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Evangelische Stiftung Neuerkerode (ESN)
Alle Aufgaben des Tagesgeschäfts mit einer Lösung abgedeckt
Gemeinsam unterstützen die Evangelische Stiftung Neuerkerode (ESN) und die Ev.-Luth. Diakonissenanstalt Marienstift (MSB) seit über 150 Jahren, im Auftrag örtlicher und überörtlicher Sozialhilfeträger, Menschen mit besonderem Hilfebedarf zur Förderung von Teilhabe und Inklusion in unserer Gesellschaft. Die übergeordneten Fundraising-Ziele der ESN orientieren sich an der grundlegenden strategischen Handlungsoption Wachstum beziehungsweise Spenderbindung. Eine wichtige flankierende Maßnahme zur Verfolgung dieser Ziele war die Entscheidung zur Einführung einer professionellen, zukunftsorientierten und den heutigen Anforderungen gerechten Fundraising-Software, die das bisher eingesetzte CRM-System ablösen und mehr Effizienz und Transparenz in den entsprechenden Prozessabläufen bringen sollte.
Wie die Entscheidung auf unitop für Fundraising-Organisationen fiel, welche Herausforderungen es zu meistern galt und welche Funktionen implementiert wurden – all das erfahren Sie im folgenden Interview mit ESN-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter Anja Kruse (Referentin Fundraising), Miriam Herzberg (Leitung Unternehmenskommunikation und Fundraising) und Michael Bonsack (Assistenz im Bereich Fundraising/Eventmanagement).
Wie wurden die Anbieter selektiert und wie ist der Kontakt zur GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG zustande gekommen?
Anja Kruse: „Wir haben zunächst ein Projektteam implementiert und gemeinsam die Anforderungen erarbeitet. Im Nutzungskonzept haben wir unsere Grundanforderungen, die Schnittstellen-Anforderungen, die technischen Anforderungen und Ziele detailliert beschrieben. Das Nutzungskonzept haben wir an Softwareanbieter, mit der Bitte um ein Angebot, versendet. Durch das Fundraising Magazin und Empfehlungen einiger Mitglieder der Fundraising-Community sind wir auf die GOB Software & Systeme aus Krefeld und deren ERP-Branchenlösung unitop Fundraising aufmerksam geworden. Ausschlaggebend für den Zuschlag an die GOB waren der Erfüllungsgrad der seitens der ESN geäußerten Anforderungen, der Angebotspreis und die Kundenorientierung in der Angebotsphase.“
Welche Herausforderungen und Hürden gab es im Laufe der Implementierung?
Anja Kruse: „Die Einführung einer Fundraising-Software ist immer ein Veränderungsprozess. Jeder bestehende Prozess muss genauestens betrachtet und analysiert werden. Wichtigste Grundlage für eine erfolgreiche Einführung ist, alle beteiligten Abteilungen und Entscheidungsträger in das Projekt von Beginn an intensiv einzubinden. Die Implementierung der Software verlief dann nahezu geräuschlos, zumal im Vorfeld und mit dem Projektteam gemeinsam diskutiert, erarbeitet und gestaltet wurde. Diese Vorgehensweise war besonders wichtig, da sich mit der Einführung der Software interne Prozesse und Abläufe, aber auch Verantwortlichkeiten änderten. Eine Herausforderung war beispielsweise, die Buchhaltung davon zu überzeugen, einer Nebenbuchhaltung zuzustimmen. Wir verdeutlichten der Finanzbuchhaltung die Vorteile aus Sicht des Fundraisings, aber auch aus ihrer Sicht. Es wurde besprochen, dass die Verbuchung der Spenden jetzt im Fundraising erfolgen kann, da hier auch das Wissen über die einzelnen Projekte vorhanden ist und die Buchhaltung damit entlastet wird. Unsere Argumente konnten die Finanzbuchhaltung überzeugen, sodass sie einer Umstrukturierung schließlich aufgeschlossen gegenüberstanden.“
Die Implementierung der Software fiel in die Zeit der Pandemie, gab es aufgrund dessen spezielle Herausforderungen?
