Microsoft SharePoint – Informationsaustausch leicht gemacht

Ihr mobiles Intranet

Microsoft SharePoint ist eine Plattform, die für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Unternehmen konzipiert ist. Dabei ist ihre große Stärke die Flexibilität in der Ablage strukturierter Daten sowie die Absicherung dieser Daten. Hier sind insbesondere die verschiedenen Möglichkeiten der Versionierung zu nennen. So ermöglicht SharePoint die Bearbeitung von Informationen mit der Möglichkeit, immer wieder zum Ausgangspunkt zurückzukehren.

Außerdem bietet Microsoft SharePoint mit einem leistungsstarken Suchdienst und der Möglichkeit, fast alles mit Metadaten (zusätzlichen Stichworten) zu versehen, die notwendigen Werkzeuge, um bereitgestellte Informationen einfach wieder aufzufinden. Dazu stellt Microsoft eine Reihe von Bausteinen zur Verfügung, die so kombiniert werden können, wie es für die zu lösende Aufgabe am sinnvollsten ist.

E-Mail-Fluten, die kein Ende nehmen. Informationschaos aufgrund fehlender Aktualität von Daten. Unterschiedliche Wissensstände führen zu zeitaufwendigen Abstimmungen Ihrer Mitarbeiter. Hierbei fehlen Ihnen einfach der Gesamtüberblick und eine zentrale Datenverwaltung, die wirklich Sinn macht? Teilen und verwalten Sie Inhalte, Fachwissen und Anwendungen, um die Arbeitseffizienz zu verbessern, Informationen schnell zu finden und nahtlos zusammenzuarbeiten.

Zentrale Dokumentenverwaltung (DMS)

SharePoint bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, Ihre gesammelten Dokumente zentral abzulegen, zu verwalten oder automatisch zu archivieren – und das revisionssicher.

Einfaches Suchen und Finden

Sie können Ihre Daten mit Stichworten verschlagworten und die Suchweise konfigurieren. Somit reduzieren Sie Ihre Suchzeiten dank individueller Such- oder Sortierungsfilter und finden Ihre relevanten Daten (z. B. Dokumente, Blockbeiträge, Inhaltsseiten etc.) im Handumdrehen.

Datenhistorie/Versionierung

Allen Beteiligten stehen im SharePoint immer die aktuellen Daten zur Verfügung. Das garantiert einen einheitlichen Wissensstand. Zur Nachverfolgung von Änderungen ist es möglich, den Versionsverlauf für Dokumentenbibliotheken zu aktivieren.

Wissen sammeln und teilen

SharePoint eignet sich perfekt, um das Unternehmenswissen zentral an einer Stelle festzuhalten. Anleitungen oder auch Erfahrungsberichte können mit SharePoint unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden. Hierzu stellt SharePoint verschiedene Inhaltstypen wie Kommunikationswebsites oder Blogbeiträge zur Verfügung.

Gemeinsames Erstellen und Bearbeiten

Sobald Sie Ihre Daten in SharePoint gespeichert haben, sind Sie in der Lage, diese anderen Beteiligten freizugeben, um sie gemeinsam zu bearbeiten. Somit verbessern Sie gleichzeitig Ihre Teamarbeit. Zusätzlich können Sie unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Nutzer erteilen.

Intelligente Anbindung an Microsoft Teams

SharePoint ist die perfekte Basis für eine gute Zusammenarbeit und kann an Microsoft Teams angebunden werden. So wird bei der Erstellung eines „Teams“ eine SharePoint-Seite angelegt, in der die Dokumente für das jeweilige Team abgelegt werden können. Aber auch ohne Microsoft Teams können SharePoint-Seiten perfekt zur Zusammenarbeit sowohl von kleinen als auch von großen Gruppen genutzt werden.

Mobiler Zugang von überall

Haben Sie immer Zugriff auf Ihre Daten, orts-, zeit-, und geräteunabhängig. Sie benötigen einfach einen Internetzugang oder nutzen die mobile SharePoint-App. Aufgrund der intelligenten Office Integration können Sie die Bearbeitung Ihrer Dokumente auf verschiedenen Geräten fertigstellen.

Produktive Geschäftsprozesse

Optimieren Sie Ihre Prozesse: ob kurze Benachrichtigungen, Genehmigungen oder andere betriebliche Abläufe – mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken oder der Integration von anderen Microsoft Tools.

Zukunftssicherheit

Profitieren auch Sie von der stetigen Weiterentwicklung von Microsoft, wie bereits mehr als 200.000 Unternehmen und 190 Mio. Anwender, die SharePoint nutzen.

Fragen zu Microsoft SharePoint? Wir bieten Ihnen das ideale Konzept an!

Welches SharePoint

Um Ihnen die Unterschiede von SharePoint Online und Sharepoint Server (on-premises) zu verdeutlichen, haben wir nachfolgend für Sie eine kurze Übersicht erstellt.

Cloudbasiert
Nutzt alle Vorteile eines cloudbasierten Arbeitsumfelds
Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff von verschiedenen  Endgeräten möglich
Dienst wird von Microsoft gehostet
Für Unternehmen aller Größen
Webseiten erstellen
Dokumente freigeben
Integration von Power Apps, Power BI, Power Automate
Dokumentenerstellung
Listen und Bibliotheken
Moderne Suche

Unternehmenseigener lokaler Server oder Bereitstellung mit einem Office
365 Enterprise-Abonnement
Eigenständige Verwaltung und Pflege
Webseiten und Webparts erstellen
Dokumentenerstellung
Listen und Bibliotheken
Moderne Suche
Integration von Power Apps, Power BI, Power Automate
Weitreichende optische Anpassungen sind möglich

Anbindungen und Datenquellen

In SharePoint können Sie die unterschiedlichsten Daten ablegen oder erstellen. Dafür steht Ihnen die gesamte Bandbreite von Microsoft 365 zur Verfügung, ob Word, Excel oder PowerPoint. Zusätzlich bietet Ihnen SharePoint die Möglichkeit, Daten oder Dienste aus anderen Quellen zu nutzen. Mit Microsoft Power Automate können Sie z. B. den Datenaustausch automatisieren oder Ihre Daten synchronisieren.

