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14 Fehler im Projektmanagement

die Sie nicht machen sollten

Was sind die größten Stolpersteine im Projektmanagement?

Ein Projekt erfolgreich abzuschließen – das ist das Ziel eines jeden Projektmanagers. Doch was muss geschehen, damit ein Projekt erfolgreich ist? Kurz gesagt sind Kompetenzen in der Planung und Organisation von Projekten sowie Teamfähigkeit wichtige Erfolgsfaktoren. Denn die gesamte Organisation und Begleitung eines Projekts – vom Anfang bis zum Ende – gehören zu den Hauptaufgaben eines Projektmanagers. Dieser ist für die Koordination zuständig, hat alles im Blick und steuert die Projektbeteiligten.

Flexible Teamzusammensetzung

Teams werden heutzutage flexibel zusammengesetzt, sodass Kompetenzen optimal gebündelt werden. Digitale Vernetzung lautet das Stichwort und ist zurzeit wichtiger denn je. Ob ein Teammitglied aus dem Home-Office arbeitet oder sich im Ausland befindet – all das stellt kein Hindernis für den Erfolg eines Projekts dar. Dabei sind Kollaborationstools wie Microsoft Teams eine große Unterstützung, um alle Teammitglieder, unabhängig vom Standort, virtuell zusammenzubringen und eine strukturierte Arbeitsweise zu gewährleisten.

Fokus ERP-Projekt

Projekte können in vielen verschiedenen Bereichen durchgeführt werden, doch was ist bei einem ERP-Projekt zu beachten? Bevor ein ERP-Projekt gestartet wird, sollte sich der Projektmanager über den Ablauf tiefergehende Gedanken machen. Die Einführung einer neuen Software kann eine äußerst komplexe und anspruchsvolle Aufgabe sein, die oft unterschätzt wird. Darum haben wir für Sie die 14 wichtigsten Fehlerquellen zusammengefasst, die Sie bei solch einem Projekt umgehen sollten.

14 Fehler, die Sie im Projektmanagement nicht machen sollten

Eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten sind fehlende oder unklare Ziele. Eine exakte Zieldefinition ist daher äußerst wichtig. Nur dann ist eine realistische Planung des Projektes möglich.

Klären Sie vorab, wo die Reise hingeht. Anforderungen an die Software sollten klar und deutlich formuliert und an zentraler Stelle dokumentiert werden. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden und garantiert, dass auch genau das entwickelt wird, was gefordert wurde.

Achten Sie unbedingt darauf, dass alle Projektbeteiligten über das nötige Fachwissen verfügen. Das sorgt auch für das nötige Verständnis. Darum achten wir bei der Auswahl unserer Mitarbeiter auf eine gewisse Branchenexpertise. Denn nur so können wir Ihre Bedürfnisse und Erwartungen verstehen und entsprechend umsetzen.

Am Anfang ist die Euphorie groß. Die Anforderungen sind aufgenommen, das Budget ist definiert, der Zeitplan steht und das Team ist auch bereit. Aber wie bei jedem größeren Projekt, kann es auch bei der Einführung einer ERP-Software zu unerwarteten Zwischenfällen kommen. Planen Sie daher Unvorhergesehenes von Anfang an mit ein.

Wenn der Geschäftsführer mit dem Projekt Veränderungen durchsetzen möchte, die von den Mitarbeitern nicht mitgetragen werden, steht das gesamte Projekt schon vor Beginn auf der Kippe. Darum ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an mit einzubeziehen – denn Akzeptanz für neue Arbeitsweisen ist eine wesentliche Grundlage für den nachhaltigen Erfolg einer Veränderung. Deswegen ist unser Team „Digitalisierung und Change-Management“ spezialisiert darauf, den digitalen Wandel im Einklang mit der Organisation und den Mitarbeitern erfolgreich zu gestalten.

Manchmal räumt der Geschäftsführer dem Projekt nicht die nötige Priorität ein. Damit das Projekt gelingen kann, ist es wichtig, dass die Akzeptanz seitens der Geschäftsführung da ist und das Projekt mit der nötigen Wichtigkeit verfolgt wird.

Die Zeitplanung ist zu optimistisch, Aufwand und Komplexität werden unterschätzt. Das Risiko, dass Termine nicht eingehalten werden oder Meilensteine verschoben werden müssen, ist hoch. Planen Sie entsprechend großzügig und denken Sie daran, Zeitpuffer einzubauen.

Bleiben Sie mit Ihrem Implementierungspartner im Gespräch und klären Sie Unstimmigkeiten oder Probleme am besten sofort. Um Rückfragen und Unklarheiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, Anforderungen und Änderungswünsche zu dokumentieren. Hierzu eignen sich speziell entwickelte Portale, wie beispielsweise unitop4sure.

Änderungen in der Struktur der Organisation bzw. des Unternehmens wirken sich schnell auf das Projekt aus. Besonders hoch ist das Risiko, wenn sich die Organisationsstruktur dauernd ändert. Um ein stabiles und funktionierendes System zu entwickeln, sind klare Strukturen und Verantwortlichkeiten entscheidend.

Größere Änderungswünsche verzögern den Projektverlauf. Konzentrieren Sie sich daher auf Ihre Kernprozesse. Ganz nach dem Motto: so wenig wie möglich, so viel wie nötig. Später sind Feinjustierungen immer noch möglich.

Ganz wichtig ist auch die Zusammensetzung des Projektteams. Dabei gilt es, darauf zu achten, welche Kompetenzen das Projekt verlangt und das Team sowie den Projektleiter dementsprechend auszuwählen.

Wichtige Mitarbeiter können einem Projekt aus unterschiedlichen Gründen vorübergehend oder ggf. endgültig nicht mehr zur Verfügung stehen. Eine Zweitbesetzung ist in diesem Fall Gold wert.

Strukturieren Sie das Projekt. Sie wissen nicht wie? Kein Problem. Wie unterstützen Sie dabei – mit unserer IT-Projektmanagementmethodik unitop4sure führen wir Sie in fünf Schritten zum Ziel. Wir arbeiten dabei mit einem sogenannten Phasenkonzept und begleiten Sie durch jede einzelne dieser Phasen. So kommen Sie sicher ans Ziel.

Nicht zuletzt ist eine gründliche Vorbereitung unabdingbar. Was anfangs versäumt wurde, ist anschließend nur schwer wieder aufzuholen. Ganz wichtig hierbei: Testen Sie ausgiebig die Software und prüfen Sie, ob alles funktioniert. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit diese die Software auch sicher bedienen können. Nur wenn Sie und Ihre Mitarbeiter vorbereitet sind, kann der Echtstart gelingen.

Zitat eines Kunden

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