Steigern Sie die Effizienz und Transparenz Ihrer Organisation – mit unitop Fundraising

Das Adressmanagement in unitop Fundraising stellt das speziell für Non-Profit-Organisationen entwickelte Customer-Relationship-Management für Ihre Organisation dar. An dieser zentralen Stelle finden Sie alle Kontakte mit sämtlichen für Sie relevanten Daten, die in Ihrer Organisation gepflegt werden. Interessenten, Spender, Fördermitglieder, Partner und sonstige Kontakte.

unitop Fundraising unterscheidet dabei nach Unternehmens- und Personenkontakten, sodass auch komplexe Organisationsstrukturen abgebildet werden können. Alle Module und Funktionen von unitop Fundraising greifen konsequenterweise auf die zentralen Daten aus dem CRM zu. Änderungen oder Ergänzungen an den Daten wirken sich aufgrund des integrierten Ansatzes augenblicklich auf alle Bereiche und Abteilungen Ihrer Organisation aus. Zudem sehen Sie im CRM auch alle für Sie relevanten Informationen aus den anderen Bereichen von unitop Fundraising.

So werden auf der Kontaktkarte des Spenders in flexiblen Info-Boxen Informationen zu Spendenprodukten (z. B. regelmäßige Spenden, Patenschaften etc.), Zahlungen aus der Finanzbuchhaltung, Anzahl von Erbschafts- oder Bußgeldvorgängen sowie die letzte Kontaktaufnahme angezeigt.

Selbstverständlich erfolgt der Zugriff geregelt über die in unitop Fundraising abgebildete Berechtigungsstruktur. Zudem stellt unitop Fundraising Hilfestellungen zur Verfügung, um Tabellen und Tabellenfelder hinsichtlich der potenziell DSGVO-relevanten Inhalte zu klassifizieren und Sie bei der Beauskunftung und Anonymisierung von Daten zu unterstützen.

Ein Spender hat mehrere Adressen? Kein Problem, in unitop lassen sich beliebig viele Adressen erfassen. Bestimmen Sie zudem, über welche Adresse – auch temporär – Sie bevorzugt korrespondieren wollen. Stoßen Sie Dankbriefe direkt aus dem System über die Serienbrieffunktion an und legen Sie Ihre Korrespondenz automatisch in der digitalen Akte beim Kontakt ab.

Selbstverständlich gilt dies auch für Ihre E-Mails aus Microsoft Outlook. Dank der Integrationsmöglichkeit in die Microsoft Office 365-Landschaft wird die Kommunikation zu Ihren Spendern und Förderern nachhaltig gestärkt. Greifen Sie über das Outlook Add-in direkt auf die Stammdaten des Absenders zu und ändern Sie Kontakt- bzw. Spenderinformationen bequem aus Ihrem E-Mail-Programm heraus.

Durch das professionelle Anredemanagement ist sichergestellt, dass die Hinterlegung von akademischen Titeln sowie Vor- und Nachtiteln gewährleistet ist. Ebenso die Hinterlegung von Partnerinformationen sowie die Auswahl der richtigen Anrede, damit Sie Ihre Spender immer korrekt ansprechen. Verknüpfen Sie mehrere Kontakte miteinander und legen Sie fest, in welchen Funktionen die Kontakte in Beziehung stehen. Planen Sie Ihre Aktivitäten über das integrierte Aufgabenmanagement und lassen Sie sich diese auf Ihrem Dashboard übersichtlich in virtuellen Aufgabenstapeln anzeigen.

Die Anlagenbuchhaltung Ihrer Software für die Spendenverwaltung ermöglicht Ihnen die professionelle Verwaltung Ihrer materiellen und immateriellen Anlagen unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Der gesamte Lebenslauf einer Anlage ist per Knopfdruck ersichtlich – ganz gleich, ob es sich um Anschaffungen, Zuschreibungen, Abschreibungen oder Sonderabschreibungen handelt. Anschaffungen kalkulieren Sie, indem Sie mittels Plananlagen verschiedene Szenarien simulieren.

Business Intelligence ist Teil unseres ganzheitlichen unitop Konzepts. Mit unitop BI lassen sich Auswertungen zu sämtlichen Bereichen Ihrer Organisation (z. B. Finanzbuchhaltung, Spendenverwaltung, Veranstaltungsmanagement etc.) erstellen und mit Mitarbeitern zur gemeinsamen Bearbeitung teilen. Als technologische Basis setzen wir dabei auf die BI-Tools TARGIT oder Microsoft Power BI. Ebenfalls lassen sich externe Datenquellen konsolidieren und auswerten. unitop BI zeichnet sich durch eine Vielzahl vordefinierter Analysen aus. Es lassen sich aber auch eigene Analysen durchführen und professionelle Berichte zusammenstellen. Neben den klassischen Diagrammen können Sie auch sogenannte Flächenkartogramme nutzen, um Spendenzahlungen noch schneller zu visualisieren. Erstellen Sie ein automatisiertes Verteilungssystem, aus dem regelmäßig, z. B. per E-Mail, Berichte versendet werden und lassen Sie sich informieren, sobald wichtige Schwellenwerte erreicht werden.

