berücksichtigt werden.
Was ist Bußgeldmarketing?
Bußgeldmarketing beschreibt Aktivitäten, mit denen gemeinnützige Organisationen auf sich aufmerksam machen, um für Geldauflagen bei Gerichten berücksichtigt zu werden.
Wie unterstützt unitop Ihre Bußgeldmanagement-Prozesse?
unitop unterstützt die Verwaltung von Bußgeldfällen mit Aktenzeichen, Behörden, Entscheiderinnen und Entscheidern, Büßerinformationen, Zahlungsmodalitäten, Raten und Bußgeldposten. Zahlungseingänge können Bußgeldfällen und Raten zugeordnet werden.
Wo finde ich grundlegende Informationen zu Spendenverwaltung und Fundraising-Management?
In unserem Ratgeber „Spendenverwaltung und Fundraising-Management einfach erklärt“ erhalten Sie einen kompakten Überblick über zentrale Begriffe, typische Prozesse und wichtige Auswahlkriterien für gemeinnützige Organisationen.