Veranstaltungsmanagement
mit unitop-Software
Event-Management, Teilnehmerverwaltung & Abrechnung in einer Lösung
Veranstaltungen, Seminare, Lehrgänge, Workshops oder Inhouse-Formate erfordern mehr als eine Terminübersicht. Inhalte, Orte, Dozenten, Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Anmeldungen, Leistungen, Rechnungen, Stornierungen, Bescheinigungen und Kommunikation müssen zuverlässig zusammenspielen. Werden diese Informationen in Excel-Listen, E-Mail-Postfächern oder Einzelsystemen gepflegt, entstehen schnell Medienbrüche, Doppelarbeiten und fehlende Transparenz.
Mit dem Veranstaltungsmanagement in unitop bündeln Sie zentrale Abläufe rund um Veranstaltungen in einer integrierten Arbeitsumgebung. Vorlagen, Termine, Teilnehmerverwaltung, Dozentenplanung, Leistungen, Raum- und Ressourcenreservierung, Korrespondenz sowie Auswertungen greifen dabei ineinander. So behalten Ihre Teams den Überblick – von der Planung über die Anmeldung bis zur Abrechnung und Nachbereitung.
Wir machen Technologie nutzbar
Warum Software für Veranstaltungsmanagement wichtig ist
Veranstaltungsmanagement ist in vielen Organisationen ein bereichsübergreifender Prozess. Fachabteilungen planen Inhalte, Organisationsteams koordinieren Termine und Räume, Teilnehmerinnen und Teilnehmer melden sich an, Dozentinnen und Dozenten oder Referierende müssen eingebunden werden, die Buchhaltung benötigt abrechnungsrelevante Daten und Verantwortliche möchten wissen, ob eine Veranstaltung wirtschaftlich war.
Eine geeignete Veranstaltungsmanagement-Software schafft dafür eine zentrale Informationsbasis. Statt Daten mehrfach zu erfassen, werden Veranstaltungsinformationen dort gepflegt, wo sie im Prozess benötigt werden. Das verbessert die Transparenz, reduziert Abstimmungsaufwand und unterstützt eine verlässliche Steuerung – besonders dann, wenn Veranstaltungen regelmäßig stattfinden, aus mehreren Modulen bestehen oder mit Abrechnung, Dokumenten und Kunden- bzw. Teilnehmerkommunikation verbunden sind.
Typische Herausforderungen im Veranstaltungsmanagement
Ihre Vorteile
Event-Management-Software und Teilnehmermanagement integriert nutzen
Mit unitop verbinden Sie Veranstaltungsplanung, Teilnehmermanagement und kaufmännische Prozesse in einer integrierten Arbeitsumgebung. Das ist besonders hilfreich, wenn Veranstaltungen nicht isoliert organisiert werden, sondern mit Kontakten, Debitoren, Leistungen, Rechnungen, Dokumenten, Ressourcen und Auswertungen zusammenhängen.
Typische Vorteile sind:
Leistungsumfang
Veranstaltungsmanagement-Funktionen in unitop
Vom Termin zur durchgängigen Prozesssteuerung
Veranstaltungsprozesse mit unitop zentral steuern
Professionelles Veranstaltungsmanagement ist ein durchgängiger Prozess, der Planung, Ressourcen, Teilnehmerverwaltung, Kommunikation und Abrechnung miteinander verbindet. Bereits vor der Veröffentlichung einer Veranstaltung müssen Format, Kalkulation, Räume, Dozentenplanung, Leistungen und organisatorische Aufgaben sauber abgestimmt werden.
Mit unitop lassen sich diese Schritte in einem zusammenhängenden Prozess abbilden. Veranstaltungsvorlagen schaffen die Grundlage für wiederkehrende Formate. Daraus entstehen konkrete Termine, die mit Informationen zu Durchführung, Ort, Teilnahmeart, Preisen, Leistungen und Aufgaben ergänzt werden. Teilnehmerinnen und Teilnehmer können angemeldet, verwaltet, abgerechnet oder bei Bedarf storniert werden. Nach der Durchführung unterstützen Nachkalkulation, Dokumentation und Korrespondenzhistorie die Auswertung und Nachbereitung.
