Gremienmanagement-Software
für Gremien, Ausschüsse & Sitzungen
Gremienarbeit verlässlich organisieren & transparent verwalten
Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise sind für viele Organisationen zentrale Entscheidungs- und Arbeitsstrukturen. Gleichzeitig ist ihre Verwaltung häufig aufwendig: Rollen müssen nachvollziehbar dokumentiert, Eintritts- und Austrittsdaten gepflegt, Sitzungen vorbereitet, Teilnehmerinnen und Teilnehmer informiert, Agenden bereitgestellt und Aufwandsentschädigungen abgewickelt werden.
Mit der Funktion Gremienmanagement in unitop verwalten Sie Daten rund um Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise zentral. Die Funktion unterstützt Sie dabei, Gremienmitglieder mit Rollen im Gremium sowie Eintritts- und Austrittsdaten zu erfassen, Gremiensitzungen vorzubereiten, Agenden bereitzustellen, Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer zu verwalten und Einladungen per E-Mail zu versenden.
Wir machen Technologie nutzbar
Warum einheitliches Gremienmanagement wichtig ist
In vielen Organisationen entstehen Informationen zu Gremien an unterschiedlichen Stellen: in Tabellen, E-Mails, Protokollen, Kalendern oder einzelnen Dokumenten. Dadurch ist nicht immer klar, wer aktuell Mitglied eines Gremiums ist, welche Funktion eine Person innehat, wann eine Mitgliedschaft begonnen oder geendet hat und welche Informationen für eine Sitzung relevant sind. Selektionen und Mailings (z. B. für Einladungen oder den Protokollversand) gestalten sich oft umständlich über Excel und Outlook.
Ein einheitliches Gremienmanagement schafft eine zentrale Grundlage für organisatorische Transparenz. Gremiendaten, Sitzungsteilnehmerinnen und Teilnehmer, Rollen im Gremium, Agenden und weitere sitzungsrelevante Informationen können an einer Stelle gepflegt werden.
Typische Vorteile sind:
Leistungsumfang
Gremienmanagement-Funktionen in unitop
Das Gremienmanagement ist eine eigene unitop-App-Erweiterung für Unternehmen und Organisationen, die Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise zentral verwalten möchten. Die Lösung erfasst zentrale Daten zu Gremien, Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Rollen im Gremium sowie Eintritts- und Austrittsdaten. Darüber hinaus unterstützt sie die nachvollziehbare Verwaltung von Sitzungen.
Prozess
Von der Gremienstruktur bis zur Sitzung
Gremienmanagement beginnt mit der Anlage der relevanten Gremien, Ausschüsse oder Arbeitskreise. Anschließend werden Mitglieder, Rollen im Gremium sowie Eintritts- und Austrittsdaten gepflegt. Für konkrete Sitzungen lassen sich weitere Informationen hinterlegen, Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten sowie Agenden bereitstellen.
Wenn eine Sitzung vorbereitet wird, können Einladungen aus unitop per E-Mail versendet werden. Nach der Sitzung können Aufwandsentschädigungen aus der Sitzungsübersicht angewiesen und für den nächsten Zahllauf berücksichtigt werden.
Typischer Ablauf im Gremienmanagement
Gemeinsam. Stabil. Wachsen.
Für wen eignen sich die Gremienmanagement-Funktionen?
Das Gremienmanagement ist besonders relevant für Organisationen, die mit Ausschüssen, Arbeitskreisen, Vorständen, Beiräten oder anderen formellen Gruppen arbeiten. Dazu gehören zum Beispiel Vereine, Verbände, Kammern, Organisationen mit komplexeren Entscheidungsstrukturen sowie Unternehmen mit wiederkehrender Gremienarbeit.
Je mehr Rollen, Sitzungen, Vertretungen und organisatorische Informationen berücksichtigt werden müssen, desto wichtiger wird eine zentrale und nachvollziehbare Verwaltung.
Abgrenzung
Gremienmanagement, Sitzungsmanagement & Mitgliederverwaltung
Gremienmanagement, Sitzungsmanagement und Mitgliederverwaltung überschneiden sich in der Praxis, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte.
