KI für Non-Profits: neue Webinar-Aufzeichnung

Zum Einstieg geht es darum, was KI-Agenten auszeichnet und wie sie sich von klassischen KI-Assistenten unterscheiden. Während Assistenten wie Copiloten vor allem bei konkreten Tätigkeiten helfen (etwa beim Recherchieren, Analysieren, Formulieren oder Strukturieren), können KI-Agenten stärker in Prozesse eingebunden werden. Sie planen Schritte, beziehen Daten ein, interagieren mit Anwendungen oder Systemen und können Aufgaben in definierten Abläufen anstoßen.

Für Non-Profit-Organisationen ist das besonders interessant, weil viele Abläufe durch wiederkehrende Anfragen, verteilte Informationen und manuelle Zwischenschritte geprägt sind. Hier kann Künstliche Intelligenz unterstützen – vorausgesetzt, sie ist sauber in die vorhandenen Daten, Berechtigungen und Prozesse eingebunden.

Im zweiten Teil stehen zwei praktische Beispiele aus dem Microsoft-365-Umfeld im Mittelpunkt. Beide zeigen, wie KI direkt im Arbeitsalltag entlasten kann: beim Zugriff auf internes Wissen und bei der strukturierten Aufgabenverwaltung.

Das erste Beispiel ist ein Onboarding-Assistent für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Ausgangslage: Viele Informationen liegen bereits im Intranet auf SharePoint, sind im Alltag aber nicht immer schnell auffindbar. Der Assistent wird so eingerichtet, dass er ausschließlich auf definierte interne Quellen zugreift. Websuche und Bilderstellung werden bewusst deaktiviert. Zusätzlich erhält er klare Anweisungen, wie er antworten soll – inklusive Fallback, falls keine passende Information in den hinterlegten Quellen vorhanden ist. In der Demo beantwortet der Assistent unter anderem Fragen zur Dienstreiseerstattung und zur Wochenarbeitszeit. Die Antworten enthalten direkte Verweise auf die verwendeten Quellen. So bleibt nachvollziehbar, woher die Informationen stammen.

Das zweite Beispiel zeigt einen Aufgabenverwaltungsagenten, der mit Copilot Studio erstellt wurde. Er kann Aufgaben aus unterschiedlichen Quellen erkennen, zusammenfassen und in Microsoft To Do anlegen.

In der Demo werden Aufgaben aus einer E-Mail inklusive Fristen extrahiert. Nach einer kurzen Prüfung können sie direkt als KI-generierte Aufgaben übernommen werden. Das Beispiel macht deutlich, wie KI kleine, aber zeitintensive Arbeitsschritte reduzieren kann – ohne die fachliche Kontrolle aus der Hand zu geben.

Im dritten Teil geht es um KI-Funktionen im Zusammenspiel mit unitop und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Beispiele zeigen, wie KI dort unterstützt, wo viele Non-Profit-Organisationen besonders viel Zeit investieren: in der Bearbeitung eingehender Kommunikation und in der Auswertung vorhandener Daten.

Am Beispiel des unitop-Vorfallmanagements zeigt unser NPO-Experte, wie eingehende Anfragen per E-Mail inklusive Anhängen in unitop als Vorfälle bereitgestellt, mithilfe von KI-Funktionen eingeordnet und weiterbearbeitet werden können. Möglich wird dies durch das integrierte Add-on KI Basis, das die technische Grundlage für KI-Funktionen in unitop und Microsoft Dynamics 365 Business Central schafft.

Typische Beispiele sind Anmeldebestätigungen, Teilnahmebescheinigungen, Änderungen von Spenderprodukten, Änderungen von Mitgliedsbeiträgen oder Adressänderungen. Die KI unterstützt dabei an mehreren Stellen: Sie fasst E-Mails zusammen, schlägt passende Vorfallkategorien vor und zeigt, welche Inhalte für die Zuordnung relevant sind. Anschließend kann sie Antwortvorschläge erstellen, die geprüft und übernommen werden können. Am Beispiel einer Umzugsmeldung wird außerdem gezeigt, wie Anhänge analysiert und erkannte Datenänderungen hervorgehoben werden. Die vorgeschlagenen Änderungen lassen sich prüfen, validieren und anschließend übernehmen. Der Prozess bleibt damit nachvollziehbar und der Mensch behält die Entscheidungshoheit.

Zum Abschluss steht unitop BI im Fokus. Gezeigt wird ein KI-Assistent, der mit KI-Agenten im Hintergrund arbeitet und ausschließlich auf berechtigte Benutzerdaten zugreift. Die Daten verlassen dabei nicht den Microsoft 365-Tenant. In der Demo werden fachliche Fragen direkt im Dialog gestellt: Wie viele Veranstaltungen wurden durchgeführt? Welche Veranstaltungsarten waren besonders profitabel? Wie hoch waren Stornierungsquoten und No-Shows? Wie loyal sind Teilnehmerinnen und Teilnehmer? Wo zeigen sich Wachstumspotenziale?
Der Assistent liefert dazu Kennzahlen, Einordnungen, Handlungsempfehlungen und Visualisierungen – etwa ein Balkendiagramm zur Profitabilität nach Veranstaltungsart. So werden vorhandene Daten schneller nutzbar, ohne dass für jede Fragestellung zuerst ein eigener Bericht gesucht oder aufgebaut werden muss.