Wie hoch waren Ihre Bußgeldeinnahmen im vergangenen Jahr? Zu niedrig? Viele Spendenorganisationen unterschätzen die Möglichkeiten eines professionellen Bußgeldmarketings zur Gewinnung weiterer Einnahmen für ihre Projekte.

Die Abwicklung Ihrer Bußgeldfälle erfolgt in unitop Fundraising weitestgehend automatisiert. Hierbei ist es unerheblich, ob Sie Bußgeldzahlungen als Einmalzahlung oder in Raten erhalten. Sollten Zahlungen ausbleiben, werden Ihnen diese in einer separaten Übersicht angezeigt. Selbstverständlich steht Ihnen auch die notwendige Statistik für die Oberlandesgerichte zur Verfügung.

Mit unitop Fundraising erhalten Sie ein vollständiges und professionelles Dokumentenmanagementsystem. Es reduziert die Such- und Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter, indem diese ausgehende und eingehende Korrespondenz, wie z. B. Eingangspost oder E-Mails mithilfe des Dokumentenmanagements vorgangs-und kontaktbezogen ablegen.  

Darüber hinaus unterstützt das System die Versionierung von Dokumenten, damit Sie insbesondere bei der Erstellung komplexer Dokumente wie Vertragswerke stets an der aktuellen Version arbeiten. Außerdem können Sie Dokumente unveränderlich archivieren.

Die vollumfängliche Finanzbuchhaltung in unitop Fundraising unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten des internen und externen Rechnungswesens.

Die Hauptbuchhaltung ermöglicht Ihnen die Verwaltung mehrerer Finanzmandanten, sodass Sie Verein und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (WGB) sowie etwaige weitere Mandanten sauber voneinander trennen können. Sie können Mandanten konsolidieren sowie Belege elektronisch zwischen Mandanten austauschen – zum Beispiel, wenn der WGB dem Verein eine Dienstleistung berechnet. Darüber hinaus unterstützt Sie das System bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der E-Bilanz.

Neben der Hauptbuchhaltung können Sie auch das Debitoren- und Kreditorenmanagement sowie den Zahlungsverkehr abwickeln. Die SEPA-Anforderungen werden vollständig erfüllt. Eine Budgetverwaltung, eine Liquiditätsprognose sowie ein umfangreiches Finanzberichtswesen runden den Leistungsumfang dieser Funktion ab.

Die Finanzbuchhaltung ist testiert und entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB). Das Testat stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mehr Informationen rund um die Finanzbuchhaltung von unitop finden Sie hier:

Finanzbuchhaltung mit unitop

Ganz gleich, ob Sie postalische oder digitale Mailings organisieren – in der Kampagnenverwaltung von unitop Fundraising greifen Sie auf Ihren gesamten Datenbestand zu und selektieren diesen individuell. Dabei werden Sie von intuitiven Abläufen sowie einer komfortablen Selektionsmaske unterstützt. Definierte Selektionskriterien können Sie speichern und bei künftigen Mailings erneut verwenden. 

Haben Sie eine Selektion erstellt, dann können Sie diese mit „Sperrlisten“ abgleichen, um sicherzustellen, dass nur freigegebene Kontakte angeschrieben werden. Anschließend führen Sie den Druck und Versand Ihres Mailings durch – oder Sie übermitteln die mit Ihrer Verbandssoftware selektierten Kontakte an den ausführenden Versanddienstleister.

Die Kostenrechnung bietet Ihnen ein effektives Controlling-Instrument. Sie können aktuelle und budgetierte Kosten aus dem operativen Geschäft analysieren, aber auch Analysen nach Abteilungen, Produkten und Projekten durchführen. Die Kostenrechnung synchronisiert Kostendaten mit der Finanzbuchhaltung und verteilt diese anschließend auf verschiedene Kostenstellen und Kostenträger.

Mit der Projektverwaltung erhalten Sie ein professionelles Instrument zur Projektabwicklung, von der Planung bis zur Auszahlung der Projektmittel. Die Projektplanung kann einfach über die Finanzmittel erfolgen, aber auch detailliert auf der Ebene der Ressourcen und Artikel. Aus den Planungswerten werden Finanzbudgets gebildet, die in der Analyseauswertung einen Soll-Ist-Vergleich erlauben.