Beispielhafter Prozess
Teilnehmermanagement: Anmeldungen, Status & Abrechnung im Blick behalten
Ein verlässliches Teilnehmermanagement ist ein zentraler Bestandteil jeder Veranstaltungsmanagement-Software. Denn mit jeder Anmeldung entstehen Folgeprozesse: Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen bestätigt, Leistungen zugeordnet, Rechnungsdaten geprüft, Stornierungen bearbeitet und Teilnahmeinformationen dokumentiert werden.
In unitop lassen sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Zusammenhang mit der jeweiligen Veranstaltung verwalten. Dadurch behalten Ihre Teams den Überblick über aktuelle Teilnehmerzahlen, freie Plätze, erforderliche Kommunikation und abrechnungsrelevante Informationen.
Besonders bei Kongressen, Lehrgängen oder modularen Veranstaltungsformaten ist diese Transparenz wichtig. Hier reicht es oft nicht, nur eine Teilnehmerliste zu führen.
Entscheidend ist, welche Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu welchen Modulen gehören, welche Leistungen abgerechnet werden, ob zusätzliche Gebühren entstehen und welche Bescheinigungen oder Nachweise benötigt werden.
Veranstaltungsmanagement-Software für Seminare, Lehrgänge, Events und Inhouse-Formate
Veranstaltungen unterscheiden sich stark in Umfang, Zielgruppe und Abrechnung. Manche Formate bestehen aus einem einzelnen Termin, andere aus mehreren Modulen, Prüfungen oder Zusatzveranstaltungen. Manche Veranstaltungen werden pro Teilnehmer abgerechnet, andere als Inhouse-Veranstaltung pauschal mit einem Kunden vereinbart. Manche finden in Präsenz statt, andere online oder hybrid. unitop unterstützt unterschiedliche Veranstaltungsszenarien und hilft dabei, diese strukturiert zu organisieren:
Für klassische Seminare und Workshops lassen sich Termine, Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Leistungen, Räume, Dozentinnen und Dozenten sowie Bescheinigungen in einem zusammenhängenden Prozess verwalten.
Bei mehrstufigen Formaten können über- und untergeordnete Veranstaltungen, Module oder Prüfungen miteinander verbunden werden. Auch separate Anmeldung und separate Abrechnung einzelner Bestandteile können berücksichtigt werden.
Wenn Veranstaltungen aus mehreren Teilformaten bestehen, unterstützt unitop die Strukturierung über verknüpfte Veranstaltungen. So bleiben Hauptveranstaltung, Module und Zusatzangebote nachvollziehbar verbunden.
Für kundenspezifische Veranstaltungen kann eine pauschale Abrechnung genutzt werden. Angebote, Aufträge und Abrechnungsschritte lassen sich aus dem Veranstaltungsprozess heraus vorbereiten.
Bei Online- und Hybrid-Formaten können relevante Informationen wie Online-Meeting-URLs im Veranstaltungsprozess gepflegt und für die Kommunikation genutzt werden. Die Integration von Microsoft Teams via Power Automate ist möglich.
Für Bildung & Weiterbildung
Veranstaltungsmanagement im Kontext von unitop
Für Bildungseinrichtungen, Akademien und Weiterbildungsanbieter ist Veranstaltungsmanagement eng mit weiteren Prozessen verbunden – etwa mit Seminar- und Teilnehmerverwaltung, Dozentenplanung, Abrechnung, Dokumenten und Bildungsangeboten. Mit unserer ganzheitlichen unitop-Lösung für Bildungseinrichtungen und Weiterbildungsanbieter können Sie Veranstaltungen in Ihre zentralen Prozesse einbinden – von der Seminar- und Teilnehmerverwaltung über die Dozentenplanung und Abrechnung bis hin zu Dokumenten und Bildungsangeboten.
