Was ist EDI?
EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und bedeutet „elektronischer Datenaustausch“. Gemeint ist der strukturierte Austausch geschäftlicher Daten zwischen Unternehmen oder Organisationen – zum Beispiel Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen oder Artikelstammdaten.
Statt Informationen manuell aus E-Mails, PDFs oder Portalen zu übertragen, werden Daten in einem vereinbarten Format direkt von System zu System übermittelt. Das kann Prozesse beschleunigen, manuelle Erfassungsaufwände reduzieren und Fehler vermeiden. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie EDI funktioniert, welche Formate und Nachrichten relevant sind und worauf Unternehmen bei der Einführung achten sollten.
Einfach erklärt
Wie funktioniert EDI?
Beim elektronischen Datenaustausch werden Geschäftsdokumente in strukturierter Form übertragen. Damit Sender und Empfänger die Daten korrekt verarbeiten können, müssen sie sich auf bestimmte Nachrichtenarten, Datenfelder, Formate und Kommunikationswege einigen.
Ein typischer EDI-Prozess kann zum Beispiel wie folgt aussehen: Ein Kunde sendet eine Bestellung elektronisch an den Lieferanten. Der Lieferant verarbeitet die Bestelldaten in seinem System, sendet eine Auftragsbestätigung zurück und stellt später Lieferavis oder Rechnung ebenfalls elektronisch bereit. Dadurch entsteht ein digitaler Belegfluss zwischen den beteiligten Unternehmen.
Wichtig: EDI ist nicht einfach der Versand einer Datei per E-Mail. Entscheidend ist, dass die Daten so strukturiert sind, dass sie vom empfangenden System verarbeitet werden können.
Welche Daten werden per EDI ausgetauscht?
EDI wird vor allem für wiederkehrende Geschäftsvorgänge eingesetzt, bei denen Daten zwischen Unternehmen zuverlässig und möglichst ohne Medienbruch übertragen werden sollen.
Typische EDI-Nachrichten sind:
Welche Nachrichten relevant sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsmodell, den Anforderungen der Partner und den eingesetzten Systemen ab.
Gängige Standards & Formate
Welche EDI-Formate gibt es?
Damit EDI funktioniert, müssen Geschäftspartner definieren, in welchem Format Daten ausgetauscht werden sollen. Es kommen standardisierte Formate und Nachrichtenstrukturen zum Einsatz, etwa EDIFACT, XML-basierte Formate oder branchenspezifische Subsets.
In der Praxis gibt es jedoch oft unternehmens- oder branchenspezifische Besonderheiten. Ein Format, das ein Geschäftspartner erwartet, muss nicht automatisch zur Datenstruktur des anderen Systems passen. Deshalb ist vor der Einführung wichtig zu klären, welche Daten übertragen werden, wie diese strukturiert sind und wie sie im Zielsystem verarbeitet werden sollen.
Was ist EDIFACT?
EDIFACT ist ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Datenaustausch. Er legt fest, wie Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen strukturiert übertragen werden können. In der Praxis werden häufig branchenspezifische Ausprägungen genutzt, etwa EANCOM im Handel. Solche Subsets konkretisieren, welche Datenfelder, Codes und Nachrichtenarten für bestimmte Branchen oder Geschäftspartner relevant sind.
Nutzen & Voraussetzungen
Welche Vorteile bietet EDI – und worauf sollten Unternehmen achten?
EDI kann Unternehmen dabei helfen, wiederkehrende Geschäftsvorgänge effizienter und zuverlässiger abzuwickeln. Besonders bei vielen Aufträgen, Lieferungen oder Rechnungen kann der elektronische Datenaustausch spürbare Entlastung schaffen.
Typische Vorteile sind:
EDI lohnt sich besonders dann, wenn Geschäftspartner regelmäßig große oder wiederkehrende Datenmengen austauschen. Bei wenigen Einzelfällen kann der Einrichtungsaufwand dagegen höher sein als der kurzfristige Nutzen.
Vor der Einführung sollten Unternehmen nicht nur die technische Umsetzung betrachten. Entscheidend ist, welche Belege und Daten ausgetauscht werden, welche Partner beteiligt sind und wie die empfangenen Daten im eigenen System weiterverarbeitet werden.
Wichtige Fragen vor der Einführung sind:
EDI richtig einordnen
EDI, Schnittstelle oder API: Wo liegt der Unterschied?
EDI, Schnittstellen und APIs werden häufig im Zusammenhang mit digitalem Datenaustausch genannt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. EDI beschreibt vor allem den standardisierten Austausch geschäftlicher Dokumente zwischen Unternehmen. Eine Schnittstelle ist allgemeiner und bezeichnet die technische Verbindung zwischen Systemen. APIs ermöglichen häufig eine direkte, oft flexiblere Kommunikation zwischen Anwendungen.
Welche Variante geeignet ist, hängt vom jeweiligen Prozess ab. Für standardisierte B2B-Belege wie Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen ist EDI weiterhin sehr verbreitet. Für Echtzeitabfragen, Plattformprozesse oder moderne Webanwendungen können APIs ergänzend eingesetzt werden. In vielen Unternehmen werden unterschiedliche Integrationsformen parallel genutzt.
Digitale Auftragsprozesse
EDI im Zusammenspiel mit ERP und Auftragsabwicklung
EDI entfaltet seinen Nutzen besonders dann, wenn der elektronische Datenaustausch mit den kaufmännischen Prozessen im ERP-System verbunden ist. Eingehende Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise oder Rechnungen sollten nicht isoliert verarbeitet werden, sondern in die passenden Einkaufs-, Verkaufs- und Abrechnungsprozesse einfließen.
In unitop lassen sich EDI-Prozesse über ein integriertes Drittmodul abbilden. Dadurch können Verkaufs- und Einkaufsvorgänge digital mit Geschäftspartnern verbunden und manuelle Erfassungsaufwände in der Auftragsabwicklung reduziert werden.
Häufig gestellte Fragen zu EDI
Was bedeutet EDI?
EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und bedeutet elektronischer Datenaustausch. Gemeint ist der strukturierte Austausch geschäftlicher Daten zwischen Systemen, etwa Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen.
Welche Vorteile hat EDI?
EDI kann manuelle Erfassungsaufwände reduzieren, Fehler vermeiden und die Verarbeitung wiederkehrender Geschäftsdokumente beschleunigen. Besonders bei regelmäßigem Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern kann EDI die Prozesssicherheit erhöhen.
Welche EDI-Formate gibt es?
Zu den verbreiteten Formaten und Standards gehören unter anderem EDIFACT, XML-basierte Formate und branchenspezifische Ausprägungen wie EANCOM im Handel. Entscheidend ist, welches Format der jeweilige Geschäftspartner erwartet und wie die Daten im Zielsystem verarbeitet werden.
Ist EDI dasselbe wie eine API?
Nein. EDI beschreibt den standardisierten Austausch geschäftlicher Dokumente zwischen Unternehmen. Eine API ist eine technische Schnittstelle, über die Anwendungen miteinander kommunizieren können. Je nach Prozess können beide Ansätze sinnvoll sein.
Wie unterstützt unitop EDI-Prozesse?
In unitop lassen sich EDI-Prozesse über ein integriertes Drittmodul abbilden. Dadurch können Verkaufs- und Einkaufsvorgänge digital mit Geschäftspartnern abgewickelt werden.