Anja Kruse: „In der Pandemie-Zeit war die Zusammenarbeit in den verschiedenen Implementierungsphasen geprägt durch Online-Arbeit. Mehr Präsenzveranstaltungen wären sicherlich hilfreicher gewesen. Die Zusammenarbeit mit der GOB bewerten wir als sehr angenehm, professionell und zielführend.“
Welche konkreten Anforderungen gab es an die unitop Lösung?
Miriam Herzberg:„Das im Einsatz befindliche CRM-System entsprach nicht mehr den Bedürfnissen an ein professionelles und zukunftssicheres Fundraising. Systematisches und zielgerichtetes Handeln im Fundraising verlangt, dass wichtige Kennzahlen und Analysen jederzeit schnell zur Verfügung stehen, um das Fundraising professionell zu steuern. Dies war mit der alten Software nicht möglich. Ein Teil der Fundraising-Strategie war darüber hinaus die Erhöhung des Automatisierungsgrades der vorhandenen Geschäftsprozesse.“
Anja Kruse: „Die strategischen Fundraising-Ziele der ESN bildeten die Grundlage für die Anforderungen an eine Fundraising-Software. Die Fundraising-Software sollte uns zukünftig unterstützen, das Fundraising zu steuern und zu optimieren. Eine wesentliche Kernanforderung an das neue Fundraising-System war, dass es ein professionelles Beziehungsmanagement zu Spendern und Förderern ermöglichte, mit dem Ziel diese Zielgruppen langfristig zu binden. Weiterhin erhofften wir uns durch das integrierte Kampagnenmanagement zielgerichtete Selektionen und Auswertungen, um folglich die Anzahl der aktiven Spender zu erhöhen.“
Wo sehen Sie als Stiftung den größten Nutzen der unitop-Branchenlösung?
Michael Bonsack: „Bereits heute ziehen wir ein positives Resümee der uns selbst gesteckten Ziele. Wir haben die Datenbank- und Datenqualität optimiert, den Automatisierungsgrad erhöht und den Spendenverwaltungsprozess deutlich optimiert. Als sehr positiv erachten wir außerdem die zielgruppengerechte Spenderansprache und die Möglichkeit zur Auswertung von Kampagnen und Aktionen.“
Welche weiteren gemeinsamen Projekte befinden sich aktuell in der Planung?
Michael Bonsack: „Derzeit laufen die Vorbereitungen für die Nutzung des Veranstaltungsmanagement-Tools, welches ebenfalls in unitop integriert ist. Wir erhoffen uns davon weitere Vorteile im Tagesgeschäft des Bereichs Event und Marketing, bei der Organisation und Planung unserer zahlreichen Veranstaltungen, wie zum Beispiel Sommerfest, Inklusionslauf, Rock an der Wabe und Weihnachtsmarkt.“
Die Evangelische Stiftung Neuerkerode ist vielfältig und bunt: 17 Gesellschaften, 75 Standorte in Südostniedersachsen, 3.700 Mitarbeitende, 250 Auszubildende. Mit ihren Gesellschaften ist sie Partner eines Versorgungsnetzwerkes zur Förderung von Gesundheit, Inklusion und Lebensqualität – mit verlässlichen wirksamen Angeboten und Dienstleistungen, um Menschen im Sinne christlicher Nächstenliebe achtsam zu unterstützen, sie zu fördern und zu versorgen. Erfolgreiche Netzwerkarbeit innerhalb der Unternehmensgruppe, aber auch mit allen Partnern ist nur dann möglich, wenn die Rahmenbedingungen stimmen.
Wir, die GOB Software & Systeme GmbH aus Krefeld sind der Software-Partner an der Seite der ESN und schaffen mit unserer unitop Fundraising-Software mehr Effizienz und Transparenz in den entsprechenden Prozessabläufen.