Die Mitgliederverwaltung betrachtet vor allem Mitgliedsdaten, Mitgliedschaften, Beiträge und mitgliederbezogene Prozesse.
Im Gremienmanagement stehen organisatorische Gruppen, Rollen im Gremium, Ämter und Gremienstrukturen im Mittelpunkt.
Das Sitzungsmanagement ergänzt diesen Bereich um die konkrete Vorbereitung und Verwaltung einzelner Sitzungen, Agenden sowie Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer.
Das Gremienmanagement in unitop verbindet diese Perspektiven, indem Gremien, Gremienmitglieder und Gremiensitzungen in einer integrierten Lösung verwaltet werden können.
Wir digitalisieren den Mittelstand
Gremienmanagement integriert in unitop nutzen
Das Gremienmanagement in unitop wird im Kontext von Microsoft Dynamics 365 Business Central genutzt. So werden Gremiendaten, Sitzungen und abrechnungsnahe Prozesse in den organisatorischen Gesamtzusammenhang eingebunden. Besonders relevant ist das bei Aufwandsentschädigungen. Wenn Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer Sitzungsgeld, Tagegeld, Übernachtungsgeld, Reisekosten oder ähnliche Vergütungen erhalten, können diese aus der Sitzungsübersicht angewiesen und beim nächsten Zahllauf berücksichtigt werden. In den Kontaktstammdaten ist direkt erkennbar, wer in welchen Gremien aktiv ist bzw. war.
Ihr Ansprechpartner
Lassen Sie uns über Ihr Gremienmanagement sprechen
Sie möchten Gremien, Ausschüsse, Arbeitskreise, Sitzungen und Aufwandsentschädigungen transparenter verwalten?
Gerne zeigen wir Ihnen, wie das Gremienmanagement in unitop Ihre organisatorischen Abläufe unterstützen kann.
Häufig gestellte Fragen zu Gremienmanagement-Funktionen in unitop
Was ist Gremienmanagement?
Gremienmanagement bezeichnet die systematische Verwaltung von Gremien, Ausschüssen, Arbeitskreisen, Mitgliedern, Rollen im Gremium, Sitzungen und dazugehörigen organisatorischen Informationen.
Welche Gremien lassen sich mit unitop verwalten?
Mit unitop lassen sich Gremien, Ausschüsse und Arbeitskreise strukturiert abbilden. Auch untergeordnete Teil-Gremien können angelegt werden. Gremienmitglieder mit deren Rolle(n) im Gremium, eventuellen Stellvertretern sowie Eintritts- und Austrittsdaten können dabei nachvollziehbar verwaltet werden.
Unterstützt unitop die Vorbereitung und Verwaltung von Gremiensitzungen?
Ja. Gremiensitzungen können in unitop erfasst und gezielt vorbereitet werden. Dazu gehören unter anderem Sitzungsinformationen, Agenden sowie die Bereitstellung der Agenda für Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer. Für Online-Sitzungen kann Microsoft Teams via Power Automate angebunden werden.
Können Einladungen zu Gremiensitzungen direkt aus unitop versendet werden?
Ja. Einladungen zu Gremiensitzungen können direkt aus unitop per E-Mail versendet werden. So bleibt die Einladung eng mit den gepflegten Gremien- und Sitzungsdaten verbunden.
Wie werden Aufwandsentschädigungen berücksichtigt?
Aufwandsentschädigungen wie Sitzungsgeld, Tagegeld, Übernachtungsgeld oder Reisekosten können aus der jeweiligen Sitzungsübersicht angewiesen werden. Sie können anschließend im nächsten Zahllauf berücksichtigt werden.
Wie lassen sich Aufgaben rund um Gremiensitzungen organisieren?
Für die Planung und Durchführung von Gremiensitzungen können in unitop Aufgaben aus einem Aufgabenkatalog angelegt werden. Wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich dadurch besser vorbereiten, zuordnen und nachverfolgen. Eine Anbindung an Microsoft Planner ist über Power Automate möglich.