Wie Sie ein ERP-System erfolgreich einführen

Das ist leichter gesagt als getan, denn wann ist der richtige Zeitpunkt?
Führen Sie das ERP-System so früh wie möglich ein. So ersparen Sie sich nicht nur eine Umstellung mit vielen Änderungen nach einer langen Eingewöhnung in ein anderes System, sondern das System kann mit Ihnen wachsen und größer werden.
Hierbei ist es hilfreich, dass die meisten ERP-Systeme modular sind, sodass Sie Ihr System jederzeit um die Funktionen erweitern können, die Sie brauchen.

Wie genau kennen Sie die Prozesse und Strukturen Ihres Unternehmens?
Diese Frage sollten Sie vor der Einführung eines ERP-Systems mit „sehr genau“ beantworten können. Denn nur so können Sie sich für eine passende Lösung entscheiden.
Damit Sie ein System einführen, das nicht überdimensioniert ist, aber alle Ihre Abläufe unterstützt, sollten Sie diese Abläufe sowie Ihre Anforderungen gründlich analysieren.
Priorisieren Sie deshalb Ihre Anforderungen. Hierbei kann es hilfreich sein, folgende Fragen zu beantworten:

• Wie sind die unterschiedlichen Arbeitsabläufe in den verschiedenen Bereichen strukturiert?
• Welche Abläufe sind bereits vollkommen und sollen genauso übertragen werden, wie sie jetzt sind?
• An welchen Stellen lassen sich noch Verbesserungen umsetzen, die Sie mit Ihrer neuen Lösung abbilden können?

Machen Sie sich so eine konkrete Vorstellung, welche Funktionalitäten Ihr neues ERP-System mitbringen soll.

Sie kennen nun Ihre Anforderungen an die neue Lösung, doch welches ERP-System ist das richtige für Ihr Unternehmen? Möglichkeiten gibt es viele.
Entscheiden Sie, ob Sie eine Standard- oder eine Individualsoftware einführen möchten und ob diese cloudbasiert oder on-premises sein soll. Dann entscheiden Sie sich für eine Handvoll an Anbietern, deren Lösungen Sie besser kennenlernen möchten.
Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte in unseren Augen nicht nur flexibel und skalierbar sein. Sie sollten sich auch für eine zukunftsfähige und benutzerfreundliche Lösung entscheiden, deren Anbieter Ihnen unterschiedliche Branchenfunktionen vorstellen kann und einen guten Support bietet sowie erprobt am Markt ist.  
Optimalerweise fällen Sie erst eine Entscheidung, nachdem Sie die Ihnen angebotenen Lösungen gemeinsam mit den Key-Usern aus den unterschiedlichen Bereichen Ihres Unternehmens analysiert und ggf. getestet haben.

Möglichst frühzeitig sollten Sie einen Zeitplan zur Einführung Ihres neuen ERP-Systems erstellen. Hierdurch schaffen Sie nicht nur Klarheit. Sie können zudem Kosten sparen, da Änderungen, die unter Umständen umgesetzt werden müssen, in der Planungsphase deutlich einfacher gemacht werden können. Wichtiger noch als die Erstellung eines reinen Zeitplans ist die Verfügbarkeit der passenden Personen in allen Phasen des Projekts.
Zur Erstellung des Zeit- und Personeneinsatzplans ziehen Sie optimalerweise Ihren Anbieter zu Rate. Dieser wird mit Ihnen gemeinsam die einzelnen Schritte der Einführung Ihrer neuen Lösung definieren und kann Ihnen zudem zuverlässige Angaben darüber machen, wie viel Zeit Sie für die jeweiligen Schritte benötigen, an welchen Stellen es wichtig ist, zusätzliche Pufferzeiten einzubauen und welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt auf der Anbieterseite und in Ihrem Unternehmen greifbar sein sollten.

Für den Erfolg Ihres neuen ERP-Systems ist es von immenser Wichtigkeit, dass es von den Nutzern vollständig akzeptiert wird.
Hierzu kann es hilfreich sein, die Nutzer von Beginn an mit einzubeziehen.
Geben Sie den Nutzern nicht nur Updates zum Status des neuen Systems, sondern beziehen Sie sie aktiv mit in die Ausgestaltung ein, denn sie sind die Experten für Ihre Arbeitsabläufe.
Lassen Sie die Nutzer zudem praxisnah schulen, damit sie bei der Umstellung auf das neue System keine Schwierigkeiten bekommen.
Definieren Sie Ihre Meilensteine genau, damit jeder Mitarbeiter sein persönliches und das allgemeine Ziel kennt.
Um zu den allgemeinen Herausforderungen der Einführung Ihres neuen Systems nicht auch noch Zeitdruck zu bekommen, planen Sie die Zeiten möglichst genau und rechnen Sie auch Pufferzeiten mit ein.

Bei der konkreten Planung Ihrer neuen Lösung sollten Sie sich möglichst nah an den Standardprozessen bewegen. Bei Änderungen sollte gelten: „So viel wie nötig, doch so wenig wie möglich.“
Große Änderungen am System sollten nur dann vorgenommen werden, wenn diese Ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil einbringen. Da sie häufig Folgereaktionen auslösen, die so nicht gewünscht waren, und die Updates auf neue Releases zu größeren Herausforderungen werden, bringen große Systemänderungen häufig mehr Schwierigkeiten als Vorteile mit sich.
Kleine Änderungen, wie beispielsweise ein Datenfeld in einer Maske zu ergänzen, sind dagegen unkritisch und können ohne große Aufwände vorgenommen werden.

Wie Sie bereits erkannt haben, ist die Einführung eines neuen ERP-Systems eine große Herausforderung. Damit das Projekt für alle Beteiligten so angenehm wie möglich abläuft, ist ein breit aufgestelltes Projektmanagement unabdingbar.
Ein Projektmanager mit entsprechenden Kompetenzen zu allen auftretenden Fragen wird die Einführung erleichtern. Sorgen Sie außerdem für ausreichende Arbeitskraft in den einzelnen Bereichen Ihres Unternehmens, damit Sie eine gute Basis für einen reibungslosen Ablauf bei der Einführung Ihres neuen ERP-Systems haben.