Audit-Durchführung:
Ablauf, Vorbereitung & Dokumentation
Audits helfen Unternehmen und Organisationen dabei, Prozesse, Vorgaben, Nachweise oder organisatorische Strukturen gezielt zu prüfen. Aussagekräftige Auditergebnisse entstehen, wenn Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation sauber ineinandergreifen. So werden Feststellungen nachvollziehbar, Abweichungen klar benannt und nächste Schritte gezielt abgeleitet. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was Audits sind, wie eine Audit-Durchführung abläuft und worauf Sie bei Vorbereitung, Prüfung, Dokumentation und Nachbereitung achten sollten.
Grundlagen verstehen
Was sind Audits und wozu dienen sie?
Audits sind systematische Prüfungen, mit denen bewertet wird, ob Prozesse, Systeme, Organisationseinheiten, Nachweise oder Tätigkeiten bestimmte Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen können sich aus Normen, gesetzlichen Vorgaben, internen Richtlinien, Verträgen, Qualitätsstandards oder fachlichen Prüfkriterien ergeben.
Ziel eines Audits ist es, Transparenz zu schaffen: Werden Vorgaben eingehalten? Sind Prozesse wirksam? Gibt es Abweichungen, Risiken oder Verbesserungspotenziale? Welche Nachweise liegen vor? Und welche nächsten Schritte sind erforderlich?
Audits können intern oder extern durchgeführt werden. Interne Audits dienen vor allem der Selbstüberprüfung und kontinuierlichen Verbesserung. Externe Audits werden durch unabhängige Stellen, auftraggebende Organisationen, Aufsichtsinstanzen oder Zertifizierungsorganisationen durchgeführt. Je nach Kontext können Audits unterschiedliche Schwerpunkte haben – etwa Qualität, Compliance, Informationssicherheit, Umweltmanagement, Arbeitsschutz, Prozesse, Lieferanten oder fachliche Prüfbereiche.
Schritt für Schritt erklärt
Wie läuft eine Audit-Durchführung ab?
Die Audit-Durchführung ist die praktische Umsetzung eines geplanten Audits. Sie beginnt nicht erst mit dem Prüfungstermin, sondern baut auf einer guten Vorbereitung auf. Typischerweise lässt sich der Auditprozess in vier Phasen gliedern:
Audit vorbereiten: Ziele, Umfang & Kriterien festlegen
Eine erfolgreiche Audit-Durchführung beginnt mit einer klaren Vorbereitung. Vor Beginn der Prüfung sollte feststehen, welches Ziel das Audit verfolgt, welche Bereiche betrachtet werden und nach welchen Kriterien die Bewertung erfolgt. Wichtige Fragen in der Vorbereitung sind:
Eine sorgfältige Vorbereitung reduziert Rückfragen, vermeidet Unklarheiten und sorgt dafür, dass während der Durchführung alle Beteiligten wissen, worum es geht.
Audit durchführen: Nachweise prüfen & Ergebnisse dokumentieren
In der eigentlichen Audit-Durchführung wird geprüft, ob die festgelegten Anforderungen erfüllt werden. Je nach Auditart kann dies durch Gespräche, Dokumentenprüfungen, Begehungen, Systemprüfungen, Stichproben oder die Sichtung von Aufzeichnungen erfolgen. Typische Bestandteile der Audit-Durchführung sind:
Zu Beginn werden Ziel, Umfang, Ablauf und Rollen des Audits noch einmal abgestimmt. So erhalten alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über den Prüfrahmen.
Auditorinnen und Auditoren sprechen mit Verantwortlichen oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, um Abläufe, Zuständigkeiten und praktische Umsetzung besser zu verstehen. Wichtig ist, Aussagen nachvollziehbar zu belegen.
Unterlagen, Aufzeichnungen, Protokolle, Prüfberichte, Profile, Richtlinien oder Systemdaten können wichtige Hinweise darauf geben, ob Anforderungen erfüllt werden.
Je nach Auditkontext werden Prozesse beobachtet, Anlagen geprüft, Arbeitsabläufe nachvollzogen oder konkrete Prüfschritte durchgeführt.
Alle relevanten Beobachtungen sollten klar und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dazu gehören erfüllte Anforderungen ebenso wie Abweichungen, Fehler, Hinweise, Risiken oder Verbesserungspotenziale.
Prüfergebnisse & Abweichungen bewerten
Nach der Datenerhebung müssen die Prüfergebnisse bewertet werden. Dabei geht es nicht nur darum, einzelne Mängel zu erfassen. Entscheidend ist, welche Bedeutung die Prüfergebnisse im Gesamtkontext haben. Mögliche Bewertungskategorien sind zum Beispiel:
Die konkrete Einteilung hängt von Auditart, Prüfstandard und Organisation ab. Wichtig ist, dass Bewertungen nachvollziehbar, sachlich und einheitlich erfolgen. Jede Abweichung sollte so beschrieben werden, dass Ursache, Bezug und Bewertungsgrundlage erkennbar bleiben.
Auditbericht erstellen: Ergebnisse nachvollziehbar festhalten
Der Auditbericht fasst die wichtigsten Ergebnisse zusammen. Er dient als Entscheidungsgrundlage und Kommunikationsmittel für die beteiligten Personen oder Organisationen. Ein guter Auditbericht ist klar strukturiert, sachlich formuliert und nachvollziehbar belegt. Typische Inhalte eines Auditberichts sind:
Der Bericht sollte so formuliert sein, dass auch Personen, die nicht am Audit teilgenommen haben, die Ergebnisse nachvollziehen können. Besonders wichtig sind klare Bezüge zwischen Feststellung, Nachweis und Bewertung.