Die Bewilligung der Projektmittel beginnt mit einem Vorschlag des verantwortlichen Planungsbereichs, durchläuft eine separate Genehmigung und wird mit der Finanzbuchung abgeschlossen.

Die Auszahlung der Mittel ist sowohl in der Hauswährung als auch in einer Fremdwährung möglich.

Im Projektverlauf sind mehrere ergänzende Planungen, Bewilligungen und Auszahlungen möglich. Auf veränderte Projektsituationen kann somit jederzeit reagiert werden und durch eine detaillierte Darstellung bleibt der Geldfluss nachvollziehbar. Jeder Kontakt kann als projektbeteiligte Person hinterlegt werden. Zudem lassen sich projektbezogene Aufgaben hinterlegen, um die Organisation der projektrelevanten Tätigkeiten einfach nachvollziehen zu können. Ausgehende sowie eingehende Korrespondenz zu einem Projekt werden mit Bezug zu den beteiligten Personen erstellt bzw. importiert. So ist sichergestellt, dass die gesamte Korrespondenz eines Projektes zentral verfügbar und jederzeit einzusehen ist.

Das Spendenmanagement bietet Ihnen alles, was Sie zur professionellen Betreuung Ihrer Spender benötigen. Sehen Sie auf einen Blick den Status Ihres Spenders in der Spenderpyramide und der RFM-Analyse, seine getätigten Spenden, ausgestellte Spendenquittungen sowie etwaige Umbuchungen.

Die Erfassung einer Anlassspende kann manuell erfolgen oder mit dem Import einer Adressliste. Anschließend kann ein Dankbrief erstellt werden, der alle beteiligten Spender und die Gesamtspendensumme ausweist. Die Erfassung von Sachspenden mit Hinterlegung aller wichtigen Daten, wie z. B. Wert der Sachspenden oder Aktionscode ist ebenso möglich.

Verschiedene Marketingkennzeichen verschaffen Ihnen zudem schnell einen Überblick darüber, wie oft der Spender im Jahr angeschrieben werden darf und welche Dank- und Quittungsregeln hinterlegt sind.

Ganz gleich, ob Sie wenige Artikel in Ihrer Geschäftsstelle verwalten oder über mehrere Läger verfügen: Die Warenwirtschaft von unitop Fundraising unterstützt Sie professionell.

Hinterlegen Sie zu Ihren Artikeln lieferantenbezogene Einkaufspreise sowie Verkaufspreise nach Kundengruppen (z. B. Veranstaltungsteilnehmer). Anhand von Mindestmengen unterstützt Sie das System mit Bestellvorschlägen, sodass Sie immer die richtige Anzahl von Artikeln vorrätig haben. Aufträge erfassen Sie manuell – oder automatisch per Schnittstelle, zum Beispiel aus Ihrem Online-Shop.

Wenn Sie einen Auftrag kommissioniert haben, unterstützt Sie unitop beim Versand, sodass Ihre Mitglieder und Kunden schnellstmöglich die bestellten Waren erhalten. Sollte es einmal zu einer Reklamation kommen, wickeln Sie diese komfortabel über das System ab.

Die Workflow-Steuerung unterstützt alle Arbeitsabläufe, an denen mehrere Mitarbeiter mitwirken – zum Beispiel die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Erstellung und Unterzeichnung von Seminarteilnahmebestätigungen. Dabei gewährleistet sie, dass die definierten Aufgaben rechtzeitig in der richtigen Reihenfolge erledigt werden; Ihre Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt. Insbesondere bei zeitkritischen Prozessen oder Freigabeverfahren leistet die Workflow-Steuerung wertvolle Dienste.

Unabhängig davon, ob eingehende Spenden über eine Ihrer Kampagnen initiiert wurden oder ob die Spender einfach der guten Arbeit Ihrer Organisation vertrauen, unterstützt Sie die Zahlungsanalyse Ihrer Spendensoftware bei der Verarbeitung der eingehenden Spenden. Ein Großteil der eingehenden Spenden kann automatisiert mit Zuordnung zum Spender, zur Aktion und zur Mittelverwendung verarbeitet werden. Hierbei arbeitet die Zahlungsanalyse in unitop Fundraising nicht nur mit einer professionellen Namensanalyse, sondern auch mit phonetischen Logiken und Begriffssubstitutionen, um z. B. bei der Mittelverwendung Begriffe wie „Horn von Afrika“ oder „Ostafrika“ automatisiert dem richtigen Projekt zuordnen zu können. Somit entfällt ein Großteil der manuellen Spendenverarbeitung und es müssen nur die Spenden manuell verarbeitet werden, die im Rahmen der Zahlungsanalyse nicht eindeutig zugeordnet werden können.

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