Veranstaltungsprozesse mit ERP & Dokumentenmanagement verbinden
Veranstaltungen sind eng mit kaufmännischen und organisatorischen Prozessen verbunden. Teilnahmegebühren müssen fakturiert, Stornogebühren korrekt berücksichtigt, Gutschriften erstellt, Dozentenhonorare abgerechnet, Dokumente abgelegt und Auswertungen vorbereitet werden. Deshalb ist es sinnvoll, Veranstaltungsmanagement nicht als isolierte Insellösung zu betrachten.
unitop basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und verbindet Veranstaltungsmanagement mit zentralen ERP-Prozessen.
Mit unitop können relevante Informationen aus Veranstaltungen dort genutzt werden, wo sie weiterverarbeitet werden: in Abrechnung, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement, Kontakt- und Kommunikationsprozessen oder Auswertungen.
Das schafft eine gemeinsame Datenbasis für alle Beteiligten und reduziert typische Medienbrüche zwischen Veranstaltungsorganisation, Verwaltung und Buchhaltung.
Wir machen Technologie nutzbar
Mitgliederverwaltung im Zusammenspiel mit ERP & Finanzprozessen
Mitgliederverwaltung ist eng mit kaufmännischen Prozessen verbunden. Beiträge müssen berechnet, Rechnungen erstellt, Beitragsposten nachvollzogen und offene Posten weiterverarbeitet werden. Deshalb ist es sinnvoll, Mitglieder- und Beitragsmanagement nicht losgelöst von ERP und Finanzbuchhaltung zu betrachten.
unitop basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und erweitert die Plattform um branchenspezifische Funktionen für Mitgliederorganisationen. So werden Mitgliedschaft, Beitrag und Abrechnung nicht in separaten Datensilos verwaltet, sondern in den organisatorischen und kaufmännischen Gesamtprozess eingebunden.
Beitragsabrechnung nachvollziehbar steuern
Ob Erstrechnung, Sammelrechnung oder periodische Abrechnung: Beitragsprozesse müssen für die Sachbearbeitung nachvollziehbar bleiben. Beitragsposten helfen dabei, Abrechnungszeiträume, Beträge und Belege transparent zu verfolgen. Bei Änderungen, Austritten oder Stornierungen unterstützt der Beitragswechsel dabei, Folgeprozesse strukturiert abzubilden.
Ihr Ansprechpartner
Lassen Sie uns über Ihre Veranstaltungsprozesse sprechen
Sie möchten Veranstaltungen, Seminare, Lehrgänge oder Inhouse-Formate transparenter planen, Teilnehmerinnen und Teilnehmer verlässlicher verwalten und Abrechnungsschritte besser mit Ihren ERP-Prozessen verbinden?
Dann sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen. Gemeinsam prüfen wir, wie das Veranstaltungsmanagement in unitop zu Ihren Prozessen, Ihrer Organisation und Ihrer bestehenden IT-Landschaft passt.
Häufig gestellte Fragen zu Veranstaltungsmanagement-Software
Was ist eine Veranstaltungsmanagement-Software?
Eine Veranstaltungsmanagement-Software unterstützt Organisationen dabei, Veranstaltungen digital zu planen, zu organisieren, Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu verwalten und abrechnungsrelevante Prozesse zu steuern. Dazu gehören je nach Lösung unter anderem Veranstaltungsvorlagen, Anmeldungen, Teilnehmermanagement, Raumplanung, Dozentenverwaltung, Kommunikation, Abrechnung und Auswertung.
Was ist Teilnehmermanagement?
Teilnehmermanagement umfasst alle Aufgaben rund um die Verwaltung von Personen, die an einer Veranstaltung teilnehmen oder teilnehmen möchten. Dazu zählen Anmeldungen, Wartelisten oder Nachrücker, Statusänderungen, Stornierungen, Teilnahmeinformationen, Abrechnung, Bescheinigungen und Kommunikation.
Was ist der Unterschied zwischen Event-Management-Software und Seminarverwaltungssoftware?