Nachbereitung: Abweichungen, Maßnahmen & Verbesserungen verfolgen
Nach der Audit-Durchführung beginnt die Nachbereitung. Sie stellt sicher, dass Ergebnisse nicht nur dokumentiert, sondern auch weiterverarbeitet werden. Je nach Auditart können daraus Korrekturmaßnahmen, Verbesserungsprojekte, erneute Prüfungen oder organisatorische Anpassungen entstehen. In der Nachbereitung sollte geklärt werden:
Nicht jedes Audit führt automatisch zu umfangreichen Maßnahmen. Dennoch sollte transparent sein, wie mit Ergebnissen umgegangen wird und wer die weitere Bearbeitung steuert.
Stolperfallen vermeiden
Häufige Fehler bei der Audit-Durchführung
Audits verlieren an Aussagekraft, wenn sie unklar vorbereitet, uneinheitlich dokumentiert oder zu stark von Einzelwissen abhängig sind. Eine strukturierte Vorgehensweise hilft, Risiken zu reduzieren und Auditergebnisse belastbarer zu machen. Häufige Fehler sind:
Gemeinsam. Stabil. Wachsen.
Digitale Unterstützung bei der Audit-Durchführung
Je häufiger Audits durchgeführt werden, desto wichtiger wird eine verlässliche digitale Unterstützung. Excel-Listen, einzelne Dokumente oder E-Mail-Verläufe reichen oft nicht aus, wenn Prüftermine, Nachweise, Feststellungen, Verantwortlichkeiten und Berichte über mehrere Bereiche hinweg nachvollziehbar bleiben müssen.
Eine geeignete Software kann dabei helfen, Auditprozesse einheitlicher zu organisieren. Je nach Anforderung sind insbesondere folgende Punkte relevant:
Die passende Lösung hängt stark vom Auditkontext ab. Interne Managementsystem-Audits stellen andere Anforderungen als externe Prüfungen, regulatorische Überwachungsprozesse oder fachliche Spezialprüfungen.
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Auditmanagement mit unitop unterstützen
Wenn Audits regelmäßig geplant, durchgeführt und dokumentiert werden müssen, stößt eine rein manuelle Verwaltung schnell an ihre Grenzen. Besonders anspruchsvoll wird es, wenn Profile, Betreiber, Prüfobjekte, Prüftermine, Bewertungen und Berichte zusammengeführt werden müssen.
In unserer unitop-Lösung für Kammern lassen sich Auditprofile, Betreiber, Audit-Modelle, Auditprüfungen, Betreiberprüfungen, Diagnosen und Auditberichte strukturiert abbilden. So entsteht eine verlässliche Grundlage für nachvollziehbare Prüfprozesse und transparente Dokumentation.
Häufig gestellte Fragen zur Audit-Durchführung
Was gehört zu einer Audit-Durchführung?
Zu einer Audit-Durchführung gehören die praktische Prüfung, die Sichtung relevanter Unterlagen, Gespräche mit Beteiligten, Beobachtungen oder Prüfschritte, die Bewertung von Feststellungen sowie die Dokumentation der Ergebnisse.
Wie läuft ein Audit ab?
Ein Audit beginnt mit der Vorbereitung. Danach folgt die Durchführung mit Prüfung und Nachweissammlung. Anschließend werden Ergebnisse dokumentiert, bewertet und in einem Auditbericht zusammengefasst. In der Nachbereitung werden offene Punkte, Abweichungen oder Maßnahmen weiterverfolgt.
Wer führt ein Audit durch?
Audits werden von Auditorinnen und Auditoren durchgeführt. Das können interne Personen, externe Prüferinnen und Prüfer, Zertifizierungsstellen, auftraggebende Organisationen, Aufsichtsinstanzen oder fachlich zuständige Prüfstellen sein. Entscheidend sind Qualifikation, Unabhängigkeit und ein klares Verständnis der Prüfkriterien.
Was wird bei einem Audit geprüft?
Geprüft werden je nach Auditart Prozesse, Systeme, Organisationseinheiten, Standorte, Anlagen, Dokumente, Nachweise oder Tätigkeiten. Grundlage sind definierte Anforderungen, zum Beispiel Normen, gesetzliche Vorgaben, interne Richtlinien, Verträge oder fachliche Standards.
Was ist der Unterschied zwischen Auditplanung und Audit-Durchführung?
Die Auditplanung legt fest, was wann, durch wen und nach welchen Kriterien geprüft wird. Die Audit-Durchführung setzt diese Planung praktisch um: Unterlagen werden geprüft, Gespräche geführt, Beobachtungen dokumentiert und Ergebnisse bewertet.
Was gehört in einen Auditbericht?
Ein Auditbericht enthält in der Regel Ziel und Umfang des Audits, geprüfte Bereiche, angewendete Kriterien, beteiligte Personen, Feststellungen, Bewertungen, Abweichungen und gegebenenfalls Empfehlungen oder nächste Schritte.
Warum ist eine gute Dokumentation bei Audits wichtig?
Eine gute Dokumentation macht Auditergebnisse nachvollziehbar. Sie zeigt, welche Anforderungen geprüft wurden, welche Nachweise vorlagen, welche Feststellungen getroffen wurden und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Dadurch können Entscheidungen, Maßnahmen und spätere Prüfungen besser begründet werden.