Anwendung

Um Ihnen die Unterschiede von SharePoint Online und Sharepoint Server (on-premises) zu verdeutlichen, haben wir nachfolgend für Sie eine kurze Übersicht erstellt.

Funktionsbereiche

Webseiten
Intranet
Dokumentenmanagement
Projektmanagement
Monteurkalender
Seminarverwaltung/Veranstaltungsanmeldung  (mit Anbindung zu Navision/Business Central)
Mitglieder- und Sektionsportal
Ticketsystem (inkl. Prozessautomatisierung)
Kundenportal, Belegabruf, Konsignationslager -Abruf

Funktionsbereiche

Intranet
unitop4sure (Projektmanagementportal)
Kundenportal

Vorteile

Eine Thematik, die immer mehr in den Mittelpunkt unserer Zeit rückt. Durch die virtuelle Zentrale müssen Dokumente nicht mehr gedruckt werden, sondern werden an einem Ort gesammelt und online freigegeben. Minimieren Sie Ihren Papierverbrauch.

Gemäß den rechtlichen Anforderungen können Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS genutzt werden.

Durch die direkte Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central steht Ihnen ein leistungsstarkes Tool zur Verfügung.

Behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Daten und Prozesse.

Alle Daten liegen auf einer sicheren und DSGVO-konformen Plattform. Mit den integrierten Datenschutzfunktionen werden Ihnen wichtige Hilfestellungen zu Vorschriften der DSGVO und Richtlinien der Barrierefreiheit an die Hand gegeben.

SharePoint ist die Basis, um andere Microsoft-Lösungen intelligent miteinander zu verknüpfen und von allen Vorteilen zu profitieren.

Kein stockender Informationsfluss mehr, das spart Zeit und motiviert Ihre Mitarbeiter. Sie steigern gleichzeitig Ihre Produktivität.

Anbindungen und Datenquellen

Wir sind und leben Mittelstand. Ein halbes Jahrhundert Erfahrung mit mittelständischen Unternehmen aus Industrie, Handel und dem Non-Profit-Bereich ermöglicht uns, unseren Kunden auf Augenhöhe zu begegnen und uns individuell auf die Bedürfnisse einzustellen. Unsere Mitarbeiter sind unser größtes Potenzial. Das wissen wir, und daher ist die kontinuierliche Förderung und Weiterbildung unserer über 300 Mitarbeiter ein wesentliches Merkmal der Zusammenarbeit. Denn die Mischung macht’s! So bringen unsere Mitarbeiter Erfahrungen aus den unterschiedlichsten (Fach-)Branchen mit – ein echter Mehrwert für alle Beteiligten!

Doch das ist nicht alles. Was bringt die beste Software-Lösung, wenn unsere Kunden nicht befähigt sind, diese richtig zu nutzen? Daher ist es unsere Herzensangelegenheit, jeden einzelnen Menschen auf die Reise in die digitale Welt mitzunehmen. Wir nehmen Sie an die Hand und gehen den Weg gemeinsam mit Ihnen – in Ihrem individuellen Tempo. Schritt für Schritt. Eine erfolgreiche und gelungene Kommunikation ist uns auch intern sehr wichtig, daher steht Beratung und Service „auf Augenhöhe“ für uns ebenfalls an oberster Stelle.

Von der Idee zum Echtbetrieb

Setzen Sie auf SharePoint und schöpfen Sie das volle Potenzial der Lösung aus. Wir empfehlen Ihnen, im Vorhinein eine Strategie auszuarbeiten, die über Ihr ganzes Unternehmen Anwendung findet – dabei helfen wir Ihnen gerne. Unser Angebot basiert auf langjähriger Erfahrung in der Beratung und Umsetzung von Microsoft 365-Projekten. Unsere Experten beraten Sie gerne über die verschiedenen Möglichkeiten einer Strategie, Einführung und Umsetzung. Wir freuen uns, gemeinsam mit Ihnen darüber zu sprechen, wie wir Sie auf dem Weg in die Digitalisierung begleiten können.

Installation/Einrichtung

Wir nehmen die Installation und Einrichtung von SharePoint für Sie vor.

Konzeption Portale

Unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Anforderungen erstellen wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept für ein oder mehrere SharePoint-Portale. Dazu zählen z. B. Berechtigungskonzepte, Intranet, Extranet oder sonstige Schnittstellen etc.

SharePoint-Wechsel

Änderungen oder Versionsaktualisierungen von SharePoint zu SharePoint Online gehören ebenfalls zu unseren Möglichkeiten.

Individualisierung

Wir integrieren und implementieren Ihre spezifischen Anforderungen in SharePoint.

Schnittstellen Microsoft Dynamics NAV/Business Central etc.

Synchronisieren Sie Ihre Daten mit bestehenden Systemen wie z. B. Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Microsoft Dynamics NAV. Dazu schaffen wir die entsprechende Anbindung für Sie.

Schulung der Mitarbeiter

Gerne schulen wir Ihre Mitarbeiter zum Thema SharePoint, damit eine bestmögliche Einführung gelingt.