Event-Management-Software ist meist breiter gefasst und kann unterschiedliche Veranstaltungsarten wie Events, Kongresse, Workshops oder interne Veranstaltungen unterstützen. Seminarverwaltungssoftware ist stärker auf Bildungs- und Weiterbildungsprozesse ausgerichtet – zum Beispiel Seminare, Lehrgänge, Dozenten, Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Qualifikationen, Bescheinigungen und Abrechnung. In der Praxis überschneiden sich beide Bereiche häufig.
Für welche Veranstaltungsarten eignet sich unitop?
unitop unterstützt nahezu alle Veranstaltungsformate, darunter Seminare, Workshops, Lehrgänge, Studiengänge, Kongresse, Online- und Hybrid-Veranstaltungen sowie Inhouse-Veranstaltungen. Welche Ausprägung sinnvoll ist, hängt von den konkreten Prozessen und Anforderungen Ihrer Organisation ab.
Unterstützt unitop Online-Anmeldungen zu Veranstaltungen?
Ja. unitop stellt die Daten über Webservices/APIs bereit, sodass angebundene Webseiten oder Online-Shops diese abholen und Online-Anmeldungen zurück an unitop übergeben können. Alternativ lassen sich Anmeldungen direkt im System erfassen.
Unterstützt unitop die Abrechnung von Veranstaltungen?
Ja. In unitop können einzelne Personen, alle offenen Leistungen einer Veranstaltung oder offene Leistungen mehrerer Veranstaltungen abgerechnet werden. Auch Sammelrechnungen pro Debitor, Ratenzahlung, Bildungsschecks bzw. Prämiengutscheine und nachträgliche Teilnehmerleistungen können im Prozess berücksichtigt werden.
Können Stornierungen im Veranstaltungsmanagement abgebildet werden?
Ja. unitop unterstützt unterschiedliche Stornierungsarten, zum Beispiel Stornierung durch den Veranstalter, Stornierung durch Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder Abbruch nach Beginn der Veranstaltung. Je nach Fall können Stornogebühren, Gutschriften und offene Leistungen berücksichtigt werden.
Wie unterstützt unitop bei komplexen Lehrgängen oder modularen Veranstaltungen?
Mehrere Veranstaltungen können miteinander verbunden werden, zum Beispiel bei Lehrgängen, Studiengängen, Kongressen mit Modulen, Prüfungen oder Zusatzveranstaltungen. Dabei lässt sich festlegen, ob Anmeldungen obligatorisch sind, ob eine separate Anmeldung möglich ist und ob einzelne Bestandteile separat abgerechnet werden.
Ist Veranstaltungsmanagement in unitop mit Raum- und Ressourcenplanung verbunden?
Ja. Räume und Ressourcen können aus dem Veranstaltungsprozess heraus reserviert werden. Dabei helfen Funktionen wie die Berücksichtigung tatsächlicher Veranstaltungstage oder die Entscheidung zwischen durchgehender und tageweiser Buchung, Ressourcen passender zu planen. Die Buchung von Räumen/Ressourcen ist dabei vollkommen flexibel, sodass z. B. eine Seminargruppe nach einem gemeinsamen Vortrag am Vormittag sich nachmittags in mehrere Gruppenräume aufteilt. Integrierte Akademiehotel-Funktionen ermöglichen die Zimmerverwaltung und -abrechnung der Teilnehmer und Dozenten.
Wann lohnt sich eine integrierte Veranstaltungsmanagement-Software?
Eine integrierte Veranstaltungsmanagement-Software lohnt sich besonders, wenn Veranstaltungen regelmäßig stattfinden, viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder mehrere Veranstaltungsformate verwaltet werden, Abrechnung und Dokumentation eine wichtige Rolle spielen oder Informationen bislang in verschiedenen Systemen gepflegt werden. Je stärker Veranstaltungsorganisation, Teilnehmermanagement, Buchhaltung und Dokumente zusammenhängen, desto wichtiger wird eine zentrale Lösung.